Zapier is een online tool waarmee je apps aan elkaar koppelt, zonder te programmeren. Je bouwt er automatiseringen mee die in Zapier Zaps heten. Een Zap begint met een trigger: iets dat gebeurt, zoals een ingevuld formulier of een nieuwe regel in een spreadsheet. Daarna volgen een of meer acties: wat er vervolgens vanzelf moet gebeuren.
​
Met de Oneteam-app in Zapier kan Oneteam zowel de trigger als de actie zijn. Je laat Oneteam dus samenwerken met de tools die je al gebruikt, zoals Microsoft Teams, Slack, Outlook, Gmail en Google Sheets. Maar je kunt ook stappen binnen Oneteam aan elkaar koppelen, zodat HR en leidinggevenden minder handwerk hebben.

Oneteam levert de koppeling met Zapier en een aantal sjablonen om mee te beginnen. De Zaps zelf bouw en beheer je als beheerder in je eigen Zapier-account. Zo bepaal je zelf welke processen je automatiseert en hoe.
​
De koppeling kost je bij Oneteam niets extra. Voor Zapier zelf heb je, afhankelijk van hoeveel je automatiseert, mogelijk een betaald abonnement nodig.

Er zijn grofweg drie manieren om Oneteam in een Zap te gebruiken. Je kunt ze ook in één Zap combineren.

Zapier vervangt je HR- of salariskoppeling niet. Het personeelsbestand blijft synchroon via koppelingen zoals Loket, AFAS en Nmbrs, en roosters via je planningskoppeling. Zapier gebruik je voor alles daaromheen: meldingen, taken, berichten en uitnodigingen.

Oneteam werkt met zowel Zapier als n8n. Zapier is de snelste manier om te beginnen, zeker als je er al mee werkt of geen technische achtergrond hebt. n8n past beter als je de automatiseringen op je eigen server wilt draaien, veel volume verwacht, of ook gegevens wilt ophalen, zoals de voortgang van onboarding en leerpakketten. Met n8n kun je bovendien terugkerende taken en taken voor een hele groep aanmaken. Meer daarover lees je in Oneteam koppelen aan n8n.

Zapier praat met Oneteam via een API key. Die sleutel hoort bij je organisatie, niet bij een persoon, en bepaalt wat Zapier wel en niet mag doen.
​
1. Ga in het dashboard naar Instellingen en open API keys.
2. Klik op API key aanmaken.
3. Geef de sleutel een herkenbare Naam, bijvoorbeeld Zapier.
4. Kies bij Scopes alleen wat je Zaps nodig hebben. In de tabel hieronder zie je welke scope bij welke stap hoort.
5. Klik op Nieuw en kopieer de sleutel. Die begint met sa_.
​
Je ziet de sleutel maar één keer. Bewaar hem in een wachtwoordmanager en deel hem niet via chat of e-mail. Ben je hem kwijt, of is hij uitgelekt? Trek hem dan in via API keys en maak een nieuwe aan.

Een Zap die een formulier omzet in een taak en een chatbericht heeft dus Webhooks beheren, Formulier rapporten bekijken, Taken aanmaken en Chatberichten verzenden nodig. Wil je ook de status van de inzending aanpassen, voeg dan Update de reacties op het formulier toe.
​
Chatberichten worden verstuurd namens de beheerder die de API key heeft aangemaakt. Wil je dat berichten van HR of van een algemeen account komen, maak de sleutel dan met dat account aan.
​
Zo ziet de pagina eruit in de Engelse versie van het dashboard. De sleutels en de organisatienaam zijn onleesbaar gemaakt.

1. Log in op zapier.com en klik op Create en daarna Zap.
2. Begint je Zap in Oneteam? Zoek dan bij de trigger naar Oneteam. Begint hij in een andere tool, zoals Google Sheets, kies die dan als trigger en voeg Oneteam daarna toe als actie.
3. Zapier vraagt je om een account te koppelen. Plak de API key in het veld API Key.
4. Zapier controleert de sleutel en geeft de koppeling de naam van je organisatie.
​

Kies eerst de trigger, bijvoorbeeld New Form Submission in Oneteam of New Spreadsheet Row in Google Sheets. Daarna voeg je een of meer acties toe, zoals Create Task of Send Chat Message in Oneteam, of een bericht in Teams. In elk veld kun je gegevens uit een eerdere stap invoegen, zoals een naam, een e-mailadres of een antwoord uit het formulier.
​
Bij formulieren en leerpakketten kies je één specifiek formulier of leerpakket. Laat je het veld leeg, dan reageert de Zap op allemaal.
​
Je kunt in Zapier niet op naam naar een medewerker zoeken. Gebruik daarom het e-mailadres, de User ID of de External ID uit een eerdere stap.
​
Zodra je de Zap aanzet, regelt Zapier de verbinding met Oneteam zelf. Onder Instellingen > Webhooks verschijnt dan per gebeurtenis een regel van Zapier. Die hoef je niet zelf aan te maken. Wil je gebeurtenissen naar je eigen systeem sturen, lees dan Webhooks gebruiken in Oneteam.

Met deze gebeurtenissen kan een Zap in Oneteam starten. De namen staan zoals je ze in Zapier ziet. New Form Submission stuurt ook de antwoorden mee, zodat je die in een taak, bericht of sheet kunt zetten.

Om privacyredenen is er geen trigger voor het anonimiseren van een medewerker.

Deze acties kun je achter elke trigger zetten, of die nu uit Oneteam komt of uit een andere tool.

Een medewerker meldt via het formulier Storing dat de koeling het niet doet. De vestigingsmanager krijgt direct een taak en een chatbericht met alle details, en de melding krijgt de status In afwachting.
​
1. Maak een nieuwe Zap en kies als trigger Oneteam met New Form Submission. Selecteer het storingsformulier.
2. Koppel een API key met de scopes Webhooks beheren, Formulier rapporten bekijken, Taken aanmaken, Chatberichten verzenden en Update de reacties op het formulier.
3. Test de trigger. Zapier heeft een voorbeeld nodig, dus vul het formulier zo nodig één keer zelf in.
4. Voeg de actie Create Task toe. Vul het e-mailadres van de vestigingsmanager in en gebruik als titel bijvoorbeeld 'Storing:' met het eerste antwoord erachter.
5. Voeg de actie Send Chat Message toe, naar hetzelfde e-mailadres, met de antwoorden uit het formulier in het bericht.
6. Voeg de actie Update Form Submission Status toe. Gebruik de ID van de inzending uit de trigger en kies de status In afwachting.
7. Test de acties, publiceer de Zap en zet hem aan.
​
Is het formulier anoniem? Dan blijft de indiener leeg, maar de antwoorden komen gewoon mee. Wil je de melding ook in Teams of Slack, of als regel in Google Sheets? Voeg dan nog een actie toe aan dezelfde Zap.

Je zet nieuwe uitzendkrachten en seizoenskrachten elke week in een Google Sheet, met voornaam, achternaam, e-mailadres, vestiging en functie. Met deze Zap krijgen ze automatisch een uitnodiging voor Oneteam.
​
1. Kies als trigger Google Sheets met New Spreadsheet Row en selecteer je sheet.
2. Voeg de actie Invite Employee toe en koppel de kolommen aan voornaam, achternaam, e-mailadres, community en functie.
3. Gebruik een API key met de scope Medewerkers aanmaken. Wijs je ook een community of functie toe, voeg dan Medewerkers beheren toe.
4. Test met één regel, publiceer de Zap en zet hem aan.
​
De community en functie moeten al in Oneteam bestaan, met precies dezelfde naam als in het sheet. Zapier maakt ze niet voor je aan.
​
Wil je de nieuwe collega ook verwelkomen? Maak dan een tweede Zap met Employee Activated als trigger en Send Chat Message als actie.

Met Test trigger en Test action draai je een stap één keer, terwijl je de Zap bouwt. Pas als je de Zap publiceert en op On zet, draait hij automatisch, ook als Zapier niet openstaat. In het overzicht van je Zaps zie je welke aan en uit staan.