n8n is een tool waarmee je apps en systemen aan elkaar koppelt. Je bouwt er workflows mee door blokken op een canvas met elkaar te verbinden, zonder te programmeren. Je gebruikt n8n in de cloud of draait het op je eigen server.
Elke workflow begint met een trigger: iets dat gebeurt, of een vast moment, zoals elke maandag om 7 uur. Daarna volgen de acties: wat er vervolgens vanzelf moet gebeuren.
Met de Oneteam-blokken in n8n kan Oneteam zowel de trigger als de actie zijn. Je koppelt Oneteam zo aan tools als Microsoft Teams, Slack, Outlook en Google Sheets, of aan je eigen systemen, en je kunt stappen binnen Oneteam aan elkaar koppelen. Daarnaast haal je met n8n gegevens uit Oneteam op, zoals de voortgang van onboarding en leerpakketten, enquêteresultaten en statistieken.
Een paar korte voorbeelden van wat je ermee kunt:
Een medewerker meldt via een formulier dat de koeling kapot is. De vestiging krijgt meteen een taak en de vestigingsmanager een chatbericht met alle details.
Een nieuwe collega logt voor het eerst in en krijgt automatisch een welkomstbericht en een onboardingtaak.
Uitzendkrachten die je in je bezettingssheet zet, krijgen vanzelf een uitnodiging voor Oneteam, direct in de juiste vestiging en functie.
Elke maandagochtend staat de voortgang van onboarding en leerpakketten per vestiging klaar in een sheet voor het operationeel overleg.
Wie bouwt de workflows?
Oneteam levert de Oneteam-blokken voor n8n en een aantal sjablonen om mee te beginnen. De workflows zelf bouw en beheer je als beheerder in je eigen n8n-omgeving. Zo bepaal je zelf welke processen je automatiseert en hoe.
De koppeling kost je bij Oneteam niets extra. Gebruik je n8n Cloud, dan betaal je daarvoor een abonnement aan n8n. Draai je n8n op je eigen server, dan regel je de hosting zelf.
Wat je ermee kunt
Er zijn grofweg vier manieren om Oneteam in een workflow te gebruiken. Je kunt ze ook in één workflow combineren.
Binnen Oneteam
Een storingsmelding, bijna-ongeval of aanvraag voor werkkleding wordt een taak, met een chatbericht voor de vestigingsmanager. De taak kan eenmalig of terugkerend zijn, voor één medewerker of voor het hele team van de vestiging. De inzending krijgt direct de status In afwachting.
Bij de eerste login stuur je een welkomstbericht en een taak om de onboarding af te ronden.
Rondt iemand het leerpakket allergenen, voedselveiligheid of BHV af, dan krijgt de leidinggevende een bericht.
Komt een verjaardag, werkjubileum of het einde van een contract eraan, dan krijgt de leidinggevende op tijd een taak of bericht.
Van Oneteam naar andere tools
Een storingsmelding komt ook in het Teams- of Slack-kanaal van de regiomanager terecht, of als regel in je kwaliteitsoverzicht in Google Sheets.
Afgeronde leerpakketten worden automatisch bijgehouden in een compliance-sheet.
Wordt een medewerker gedeactiveerd of loopt een contract af, dan krijgt HR een mail, of zet n8n de wijziging direct door naar een ander systeem.
Van andere tools naar Oneteam
Nieuwe uitzendkrachten of seizoenskrachten in je bezettingssheet krijgen een uitnodiging, direct in de juiste community en functie. Een community is in Oneteam meestal een vestiging of locatie.
Een productrecall of nieuwe werkinstructie uit een mail wordt een organisatiebericht op de tijdlijn, gemarkeerd als belangrijk, plus een taak voor elke vestiging om te bevestigen dat het is opgepakt.
Sluit de facilitaire dienst een ticket af in hun eigen systeem, dan krijgt de melding in Oneteam de status Verwerkt en de vestigingsmanager een bericht. Het ticket moet dan wel de ID van de inzending uit Oneteam bevatten.
Op een vast moment
Elke maandag om 7:00 zet n8n de voortgang van onboarding en leerpakketten per vestiging in een sheet.
Eens per maand gaan de enquêteresultaten of statistieken als overzicht naar het managementteam.
n8n vervangt je HR- of salariskoppeling niet. Het personeelsbestand blijft synchroon via koppelingen zoals Loket, AFAS en Nmbrs, en roosters via je planningskoppeling. n8n gebruik je voor alles daaromheen: meldingen, taken, berichten, uitnodigingen en rapportages.
n8n of Zapier?
Oneteam werkt met zowel n8n als Zapier. Zapier is de snelste manier om te beginnen, zeker als je er al mee werkt of geen technische achtergrond hebt. Lees daarvoor Oneteam koppelen aan Zapier.
n8n past beter als je de automatiseringen op je eigen server wilt draaien, veel volume verwacht, langere workflows bouwt, of ook gegevens uit Oneteam wilt ophalen.
Wat heb je nodig?
Beheerdersrechten in Oneteam, zodat je een API key kunt aanmaken.
Een n8n-omgeving, in n8n Cloud of op je eigen server.
Een duidelijk beeld van het proces dat je wilt automatiseren. Begin klein, bijvoorbeeld met één formulier of één wekelijks overzicht.
Stap 1: maak een API key aan in Oneteam
n8n praat met Oneteam via een API key. Die sleutel hoort bij je organisatie, niet bij een persoon, en bepaalt wat n8n wel en niet mag doen.
1. Ga in het dashboard naar Instellingen en open API keys.
2. Klik op API key aanmaken.
3. Geef de sleutel een herkenbare Naam, bijvoorbeeld n8n.
4. Kies bij Scopes alleen wat je workflows nodig hebben. In de tabel hieronder zie je welke scope bij welke stap hoort.
5. Klik op Nieuw en kopieer de sleutel. Die begint met sa_.
Je ziet de sleutel maar één keer. Bewaar hem in een wachtwoordmanager en deel hem niet via chat of e-mail. Ben je hem kwijt, of is hij uitgelekt? Trek hem dan in via API keys en maak een nieuwe aan.
Wat wil je doen? | Scope |
Reageren op gebeurtenissen in Oneteam | Webhooks beheren |
Formulierinzendingen en antwoorden ophalen | Formulier rapporten bekijken |
Medewerkers uitnodigen | Medewerkers aanmaken |
Profiel, community, functie of team aanpassen, of medewerkers opvragen | Medewerkers beheren |
Taken aanmaken, eenmalig of terugkerend, voor één medewerker of een team | Taken aanmaken |
De status van een formulierinzending aanpassen | Update de reacties op het formulier |
De status van een taak aanpassen | Update taken |
Een organisatiebericht plaatsen | Berichten aanmaken |
Een pushmelding sturen | Meldingen verzenden |
Een chatbericht sturen | Chatberichten verzenden |
Onboardingstatistieken ophalen | Onboardingstatistieken bekijken |
Statistieken en rapporten ophalen | Bekijk statistieken |
De lijst met formulieren en leerpakketten kun je met elke sleutel opvragen. Krijg je toch een foutmelding over rechten, dan staat daarin welke scope ontbreekt.
Chatberichten worden verstuurd namens de beheerder die de API key heeft aangemaakt. Wil je dat berichten van HR of van een algemeen account komen, maak de sleutel dan met dat account aan.
Zo ziet de pagina eruit in de Engelse versie van het dashboard. De sleutels en de organisatienaam zijn onleesbaar gemaakt:
Stap 2: installeer de Oneteam blokken
1. Open in n8n Settings en ga naar Community nodes.
2. Klik op Install en vul de pakketnaam n8n-nodes-oneteam in.
3. Bevestig de melding over community nodes en installeer het pakket.
4. Ververs de pagina. Zoek je nu naar een blok, dan zie je Oneteam en Oneteam Trigger.
Stap 3: koppel de API key
1. Open een Oneteam- of Oneteam Trigger-blok.
2. Kies bij Credential to connect with voor Create new en daarna Oneteam API.
3. Plak de API key en laat de Base URL op https://api.oneteam.io staan.
4. Sla op. Een groen vinkje betekent dat de koppeling werkt.
Stap 4: bouw je workflow
Begin met een trigger: Oneteam Trigger voor een gebeurtenis in Oneteam, een blok van een andere tool zoals Google Sheets, of een Schedule-blok voor een vast moment. Daarna voeg je de blokken toe die iets moeten doen. Bij het Oneteam-blok kies je eerst een Resource, waar het over gaat, en daarna een Operation, wat er moet gebeuren. Bijvoorbeeld Employee met Invite, of Task met Create.
Gegevens uit een eerdere stap sleep je vanuit het linkerpaneel naar een veld, zoals een naam, een e-mailadres of een antwoord uit het formulier. Bij formulieren en leerpakketten kies je één specifiek formulier of leerpakket, of laat je het veld leeg om op allemaal te reageren.
Je kunt niet op naam naar een medewerker zoeken. Gebruik daarom het e-mailadres, de ID uit een eerdere stap, of haal eerst een lijst met medewerkers op.
Zodra je de workflow op Active zet, regelt n8n de verbinding met Oneteam zelf. Onder Instellingen > Webhooks verschijnt dan een regel zoals n8n: form.submission_created. Die hoef je niet zelf aan te maken. Wil je gebeurtenissen naar je eigen systeem sturen, lees dan Webhooks gebruiken in Oneteam.
Triggers vanuit Oneteam
Met deze gebeurtenissen kan het blok Oneteam Trigger een workflow starten. De namen staan zoals je ze in n8n ziet.
Trigger | Wanneer |
New Form Submission | Er is een formulier ingevuld. Je kunt één formulier kiezen. |
New Employee | Er is een medewerker uitgenodigd. |
Employee Created | Er is een account aangemaakt. |
Employee Activated | Een medewerker logt voor het eerst in. |
Employee Updated | Het profiel van een medewerker is gewijzigd. |
Employee Deactivated | Een medewerker is gedeactiveerd. |
Onboarding Completed | Een medewerker heeft de onboarding afgerond. |
Added / Removed from Network, Function, Team | Een medewerker is toegevoegd aan of verwijderd uit een community, functie of team. |
Course Completed | Een medewerker heeft een leerpakket afgerond. Je kunt één leerpakket kiezen. |
Task Created / Task Assigned | Er is een taak aangemaakt of toegewezen. |
Work Anniversary Approaching | 30, 7 of 0 dagen voor een werkjubileum. |
Birthday Approaching | 30, 7 of 0 dagen voor een verjaardag. |
Contract Ending | 30, 7 of 1 dag voor het einde van een contract. |
Om privacyredenen is er geen trigger voor het anonimiseren van een medewerker.
Wat het Oneteam blok kan
Dit kun je met het blok Oneteam doen, achter elke trigger, of die nu uit Oneteam komt, uit een andere tool of van een vast moment.
Resource | Operation | Wat het doet |
Employee | Invite / Update | Een medewerker uitnodigen of profielgegevens bijwerken. |
Membership | Add / Remove | Een medewerker toevoegen aan of verwijderen uit een community, functie of team. |
Organization Message | Create | Een organisatiebericht op de tijdlijn plaatsen, eventueel gemarkeerd als belangrijk of ingepland. |
Form | List / List Submissions / Get Submission / Update Submission Status | Formulieren en inzendingen met antwoorden ophalen, en de status van een inzending wijzigen. |
Task | List / Create / Update Status | Taken ophalen, een eenmalige of terugkerende taak aanmaken met doelgroep en vragen, en een reviewstatus zetten. |
Push Notification | Send | Een pushmelding naar één medewerker sturen. |
Chat Message | Send | Een chatbericht naar één medewerker sturen. Een bijlage moet al als bestand in Oneteam staan. |
Course | List / Get Statistics / List Progress / List Feedback | Leerpakketten, statistieken, voortgang en feedback ophalen. |
Onboarding | Get Statistics / List User Progress | Een overzicht van de onboarding en de voortgang per medewerker ophalen. |
Survey | List / Get Report | Enquêtes en enquêterapporten ophalen. |
Performance | Get Summary | Een samenvatting van de evaluatiegesprekken ophalen. |
Analytics | Get / Counts / List Users / Networks / Catalog / Reports / Run Report | Statistieken van je organisatie en opgeslagen rapporten ophalen. |
Voorbeeld: storingsmelding wordt taak en chatbericht
Een medewerker meldt via het formulier Storing dat de koeling het niet doet. De vestiging krijgt direct een taak, de vestigingsmanager een chatbericht met alle details, en de melding krijgt de status In afwachting.
1. Maak een nieuwe workflow en begin met Oneteam Trigger met het event New Form Submission. Selecteer het storingsformulier.
2. Gebruik een API key met de scopes Webhooks beheren, Formulier rapporten bekijken, Taken aanmaken, Chatberichten verzenden en Update de reacties op het formulier.
3. Klik op Listen for test event en vul het formulier één keer in, zodat n8n een voorbeeld heeft.
4. Voeg een Oneteam-blok toe met Task en Create. Kies of de taak voor één medewerker is of voor het team van de vestiging, en zet de antwoorden in de titel of beschrijving.
5. Voeg een Oneteam-blok toe met Chat Message en Send, naar het e-mailadres van de vestigingsmanager, met de antwoorden in het bericht.
6. Voeg een Oneteam-blok toe met Form en Update Submission Status. Gebruik de ID van de inzending uit de trigger en kies de status In afwachting.
7. Test de workflow en zet hem rechtsboven op Active.
Is het formulier anoniem? Dan blijft de indiener leeg, maar de antwoorden komen gewoon mee. Wil je de melding ook in Teams of Slack? Voeg dan een Teams- of Slack-blok toe aan dezelfde workflow.
Voorbeeld: uitnodiging vanuit het bezettingssheet
Je zet nieuwe uitzendkrachten en seizoenskrachten elke week in een Google Sheet, met voornaam, achternaam, e-mailadres, vestiging en functie. Met deze workflow krijgen ze automatisch een uitnodiging voor Oneteam.
1. Begin met een Google Sheets-trigger die reageert op een nieuwe regel.
2. Voeg een Oneteam-blok toe met Employee en Invite, en koppel de kolommen aan voornaam, achternaam, e-mailadres, community en functie.
3. Gebruik een API key met de scope Medewerkers aanmaken. Wijs je ook een community of functie toe, voeg dan Medewerkers beheren toe.
4. Test met één regel en zet de workflow op Active.
De community en functie moeten al in Oneteam bestaan, met precies dezelfde naam als in het sheet. n8n maakt ze niet voor je aan. Wil je de nieuwe collega ook verwelkomen? Maak dan een tweede workflow met Employee Activated als trigger en een chatbericht als actie.
Voorbeeld: elke maandag een overzicht per vestiging
Voor het operationeel overleg wil je elke maandag zien hoe ver nieuwe medewerkers per vestiging zijn met hun onboarding en verplichte leerpakketten. Daar is geen gebeurtenis in Oneteam voor nodig: n8n haalt de gegevens op een vast moment op.
1. Begin met een Schedule-blok, ingesteld op maandag 07:00.
2. Voeg een Oneteam-blok toe met Onboarding en Get Statistics of List User Progress.
3. Voeg een Oneteam-blok toe met Course en Get Statistics of List Progress.
4. Schrijf de resultaten weg in Google Sheets, per vestiging.
5. Gebruik een API key met de scope Onboardingstatistieken bekijken. Krijg je een foutmelding over rechten, dan staat daarin welke scope je nog moet toevoegen.
6. Zet de workflow op Active.
Op dezelfde manier haal je enquêteresultaten, evaluatiegesprekken of statistieken op. Voor statistieken heb je de scope Bekijk statistieken nodig.
Testen en activeren
Met Test workflow of Execute step draai je de workflow één keer, terwijl je meekijkt. Pas als je de workflow op Active zet, draait hij automatisch, ook als n8n niet openstaat. Staat hij op Inactive, dan gebeurt er na de test niets meer.
Goed om te weten
Een pushmelding gaat altijd naar één persoon. Wil je een hele vestiging bereiken, plaats dan een organisatiebericht op de tijdlijn of maak een taak met de vestiging als doelgroep.
De vaste taakstatussen Te doen, Ingediend en Verlopen beheert Oneteam zelf. Via n8n zet je alleen een reviewstatus, zoals In review, Approved of Rejected.
Documenten, communities, teams en functies maak je in Oneteam aan, niet via n8n.
Een bijlage in een chatbericht moet al als bestand in Oneteam staan. Je kunt geen bestand vanaf je computer meesturen.
Geef een API key alleen de scopes die je workflows echt nodig hebben. Je kunt een sleutel op elk moment aanpassen of intrekken.
Werkt het niet?
Wat je ziet | Wat je kunt doen |
Je ziet de Oneteam-blokken niet | Controleer of |
De credential is rood of je krijgt fout 401 | Controleer of je de hele sleutel hebt geplakt, of hij met |
Je krijgt fout 403 | De sleutel mist een scope. De foutmelding noemt meestal welke. Voeg die toe bij de API key in Oneteam. |
De trigger start nooit | Staat de workflow op Active? Staat er een regel van n8n onder Webhooks? En heb je het juiste formulier gekozen? |
Er komen geen antwoorden mee | Voeg de scope Formulier rapporten bekijken toe aan de sleutel. |
De lijst met medewerkers is leeg | Voeg de scope Medewerkers beheren toe. De lijst bevat ID, naam en e-mailadres. |
Het chatbericht komt van de verkeerde persoon | Berichten gaan uit namens de maker van de API key. Maak de sleutel aan met het account dat de berichten moet versturen. |