Het synchroniseren van een organisatie met een van de door Oneteam ondersteunde integraties werkt volgens een aantal vaste waardes en principes.
Wanneer vindt de synchronisatie met een integratie plaats?
Synchronisaties met een integratie vinden elke nacht rond 2 uur plaats. Dit tijdstip geeft een garantie dat alle externe systemen en het Oneteam platform niet overbelast raakt op piekuren, wanneer het platform door medewerkers gebruikt wordt. Door op dit tijdstip te synchroniseren, kunnen nieuwe medewerkers bovendien meteen op de startdatum van contract beginnen met het gebruik van Oneteam.
Hoe werkt het synchroniseren van medewerkers met Oneteam?
Een groot onderdeel van een succesvolle Oneteam implementatie binnen je organisatie is het user management. Om het user management te automatiseren biedt Oneteam de User Sync API aan. Dit zorgt er voor dat er dat de medewerkers uitgenodigd zullen worden voor de juiste community en functie binnen Oneteam.
Als de medewerker wordt verplaatst binnen je organisatie, of wordt verwijderd, zal dit ook automatisch aangepast worden in automatisch.
Tijdens de synchronisatie worden de medewerkers uit de integratie vergeleken met de medewerkers in Oneteam. Alleen gesynchroniseerde medewerkers worden door de synchronisatie bijgewerkt. Op basis van de vergelijking kunnen de volgende acties uitgevoerd worden:
De nieuwe medewerkers die wel in de integratie, maar nog niet Oneteam voorkomen, krijgen een uitnodiging per mail voor Oneteam. Op basis van de gegevens uit de integratie wordt een nieuw gesynchroniseerd account voor de de medewerker aangemaakt. Dit account wordt ook toegevoegd aan een community en eventuele een functie. Nadat de medewerkers voor het eerst heeft ingelogd, heeft de medewerker meteen toegang tot de voor hem geldende tijdlijn berichten in organisatie of een onboarding leerpakket.
Voor de bestaande medewerkers in Oneteam worden de gegevens in de integratie vergeleken met het account in Oneteam. Mocht de medewerker door de integratie aan een andere community of functie zijn geplaatst, wordt deze wijziging ook in Oneteam doorgevoerd. Het lidmaatschap aan een eerdere community waar de medewerker door de integratie werd geplaatst, wordt ongedaan gemaakt. In het geval van een overplaatsing naar een andere community wordt de medewerker op de hoogte gesteld door middel van een email.
Verwijderde gebruikers (bestaande gesynchroniseerde medewerkers in Oneteam) die niet meer voorkomen in de integratie, worden verwijderd uit Oneteam. Het account van deze medewerkers blijft nog wel 30 dagen in onze database bestaan. Mocht iemand in deze periode opnieuw worden toegevoegd, kan het volledige profiel van de user hersteld worden. Na deze periode van 30 dagen zal het volledige profiel van de gebruiker geanonimiseerd worden.
Hoe werkt het synchroniseren van communities met Oneteam?
Tijdens de synchronisatie worden de communities uit de integratie vergeleken met de communities in Oneteam. Het verschilt per integratie wat als community wordt aangemerkt.
Nieuwe communities worden aan Oneteam toegevoegd. Let op! Communities worden als nieuw beschouwd wanneer zij met hun identifier nog niet voorkomen in Oneteam. Een community met een overeenkomende naam kan daarom nog steeds als nieuw worden aangemerkt.
Aan bestaande communities wordt niets gewijzigd.
Verwijderde communities, communities die niet meer in de integratie voorkomen, worden uit Oneteam verwijderd. Dit betekent bijvoorbeeld dat ook alle berichten en flexchanges uit deze community verwijderd zullen worden.
Hoe werkt het synchroniseren van functies met Oneteam?
Tijdens de synchronisatie worden de functies uit de integratie vergeleken met de functies in Oneteam. Dit gebeurt op basis van een identifier van de functie. Het verschilt per integratie wat als identifier wordt ondersteund. Niet alle integraties ondersteunen het synchroniseren van functies.
Nieuwe functies in de integratie (functies die nog niet in Oneteam voorkomen) worden als nieuwe functie aan Oneteam toegevoegd. Net zoals bij communities wordt de vergelijking gemaakt op basis van een identifier. Een al bestaande functie in Oneteam met een vergelijkbare naam, kan nog steeds als 'niet gelijk' worden aangemerkt. Dit omdat de identifier niet gelijk of niet aanwezig is voor deze al bestaande functie.
Al bestaande functies worden niet gewijzigd.
Verwijderde functies worden uit Oneteam verwijderd. Dit heeft als gevolg dat medewerkers met deze functie, de functie niet meer zullen hebben in Oneteam. Ook verdwijnt de functie als te selecteren optie in doelgroepen voor Organisatiegroepen, enquetes en leerpakketten.
Schroom niet om contact op te nemen met onze live-chat als je vragen hebt! We staan altijd klaar je te helpen. 👉