Wanneer je organisatie een integratie met een HR- of roostersysteem gebruikt, worden medewerkers, communities en functies automatisch gesynchroniseerd met Oneteam. Toch is het belangrijk om te weten dat niet alles automatisch wordt gekoppeld. Soms worden nieuwe functies of locaties (communities) toegevoegd in het externe systeem en moet je die in Oneteam nog handmatig koppelen, zodat medewerkers goed terechtkomen in de juiste groepen en leerpaden.
Dit artikel legt uit:
Wat automatisch wordt gesynchroniseerd
Wat je handmatig moet koppelen als beheerder
Voorbeelden van veelvoorkomende situaties
Waar je dit in Oneteam kunt controleren
Tips om fouten te voorkomen
1. Wat wordt automatisch gesynchroniseerd?
Oneteam haalt 's nachts de gegevens op uit jullie gekoppelde systeem.
Dat betekent:
✔ Automatisch
Nieuwe medewerkers → automatisch toegevoegd en uitgenodigd
Reorganisatie/wijziging functie → automatisch bijgewerkt
Contract beëindigd → medewerker wordt verwijderd
Nieuwe locaties/afdelingen (communities) → automatisch zichtbaar in integratiebeheer
Nieuwe functies (indien de integratie functies ondersteunt) → automatisch zichtbaar in integratiebeheer
Belangrijk: automatisch zichtbaar betekent niet altijd automatisch gekoppeld.
2. Wat moet je als organisatie admin handmatig koppelen?
Wanneer er in het externe systeem nieuwe communities of functies worden aangemaakt, herkent Oneteam deze, maar koppelt ze niet automatisch aan bestaande onderdelen binnen Oneteam.
Je moet dit in Oneteam zelf koppelen als:
➤ Een nieuwe community (locatie/afdeling) is toegevoegd
Bijvoorbeeld:
jullie openen een nieuwe winkel of locatie
er komt een aparte entiteit zoals “HQ”, “Delivery”, “Trainees”
er verandert een identifier waardoor Oneteam denkt dat het om een nieuwe community gaat
👉 Je koppelt deze zelf in Instellingen→ Integratie → Communities koppelen
➤ Een nieuwe functie of functiegroep is toegevoegd
Bijvoorbeeld:
er komt een nieuwe rol “Teamlead Procurement”
backoffice/HR voegt “Reservations” toe naast “Guest Relations”
functiestructuur is opgeschoond of hernoemd
👉 Je koppelt deze zelf in Instellingen→ Integratie → Functie groepen koppelen
➤ Je wil niet alle functies of locaties synchroniseren
Sommige organisaties synchroniseren bewust maar een deel van hun structuur. Je kunt zelf instellen welke onderdelen wel of niet worden gesynchroniseerd via Instellingen → Integratie (zie 'Zelf de integratie beheren'). Kom je er niet uit, dan helpt support je graag.
3. Waar vind je dit in Oneteam?
Bij Instellingen → Integratie vind je:
📌 Communities ophalen & koppelen
Lijst met communities uit de integratie
Toon welke al wel/niet gekoppeld zijn
Koppel nieuwe communities aan bestaande Oneteam communities
Verwijder oude of foutieve mappings
📌 Functies ophalen & koppelen
Lijst met functiegroepen uit de integratie
Koppel nieuwe functies aan bestaande functiegroepen in Oneteam
Verwijder oude mappings die niet meer kloppen
Voor de details over integratie en synchronisatie: klik hier
Zelf de integratie beheren: toevoegen, aanpassen en verwijderen
Als organisatiebeheerder kun je de integratie-instellingen nu ook zelf beheren, zonder tussenkomst van support. Ga naar Instellingen → Integratie.
Een integratie toevoegen: klik op 'Integratie toevoegen'. Je ziet een overzicht van beschikbare integraties met een zoekbalk. Kies de gewenste integratie en vul het configuratieformulier in. Welke velden je invult, verschilt per integratie (bijvoorbeeld een API-URL, client-ID en client secret).
Een integratie aanpassen: open een bestaande integratie om de configuratie te bekijken en te wijzigen. Om veiligheidsredenen worden gevoelige velden (zoals een secret) maar deels getoond, met alleen de laatste tekens zichtbaar.
Een integratie verwijderen: je kunt een integratie ook zelf verwijderen.
Per integratie stel je onder andere in welke onderdelen worden gesynchroniseerd (medewerkers, communities en functies), welk veld als functie wordt overgenomen, en welke communities of functies je juist wilt uitsluiten van de synchronisatie.
Twijfel je over de juiste configuratie of over de benodigde inloggegevens van je HR- of roostersysteem? Neem dan gerust contact op met support.
4. Veelvoorkomende situaties
Situatie 1 – Nieuwe functie is toegevoegd in HR, maar medewerker komt in Oneteam in “Geen functie” terecht
Oorzaak: de nieuwe functie is nog niet gekoppeld in Oneteam.
Oplossing:
➡ Maak de functie aan via Structuur > functies
➡ Ga naar Instellingen → Integratie en koppel de nieuwe functie.
Situatie 2 – Medewerker wordt verplaatst naar een andere locatie → geen update in Oneteam
Oorzaak:
de community is niet gekoppeld
of de wijziging staat nog niet in het HR-systeem
Oplossing:
➡ Controleer “Gebruikers uit integratie bekijken”
➡ Koppel community indien nodig
➡ Forceer synchronisatie
Situatie 3 – Medewerker wordt op basis van functie niet toegevoegd in bepaalde groepen
Oorzaak: De community of organisatiegroep is niet ingericht op basis van functie of community, maar met een handmatig geselecteerde doelgroep
Oplossing:
➡ Controleer via community > community instellingen > community groepen of bij de betreffende groep 'Communitygroep is gesynchroniseerd met (functienaam)'
➡ Voor organisatiegroepen: ga naar communicatie → organisatiegroep en op de betreffende organisatiegroep. Bij doelgroep kan je zien of dit ingevuld is op basis van naam, functie of community.
💡 Tips voor succesvol integratiebeheer
Houd identifiers consistent in jullie HR-systeem
→ voorkomt dubbele communities of functiesGebruik Synchronisatie forceren na een structurele wijziging
Controleer minimaal 1x per maand Integratiebeheer
→ vooral bij groeiende organisatiesLet op testlocaties (“Test”, “Temp”) in jullie HR-systeem
Vraag bij twijfel aan support!
Heb je vragen over jullie integratie of lukt het koppelen niet?
Onze support via de live chat helpt je graag verder.