Met de functionaliteit 'Mijn documenten' heb je als organisatiebeheerder of communitybeheerder de mogelijkheid om belangrijke bestanden te ordenen in een mappenstructuur op basis van communities of functies naar wens. Bekijk onderstaande video voor een uitgebreide uitleg over deze functionaliteit:

Dit houdt dus in dat je hier een manier hebt om binnen Oneteam een eigen Intranet of kennisbank op te zetten zonder dat je een bestand moet delen in een tijdlijn bericht of in een welkomstpakket of E-Learning.

Om mappen aan te maken en documenten te uploaden ga je naar een (willekeurige) community om vanuit daar op de knop 'Mijn documenten' te klikken binnen de web versie van Oneteam.

Vervolgens kom je in een leeg scherm waar je kunt kiezen om een map aan te maken of om direct een los bestand te uploaden. Als je binnen de community voor 'Uploaden' kiest zal iedereen binnen de community het bestand kunnen zien.

Bij het aanmaken van een map heb je de mogelijkheid om alleen specifieke communities en/of functies toegang te geven tot deze map. Als organisatiebeheerder heb je de mogelijkheid om alle communities hier te selecteren, waar een communitybeheerder alleen de eigen community kan selecteren. Medewerkers, zonder beheerdersrol, hebben niet de mogelijkheid om bestanden hier te uploaden.

In dit voorbeeld is er een map aangemaakt voor alle kassamedewerkers die werkzaam zijn in de community Amsterdam en Rotterdam. Belangrijk hierin is dat als je een map hebt aangemaakt waar alleen specifieke communities en/of functies bij kunnen je hierin vervolgens niet bij andere bestanden in deze map een andere doelgroep kan aangeven. Ofwel, alles wat je nu in de map 'Handleidingen kassamedewerkers' plaatst zal altijd zichtbaar zijn voor de gehele groep die hier toegang tot heeft.

Klik vervolgens op de map om bestanden in deze map te plaatsen die specifiek belangrijk zijn voor deze kassamedewerkers. Ook is er een zoekfunctie in 'Mijn documenten' zodat iedereen altijd het juiste document kan vinden.

Verder kun je altijd alle documenten, de recent bekeken documenten, favoriet gemarkeerde documenten en de prullenbak vinden aan de linkerkant van het scherm. Om een bestand als favoriet te markeren zodat je deze gemakkelijker terug kan vinden kun je naar het betreffende bestand gaan en hier aan de rechterkant de verticale bolletjes aan te klikken. Vervolgens krijg je hier ook de optie om het bestand te downloaden, te verplaatsen naar een andere map (als je hiervan beheerder bent), het bestand te vervangen voor een ander, meer details te bekijken te verwijderen (als je hiervan beheerder bent) of toe te voegen aan je favorieten. Het laatste is wel per medewerker mogelijk en zal niet aangepast worden voor de gehele groep waar dit bestand mee gedeeld is.

Als je advies voor jouw organisatie nodig hebt over hoe je het beste met deze functionaliteit om kan gaan dan horen wij dit graag! Neem in dit geval contact op met onze live-chat en we helpen je graag verder. 👉

Gerelateerde artikelen: