Met de functionaliteit 'Mijn documenten' heb je als organisatiebeheerder of communitybeheerder de mogelijkheid om belangrijke bestanden te ordenen in een mappenstructuur op basis van communities of functies naar wens. Bekijk onderstaande video voor een uitgebreide uitleg over deze functionaliteit:
Dit houdt dus in dat je hier een manier hebt om binnen Oneteam een eigen Intranet of kennisbank op te zetten zonder dat je een bestand moet delen in een tijdlijn bericht of in een welkomstpakket of E-Learning.
Mappen of pagina’s aanmaken en documenten uploaden
Om mappen of pagina’s aan te maken en documenten te uploaden ga je naar het map-icoon - documenten - in de linkerbalk.
Vervolgens kom je terecht bij de tab “Alle documenten”. Er is een map “Persoonlijke documenten” standaard toegevoegd. In deze map kun je je eigen documenten uploaden en hier kan degene met specifieke rechten zoals de organisatiebeheerder of HR bij. Ook kunnen zij documenten die voor jou van belang zijn hierin uploaden.
Bij de tab “Alle documenten” heb je de optie om een map te creëren, een document te uploaden of een pagina aan te maken, door op de knop “+ Nieuw” te klikken.
Nieuwe map
Als je een nieuwe map creëert moet je meteen de toegangsinstellingen inrichten. Hier geef je aan welke community(‘s) en optioneel welke functie(s) binnen die community toegang hebben tot de map en de inhoud hiervan. Mocht je geen functie geselecteerd hebben, dan ziet iedereen binnen die community de inhoud van de map. Als organisatiebeheerder heb je de mogelijkheid om alle communities hier te selecteren, waar een communitybeheerder alleen de eigen community kan selecteren. Medewerkers, zonder beheerdersrol, hebben niet de mogelijkheid om bestanden hier te uploaden.
In dit voorbeeld is er een map aangemaakt voor alle kassamedewerkers die werkzaam zijn in de community Amsterdam en Rotterdam. Belangrijk hierin is dat als je een map hebt aangemaakt waar alleen specifieke communities en/of functies bij kunnen je hierin vervolgens niet bij andere bestanden in deze map een andere doelgroep kan aangeven. Ofwel, alles wat je nu in de map 'Handleidingen kassamedewerkers' plaatst zal altijd zichtbaar zijn voor de gehele groep die hier toegang tot heeft.
Als de map eenmaal is aangemaakt, dan kan je optioneel een beschrijving toevoegen. Daarnaast heb je de optie om meer mappen aan te maken, documenten te uploaden of om pagina’s aan te maken binnen de map die specifiek belangrijk zijn voor deze kassamedewerkers.
Uploaden document
Bij het uploaden van een document heb je ook de optie om een notificatie naar je medewerkers te sturen die toegang hebben tot de map. Zo zijn zij meteen op de hoogte van nieuwe geplaatste documenten.
Verder kun je altijd alle documenten, de recent bekeken documenten, favoriet gemarkeerde documenten en de prullenbak vinden aan de linkerkant van het scherm. Om een bestand als favoriet te markeren zodat je deze gemakkelijker terug kan vinden kun je naar het betreffende bestand gaan en hier aan de rechterkant de verticale bolletjes aan te klikken. Vervolgens krijg je hier ook de optie om het bestand te downloaden, te verplaatsen naar een andere map (als je hiervan beheerder bent), het bestand te vervangen voor een ander, meer details te bekijken te verwijderen (als je hiervan beheerder bent) of toe te voegen aan je favorieten. Het laatste is wel per medewerker mogelijk en zal niet aangepast worden voor de gehele groep waar dit bestand mee gedeeld is.
Pagina’s
Als je een nieuwe pagina hebt aangemaakt, dan kom je op een leeg scherm terecht. De pagina is nog in concept en kan je meteen aan de slag door de pagina een naam te geven (optioneel op om een emoji toe te voegen) en de pagina te bewerken. De inhoud van de pagina kan bestaan uit tekst, je kunt daarnaast tabellen, foto's, of video’s uploaden.
Als je de pagina hebt vormgegeven dan kun je die opslaan en live zetten. Dit doe je door op de drop down “concept” te klikken en dan voor “Live” te kiezen. Als het document live is, dan is het meteen zichtbaar in de map voor de medewerkers.
Zoeken functionaliteit
Mocht je als organisatiebeheerder of een medewerker niet meer precies weten hoe een document heet, dan kan je ook een woord dat in een pagina voorkomt opzoeken en zal je alle documenten (alleen de titel) en pagina’s terugvinden waar dat woord in voorkomt.
Als je advies voor jouw organisatie nodig hebt over hoe je het beste met deze functionaliteit om kan gaan dan horen wij dit graag! Neem in dit geval contact op met onze live-chat en we helpen je graag verder. 👉
Gerelateerde artikelen: