Documenten en Kennisbank

Met de functionaliteit Documenten heb je als organisatiebeheerder of communitybeheerder de mogelijkheid om belangrijke bestanden te ordenen in een mappenstructuur, op basis van communities of functies naar wens. Zo zet je binnen Oneteam je eigen intranet of kennisbank op, zonder dat je bestanden hoeft te delen in een tijdlijnbericht, welkomstpakket of E-learning.

In de onderstaande video laten we je zien hoe het werkt:

Om mappen of pagina's aan te maken en documenten te uploaden ga je op het organisatiedashboard in de linkerbalk naar het map-icoon "Documenten".

Bij de tab "Alle documenten" heb je de optie om een map te creëren, een document te uploaden of een pagina aan te maken. Klik hiervoor op de knop "+ Nieuw".

Als je een nieuwe map aanmaakt, richt je meteen de toegangsinstellingen in. Hierin geef je aan welke community('s) en, optioneel, welke functie(s) binnen die community toegang hebben tot de map en de inhoud ervan.

Let op: als je een map hebt aangemaakt met een specifieke community en/of functie als doelgroep, kun je binnen die map geen andere doelgroep instellen per bestand. Alles wat je in die map plaatst, is dus zichtbaar voor de hele groep die toegang heeft.

Nadat je de map hebt aangemaakt, kun je optioneel een beschrijving toevoegen. Daarnaast kun je binnen de map extra mappen aanmaken, documenten uploaden of pagina's toevoegen die specifiek belangrijk zijn voor deze doelgroep.

Bij het uploaden van een document kun je ook een notificatie sturen naar de medewerkers die toegang hebben tot de map. Zo zijn zij direct op de hoogte van nieuw geplaatste documenten.

Verder vind je aan de linkerkant van het scherm altijd:

Om een bestand als favoriet te markeren, ga je naar het bestand en klik je rechts op de verticale bolletjes. Je krijgt dan verder nog de optie om het bestand te downloaden, te verplaatsen naar een andere map (als je hiervan beheerder bent), te vervangen, meer details te bekijken, te verwijderen (als je hiervan beheerder bent) of toe te voegen aan je favorieten. Favorieten stel je per medewerker in, dit verandert niet voor de hele groep waarmee het bestand gedeeld is.

Naast losse bestanden kun je ook complete mappen verplaatsen naar een andere map. Dit werkt op dezelfde manier als het verplaatsen van een bestand: klik naast de map op de drie verticale bolletjes en kies "Verplaatsen". Je hebt hiervoor beheerdersrechten nodig.

Let op: een map neemt bij het verplaatsen de toegangsrechten over van de map waar je hem in plaatst. De oorspronkelijke toegangsinstellingen van de verplaatste map komen te vervallen. Verplaats je bijvoorbeeld een map naar een map die alleen zichtbaar is voor de community Rotterdam, dan is de verplaatste map (en de inhoud) daarna ook alleen zichtbaar voor Rotterdam. Zo blijft de toegang altijd consistent met de bovenliggende map.

Als je een nieuwe pagina aanmaakt, kom je op een leeg scherm terecht. De pagina staat nog in concept. Je geeft de pagina direct een naam (optioneel met een emoji) en bewerkt de inhoud. Deze kan bestaan uit tekst, en je kunt daarnaast tabellen, foto's of video's toevoegen.

Als je de pagina hebt vormgegeven, sla je hem op en zet je hem live. Dit doe je door op de dropdown "Concept" te klikken en te kiezen voor "Live". Zodra het document live staat, is het direct zichtbaar in de map voor de medewerkers.

Weet je als organisatiebeheerder of medewerker niet meer precies hoe een document heet? Zoek dan op een woord dat in een pagina voorkomt. Je krijgt vervolgens alle documenten (op titel) en pagina's terug waar dat woord in voorkomt.

Als je advies voor jouw organisatie nodig hebt over hoe je het beste met deze functionaliteit om kan gaan dan horen wij dit graag! Neem in dit geval contact op met onze live-chat en we helpen je graag verder. 👉

Gerelateerde artikelen: