De Evenementen functionaliteit geeft jou als organisatiebeheerder de mogelijkheid om een teamborrel, offline trainingen of ander evenement in te plannen. Bekijk onderstaande video voor een korte uitleg over hoe je evenementen aanmaakt:
Dit evenement wordt dan zichtbaar voor de medewerkers binnen de kalender binnen de app en krijgt zelfs een eigen tijdlijn en een gastenlijst (die je kunt exporteren).
Je kunt op twee manieren een evenement aanmaken; via het organisatiedashboard of als organisatiebeheerder vanuit een community. We starten met een uitleg hoe dit werkt in het organisatiedashboard. Aan de linkerkant kun je een nieuwe knop vinden zoals je in onderstaande in de rode omlijning kunt zien. Zodra je hier op klikt stuurt het je naar het dashboard om de evenementen te beheren. Je kunt hier de komende, geannuleerde en verleden evenementen vinden. Ook kun je hier concepten vinden waar je nog verder aan wilt werken.
klik op '+ Evenement aanmaken' rechtsboven in het scherm en je komt in onderstaand scherm terecht waar je het nieuwe evenement een startdatum, einddatum, starttijd, eindtijd, naam, locatie en beschrijving kunt geven. Ook kun je een eventuele URL/weblink toevoegen voor bijvoorbeeld een videobelletje.
Details
Zodra je verder naar beneden gaat in dit scherm heb je de mogelijkheid om een foto uit de 'Unsplash' fotobibiliotheek te kiezen als je geen inspiratie of geschikte foto hebt in je eigen bestanden. Zodra de bovenstaande details zijn ingevuld kun je de doelgroep (Publiek) selecteren. Deze functie werkt net zoals bij de andere functies als bij een organisatiebericht of welkomstpakket.
Doelgroep selecteren
Onder het kopje 'Hoe verstuur je dit?' kun je kiezen hoe je de uitnodiging wilt versturen. Er zijn twee opties: Direct en Voortdurend.
Direct: Als je kiest voor Direct, wordt de uitnodiging alleen verstuurd naar de mensen die op dat moment voldoen aan de gekozen filter. Medewerkers die later aan de filtercriteria voldoen, ontvangen geen uitnodiging.
Voortdurend: Als je kiest voor Voortdurend, wordt de uitnodiging continu verstuurd naar mensen die voldoen aan de filtercriteria, ook als ze later aan de criteria gaan voldoen.
Onder het kopje 'Wie gaat dit ontvangen?' kun je filters voor de medewerkers instellen op basis van de volgende criteria (zie bovenstaande afbeelding): naam, taal, aantal dagen in dienst, aantal dagen tot uitdiensttreding, community of functie.
Instellingen
Vervolgens kun je de instellingen van het evenement aanpassen. Hier kun je het volgende specificeren:
Gastenlijst: Je hebt drie opties:
Uitschakelen: Niemand, inclusief jijzelf, kan zien wie aanwezig zal zijn.
Verbergen: Jij kunt als organisator zien wie aanwezig is, maar medewerkers kunnen dit niet zien.
Niet aanvinken: Iedereen kan zien wie er op de gastenlijst staat.
Plekken: Bepaal of er een onbeperkt aantal plekken beschikbaar is of stel een limiet in en geef aan hoeveel plekken er beschikbaar zijn.
Discussie: Geef aan of medewerkers berichten mogen plaatsen in het evenement of dat alleen beheerders dit mogen doen.
Notificaties: Kies welke notificaties je naar de medewerkers wilt sturen. De verschillende opties zijn te zien in de bovenstaande afbeelding.
Deadline: Stel een deadline voor de registratie van het evenement in. Geef de datum en tijd op waarop de registratie sluit.
Zodra het evenement is aangemaakt krijg je de volgende weergave. Hier kun je in de toekomst ook meerdere aangemaakte evenementen zien.
Nadat het evenement is aangemaakt krijgen alle medewerkers in de doelgroep een bericht op hun tijdlijn zoals je bijvoorbeeld gewend bent met de aankondiging van een nieuw welkomstpakket, E-Learning of enquête. Daarnaast krijgt iedereen een notificatie te zien.
Vervolgens kun je op de notificatie klikken en stuurt het je naar het evenement op je mobiel. Hier kunnen medewerkers vervolgens aangeven of ze aanwezig zullen zijn of niet. Dit kunnen ze ook beheren op de web versie van Oneteam.
Kom gerust op de live-chat als we je ergens bij kunnen adviseren of helpen. 👉