Met de functionaliteit Documenten maak je van Oneteam meer dan alleen een communicatieplatform: je creëert een centrale kennisbank waar medewerkers altijd de juiste informatie terugvinden.
Waarom Documenten gebruiken?
Alles op één plek – geen losse bestanden meer in mail of andere tools.
Altijd up-to-date – beheer eenvoudig versies en voorkom dat medewerkers met verouderde documenten werken.
Toegankelijk per doelgroep – bepaal wie welke informatie kan zien (bijv. alleen kassamedewerkers of alleen HR).
Vindbaarheid – dankzij mappenstructuur en zoekfunctie vinden medewerkers snel wat ze nodig hebben.
Voorbeelden van documenten die je kunt uploaden:
HR & Personeelszaken: handleiding ziekmelden, vakantieaanvragen, verlofregelingen.
Onboarding: checklist voor nieuwe medewerkers, huisregels, introductiehandleidingen.
Werkprocessen: handleidingen voor kassa, logistiek of interne systemen.
Events & activiteiten: draaiboeken, checklisten of menukaarten voor borrels en uitjes.
Veiligheid & compliance: veiligheidsinstructies, protocollen en certificaten.
Tips om mee te beginnen:
Begin met de essentials: start met de 5 meest gezochte documenten in je organisatie.
Werk met mappen per doelgroep: bv. per locatie, team of functie.
Maak gebruik van pagina’s: naast pdf’s of Word-bestanden kun je ook eigen pagina’s maken met tekst, afbeeldingen en video.
Communiceer updates: stuur medewerkers een notificatie als er een belangrijk document live gaat.
Combineer met onboarding: koppel documenten direct aan e-learnings of welkomstpakketten.
Wat mis je als je geen Documenten gebruikt?
Versnippering: medewerkers zoeken info in verschillende kanalen en raken tijd kwijt.
Verwarring: geen zekerheid dat iedereen met de laatste versie werkt.
Afhankelijkheid: vragen blijven terugkomen bij HR of managers, omdat medewerkers de info zelf niet kunnen vinden.
👉 Door Documenten slim te gebruiken, wordt Oneteam hét centrale punt voor communicatie en informatie binnen je organisatie.