Een goede voorbereiding helpt je om Oneteam later sneller en makkelijker in te richten. In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in het nadenken over je organisatie, communicatie en doelgroepen.
Stap 1: Breng je organisatie in kaart
Begin buiten Oneteam. Probeer het uit te schrijven op papier of online.
Beantwoord deze vragen:
Uit welke locaties, vestigingen of afdelingen bestaat je organisatie?
Welke functies zijn er per locatie?
Welke informatie is voor iedereen relevant?
Welke informatie is juist specifiek per rol of team?
💡 Tip: denk in communicatie, niet in hiërarchie.
Stap 2: Vertaal locaties naar communities
In Oneteam werk je met communities. Een community staat meestal voor een locatie of een logisch onderdeel van je organisatie.
Voorbeelden:
Filialen
Regio’s
Kantoren
Productielocaties
Communicatie binnen een community is bedoeld voor medewerkers die daar werken.
Stap 3: Denk na over bedrijfsbrede communicatie
Naast communicatie binnen communities is er ook bedrijfsbrede communicatie.
Standaard kun je updates delen met de hele organisatie.
Je werkt met organisatiegroepen om communicatie te richten op specifieke doelgroepen. Organisatiegroepen gebruik je voor communicatie die:
Gericht is op een specifieke doelgroep of functie binnen de organisatie
Niet aan één community gekoppeld is
Bijvoorbeeld meerdere communities tegelijk raakt
Voorbeelden van organisatiegroepen:
HR-updates
Managementcommunicatie
Informele groepen: Koffiepraat, lees- of fietsclub.
Stap 4: Denk in doelgroepen, niet in losse mensen
Oneteam werkt het beste als je communiceert op basis van doelgroepen.
Doelgroepen kun je baseren op:
Community (locatie)
Functie
Combinaties daarvan
Voorbeelden:
Alle teamleiders
Alle medewerkers in locatie X
Alle junior kassamedewerkers
💡 Tip: vermijd handmatig toevoegen waar mogelijk. Automatische doelgroepen blijven altijd up-to-date.
Stap 5: Gebruik communitygroepen voor focus
Binnen een community kun je communitygroepen maken.
Deze gebruik je voor:
Functies binnen een locatie
Specifieke teams
Tijdelijke groepen (bijv. projectteams)
Voorbeelden:
Keukenpersoneel – Filiaal Utrecht
Verkoopteam – Regio Zuid
BHV-team
Zo krijgt iedereen alleen berichten die voor hen relevant zijn.
Stap 6: Bepaal waar processen thuishoren
Vraag jezelf per proces af: waar verwacht een medewerker dit?
Richt functies in op basis van gebruik:
Academy → leren, onboarding, kennis
Formulieren & checklists → aanvragen en processen
Documenten → naslag en beleid
Tijdlijn → updates en communicatie
💡 Tip: gebruik Oneteam niet als archief, maar als werkplek.
Stap 7: Maak het logisch voor medewerkers
Test je inrichting met deze vragen:
Weet een nieuwe medewerker waar hij moet kijken?
Is direct duidelijk waar je iets aanvraagt?
Komt informatie niet op meerdere plekken terug?
Als je twijfelt: houd het simpeler.
Veelgemaakte valkuilen
Te veel groepen tegelijk aanmaken
Communicatie dupliceren op meerdere plekken
Structuur kopiëren uit oude systemen
Alles willen inrichten vóór de lancering
💡 Start klein en breid uit op basis van gebruik.
Volgende stap
Nu je structuur helder is, kun je beginnen met inrichten in Oneteam:
Communities aanmaken
Organisatie- en communitygroepen instellen
Medewerkers toevoegen
👉 Bekijk daarna de gerelateerde artikelen per onderdeel voor de praktische stappen.
Kom je er niet uit? Neem gerust contact op via de live-chat.