Met Taken zet je werk dat gedaan moet worden direct klaar voor je medewerkers. Denk aan een dagelijkse voorraadcontrole, een openingschecklist of een eenmalige actie in alle vestigingen. Medewerkers zien hun openstaande taken in de app en op het web, vullen ze in en markeren ze als klaar. Jij als community of organisatiebeheerder houdt ondertussen zicht op de voortgang.
Een taak kan zo eenvoudig zijn als alleen afvinken. Je kunt er ook vragen, een checklist en andere onderdelen aan toevoegen, net zoals bij een formulier.
Is Taken beschikbaar voor mijn organisatie?
Taken is een nieuwe module. De module bevindt zich momenteel in een test fase en is kosteloos uit te proberen. We verzamelen de feedback en zullen nog een aantal verbeteringen willen doorvoeren, voordat het live gaat.
De kosten hiervoor zijn 1,00 euro per medewerker per maand. Je kunt de module eerst uitproberen, zodat je kunt zien of het bij jouw organisatie past!
Wil je Taken testen of activeren? Neem contact op met support@oneteam.io, via de live-chat of via je vaste contactpersoon bij Oneteam.
Welke soorten taken zijn er?
Bij het aanmaken van een taak maak je twee keuzes:
Eenmalig of Terugkerend. Een eenmalige taak verschijnt één keer, op het moment dat jij instelt. Een terugkerende taak verschijnt steeds opnieuw, bijvoorbeeld elke dag, elke week of elke maand.
Individueel of Team. Een individuele taak vult iedere medewerker zelf in. Een teamtaak is een gedeelde taak die collega's samen invullen en afronden.
Let op: deze keuzes kun je na het aanmaken niet meer wijzigen. Wil je het toch anders? Maak dan een nieuwe taak aan.
Een taak aanmaken
Taken maak je aan via het web. In de app kunnen medewerkers taken invullen en afronden, maar niet aanmaken.
Klik in het linkermenu op Taken & Checklist.
Ga naar Build and manage en klik rechtsboven op Taak aanmaken.
Kies of de taak Eenmalig of Terugkerend is.
Kies of de taak Individueel is of voor een Team. Kies je voor een teamtaak, dan geef je daarna nog aan of de taak voor de hele organisatie geldt of per community.
De taak wordt als concept aangemaakt en je komt direct in de inhoud terecht.
De inhoud instellen
In de instellingen bepaal je wat de taak inhoudt, voor wie hij is en wanneer hij verschijnt.
Titel en beschrijving. Geef de taak een duidelijke naam en leg in de beschrijving uit wat er van medewerkers verwacht wordt.
Inhoud (optioneel). Voeg je geen inhoud toe, dan markeert de medewerker de taak alleen als klaar. Je kunt ook dezelfde vragen en onderdelen gebruiken als bij Formulieren, zoals een checklist. Verplichte vragen moeten zijn ingevuld voordat iemand de taak als klaar kan markeren.
Planning bij een eenmalige taak. Stel bij Start op in wanneer de taak verschijnt en kies een Deadline.
Planning bij een terugkerende taak. Kies de herhaling (dagelijks, wekelijks, maandelijks of elke x dagen). Bij Start op stel je in wanneer iedere periode begint. De Deadline stel je in als een aantal uren of dagen na de start.
Statussen. Maak eigen statussen aan met een naam en een kleur, bijvoorbeeld "Goedgekeurd" of "Actie nodig". Je bepaalt ook of medewerkers de status zien en of ze een melding krijgen als de status verandert. Stel je geen statussen in, dan krijgt een afgeronde taak de status "Completed".
Moderators. Kies welke collega's de voortgang bekijken en de status van een taak kunnen aanpassen.
Resultaten versturen. Stel desgewenst een e-mailadres in waar de resultaten naartoe worden gestuurd zodra een taak klaar is.
Ben je klaar? Zet de taak dan live. Op het ingestelde startmoment verschijnt de taak bij je medewerkers en krijgen ze een melding. Bij een terugkerende taak gebeurt dat iedere nieuwe periode opnieuw.
Goed om te weten over de deadline
De deadline is een richtlijn voor je medewerkers. Er gebeurt niets automatisch als de deadline voorbij is: de taak blijft openstaan en kan nog gewoon worden ingevuld en afgerond.
Een eenmalige taak blijft open totdat iemand hem als klaar markeert.
Bij een terugkerende taak sluit de taak van de vorige periode zodra de nieuwe periode begint. Wat op dat moment nog niet was afgerond, blijft als niet afgerond staan.
Rond de deadline wordt op dit moment geen herinnering verstuurd.
Zo ziet de medewerker zijn taken
Op het web
Medewerkers vinden hun taken via Taken in het linkermenu. Daar zien ze:
Open: taken die nog gedaan moeten worden. Het aantal staat erbij.
Submitted: taken die ze al hebben afgerond.
Moderated by me: taken waarvan ze moderator zijn. Dit onderdeel zie je alleen als je van minstens één taak moderator bent.
In de app
In de app vinden medewerkers hun taken via Tasks in het menu op de Hub. Ze zien dezelfde tabbladen als op het web. Heeft een medewerker openstaande taken, dan staan de eerste drie ook direct op de Hub onder Open tasks. Via View all gaan ze naar het volledige overzicht.
Bij iedere taak zie je in één oogopslag:
of het een individuele taak (Me) of een teamtaak (Team) is;
de deadline, en een herhaalicoon bij een terugkerende taak;
de voortgang via het rondje ervoor: grijs gestippeld als er nog niets is ingevuld, oranje gestippeld als de taak deels is ingevuld en een groen vinkje als de taak klaar is.
Een taak afronden
Open de taak.
Vul eventuele vragen of de checklist in.
Klik op Mark as done.
Een individuele taak kan alleen de medewerker zelf afronden. Een teamtaak kan iedere collega uit de doelgroep als klaar markeren, zodra alle verplichte vragen zijn ingevuld. Omdat de taak daarmee voor het hele team wordt afgerond, vraagt de app eerst om een bevestiging. Bij een teamtaak zie je bovendien live welke collega's meewerken en wie welk onderdeel heeft ingevuld.
Via het tabblad Comments kunnen medewerkers, moderators en beheerders met elkaar in gesprek over een taak.
Voortgang bekijken en opvolgen
Als beheerder of moderator open je een taak om de voortgang te bekijken. Je ziet per medewerker, per community of per periode hoe ver de taak is, wanneer deze is afgerond en welke status de taak heeft. Bij terugkerende taken is het overzicht gegroepeerd per periode, met de gemiddelde voortgang van die periode erbij.
Filteren en zoeken op bijvoorbeeld datum, community en status.
Kolommen kiezen, inclusief een kolom per vraag uit de taak.
Exporteren van de voortgang.
Status aanpassen. Moderators en beheerders kunnen de status van een afgeronde taak wijzigen naar een van de statussen die je hebt ingesteld.
Moderators krijgen een melding zodra een taak als klaar is gemarkeerd en wanneer er een nieuwe opmerking is geplaatst.
Taken beheren
Via de drie puntjes (…) achter een taak kies je uit de volgende acties:
Bewerken. Pas de titel, beschrijving, doelgroep, planning en inhoud aan. Het soort taak (eenmalig of terugkerend, individueel of team) kun je niet wijzigen.
Archiveren. De taak verdwijnt bij je medewerkers. De verzamelde voortgang blijft zichtbaar voor beheerders en moderators. Je kunt een gearchiveerde taak terugzetten als concept.
Dupliceren. Maak een kopie van de taak als concept, zonder voortgang.
Verwijderen. De taak en alle verzamelde voortgang worden definitief verwijderd.
Delen. Deel een link of QR-code naar de taak, bijvoorbeeld in een tijdlijnbericht of chat. Dit kan alleen bij taken die live staan.
Wie heeft toegang?
Taken heeft eigen rechten, los van Formulieren. Organisatiebeheerders hebben automatisch toegang tot alles. Andere rollen krijgen pas rechten voor Taken als je die zelf toekent in de rolinstellingen.
Een communitybeheerder ziet een taak alleen als hij alle communities in de doelgroep van die taak beheert.
Een moderator ziet de taken die hij modereert, ook zonder extra rechten.
Medewerkers zien alleen de taken die aan hen zijn toegewezen.
Kom gerust op de live-chat als we je ergens bij kunnen adviseren of helpen. 👉