Met de functionaliteit 'Formulieren' ben je in staat om allerlei informatiestromen te standaardiseren en om werkprocessen efficiënter te maken. Je hebt een direct overzicht over alle ingediende formulieren, je kunt statussen toevoegen en kun je de resultaten exporteren of sturen naar andere HR systemen.

Bekijk onderstaande video voor een korte uitleg over hoe je een welkomstpakket aanmaakt:

Ook zitten in deze functionaliteiten meer dan dertig templates om te gebruiken zodat je gelijk van start kunt. Denk bijvoorbeeld aan een 'Vraag HR'-, 'Incident melden'- en 'Reiskosten' formulier. Ook zou je formulieren omtrent het aanvragen van werkkleding, vakantiedagen en ouderschapsverlof via deze functie kunnen beheren.

Aangemaakte formulieren worden zichtbaar voor de gekozen doelgroep achter de 'meer' knop. Het is optioneel om een notificatie te versturen als er een nieuw formulier klaar staat voor de gekozen doelgroep.

Om een formulier of checklist aan te maken ga je naar het organisatiedashboard en klik je op de knop 'Formulieren'. Hier krijg je de mogelijkheid om een leeg formulier aan te maken en kun je een template kiezen;

Klik je op 'Formulier aanmaken' dan kom je in onderstaand scherm waar je de keuze krijgt om een leeg formulier of een template te kiezen;

Kies je voor een leeg formulier dan krijg je de mogelijkheid om een titel, kleur van de knop en een icoontje te selecteren. Bij het selecteren van 'Bekijk templates' krijg je onderstaand scherm te zien met bijgaande opties om te selecteren;

In dit voorbeeld kiezen we voor het template 'Medewerker aandragen'. Kies je 'Selecteer template' dan kom je in het scherm terecht waar je het template naar wens kunt bewerken. Ook kun je hierin bij de instellingen de status beheren en de doelgroep voor dit formulier selecteren.

Wil je een nieuwe vraag of nieuw onderdeel toevoegen aan het formulier dan heb je de keuze uit; een uitlegmodule (tekst), schuifregelaar, getal, datum en/of tijd, een open tekstveld, dropdown, ja/nee antwoord en een bestand uploaden.

Nadat je een vraagtype geselecteerd hebt wordt deze onderaan toegevoegd en heb je de mogelijkheid om de volgorde aan te passen door op de drie verticale bolletjes te klikken. Binnen de uitleg module kun je ook componenten toevoegen die je kent van onze andere functionaliteiten; tekst, video, youtube link, een afbeelding en/of een PDF. Als je het formulier naar wens hebt ingericht kun je de instellingen beheren door naast 'Inhoud' op 'Instellingen te klikken.

Je kunt bij de instellingen de status inschakelen en statussen bewerken, notifications en eventuele moderatoren (extra beheerders) voor dit formulier. Daarnaast kun je ook de inzendingen automatisch doorsturen naar een email adres. Ook kun je hier de filters beheren die horen bij de groep medewerkers die het formulier moeten kunnen invullen.

Om de status aan te passen klik je op 'Status bewerken' om in onderstaand scherm te komen. Hierin kun je, nadat het formulier is ingevuld door een medewerker, aangeven wat de behandelstatus is van het formulier. Is deze bijvoorbeeld 'afgewezen', 'verwerkt', of 'in behandeling'. Voeg ook naar wens meerdere statussen toe, het is ook mogelijk om notificaties van een verandering in deze status te melden aan de betreffende medewerker.

Ook is het mogelijk om een inzending door te sturen naar een email adres, zoals bijvoorbeeld een HR inbox of ICT inbox en kun je moderators toevoegen die de inzendingen, statussen en resultaten moeten kunnen beheren.

Kies vervolgens de gewenste doelgroep voor het aangemaakte formulier. Je hebt de keuze uit de volgende filters; community, functie, taal, naam, dagen in dienst en dagen voor datum uit dienst.

Kies er vervolgens voor of je het formulier wilt opslaan als concept of direct wilt versturen. Vervolgens kun je het formulier beheren in de formulieren tab in het organisatiedashboard. Zodra een medewerker het formulier heeft ingevuld komt er in het formulier naast 'Inhoud' en 'Instellingen' een extra tab met 'Inzendingen'.

Hierin heb je de mogelijkheid om de inzendingen te beheren en resultaten te exporteren of zelfs te sturen naar een ander HR systeem met een webhook.

Wanneer een formulier live staat kan je onder het kopje 'Inzendingen' alle antwoorden per medewerker zien.

Bij de medewerker kan je de inzending zien maar ook opmerkingen toevoegen, de medewerker zal hier een notificatie van ontvangen.

Voor de medewerker zal een opmerking er als volgt uitzien.

Rechtsboven in het tekstballon zal een cijfer staan dat aangeeft dat er een opmerking is geplaatst. Wanneer de medewerker erop klikt, wordt de opmerking zichtbaar en is er de mogelijkheid om hierop reageren.

Als je advies voor jouw organisatie nodig hebt over hoe je het beste met deze functionaliteit om kan gaan dan horen wij dit graag! Neem in dit geval contact op met onze live-chat en we helpen je graag verder. 👉

Gerelateerde artikelen: