Met de functionaliteit 'Formulieren' ben je in staat om allerlei informatiestromen te standaardiseren en om werkprocessen efficiënter te maken. Je hebt een direct overzicht over alle ingediende formulieren, je kunt statussen toevoegen en kun je de resultaten exporteren of sturen naar andere HR systemen.
Bekijk onderstaande video voor een korte uitleg over hoe je een formulier aanmaakt:
In deze functionaliteit vind je meer dan dertig templates om direct mee van start te gaan. Denk bijvoorbeeld aan een 'Vraag HR'-, 'Incident melden'- of 'Reiskosten'-formulier. Ook formulieren voor het aanvragen van werkkleding, vakantiedagen of ouderschapsverlof kun je via deze functie beheren.
Aangemaakte formulieren worden zichtbaar voor de gekozen doelgroep achter de knop 'meer'. Je kunt er daarnaast voor kiezen om een notificatie te versturen zodra er een nieuw formulier klaarstaat voor de gekozen doelgroep.
Formulier aanmaken
Om een formulier of checklist aan te maken ga je naar het organisatiedashboard en klik je op de knop Formulieren. Hier krijg je de mogelijkheid om een leeg formulier aan te maken of een template te kiezen.
Klik op Formulier aanmaken.
Kies of je start met een leeg formulier of met een template.
Kies je voor een leeg formulier, dan geef je het formulier een titel, een kleur voor de knop en een icoon.
Kies je voor Bekijk templates, dan zie je een overzicht met templates om uit te kiezen.
Klik op Selecteer template om het formulier naar wens te bewerken. Hier beheer je ook de status en selecteer je de doelgroep voor dit formulier.
Vraagtypes toevoegen
Wil je een nieuwe vraag of nieuw onderdeel toevoegen aan het formulier? Dan heb je de keuze uit:
Een uitlegmodule (tekst)
Schuifregelaar
Getal
Datum en/of tijd
Open tekstveld
Dropdown
Ja/nee antwoord
Bestand uploaden
Nadat je een vraagtype hebt geselecteerd, wordt deze onderaan het formulier toegevoegd. Je past de volgorde aan door op de drie verticale bolletjes te klikken en de vraag te verslepen.
Binnen de uitlegmodule kun je ook componenten toevoegen die je kent van onze andere functionaliteiten: tekst, video, een YouTube-link, een afbeelding en/of een pdf. Zodra je het formulier naar wens hebt ingericht, beheer je de instellingen door naast 'Inhoud' op 'Instellingen' te klikken.
Bij het vraagtype tekstveld kun je zelf bepalen hoe het antwoordveld eruitziet voor de medewerker, zodat het beter aansluit op het soort antwoord dat je verwacht:
Meerdere regels aan: de medewerker krijgt een groter tekstvak met ruimte voor een langer antwoord. Handig voor toelichtingen of open vragen. Deze optie staat standaard aan.
Meerdere regels uit: de medewerker krijgt één regel om in te vullen. Ideaal voor korte antwoorden zoals een naam, personeelsnummer of telefoonnummer.
Je vindt deze instelling bij het toevoegen of bewerken van een tekstveld. In de mobiele preview zie je meteen hoe het veld er voor de medewerker uit komt te zien.
Formulier instellingen
Bij de instellingen van een formulier kun je het volgende beheren:
Statussen: schakel statussen in en bewerk ze, bijvoorbeeld 'afgewezen', 'verwerkt' of 'in behandeling'. Voeg zoveel statussen toe als je wilt en stel eventueel een notificatie in zodra de status van een inzending verandert.
Notificaties: bepaal wie een melding krijgt zodra er een nieuw formulier ingediend wordt.
Moderatoren: voeg extra beheerders toe die de inzendingen, statussen en resultaten van dit formulier mogen beheren. Bij het instellen van een moderator geef je aan of deze persoon ook het formulier en de instellingen mag bewerken, en of diegene een notificatie ontvangt zodra een formulier ingezonden is.
Doorsturen: stuur inzendingen automatisch door naar een e-mailadres, bijvoorbeeld een HR- of ICT-inbox, of koppel het formulier aan een webhook om resultaten te sturen naar een ander systeem. (Via dit artikel leggen we je ook meer uit over de mogelijkheden met webhook.)
Doelgroep: filter de doelgroep op community, functie, taal, naam, dagen in dienst of dagen voor datum uit dienst. Let op: als communitybeheerder kun je hierbij alleen medewerkers binnen je eigen community selecteren.
Kies vervolgens of je het formulier opslaat als concept of direct publiceert. Zodra het formulier live staat, beheer je het via de tab 'Formulieren' in het dashboard. Zodra een medewerker het formulier heeft ingevuld, verschijnt er naast 'Inhoud' en 'Instellingen' een extra tab: 'Inzendingen'.
Formulier beheren
Wanneer een formulier live staat en medewerkers dit hebben ingevuld, zie je onder het kopje 'Inzendingen' alle antwoorden per medewerker.
Zoeken in inzendingen
Boven de lijst met inzendingen vind je een zoekbalk. Hiermee zoek je niet alleen op de naam van de indiener, maar ook in de inhoud van open tekstantwoorden. Typ bijvoorbeeld een woord dat iemand in een open vraag heeft ingevuld, en de bijbehorende inzending verschijnt in de resultaten. De zoekopdracht houdt geen rekening met hoofdletters of accenten, dus 'cafe' vindt ook 'café'.
Opmerkingen en interne notities
Een beheerder of moderator kan een opmerking terugsturen naar de medewerker. De medewerker ontvangt hiervan een notificatie, zo blijft alle informatie bij elkaar en hoeft er geen aparte chat of ander communicatiekanaal ingezet te worden.
Daarnaast kunnen beheerders en formulier moderatoren interne notities toevoegen aan een inzending. Deze worden in een geel vlak getoond en zijn niet zichtbaar voor de medewerker zelf. Zo delen beheerders en moderatoren interne informatie zonder dat dit zichtbaar is voor degene die het formulier heeft ingevuld.
Voor de medewerker is een opmerking zichtbaar als een cijfer rechtsboven in de tekstballon. Wanneer de medewerker hierop klikt, wordt de opmerking zichtbaar en kan diegene erop reageren.
Beheren op de telefoon
Heb je formulierrechten of ben je moderator? Dan kun je onderweg ook via de app:
het ingevulde formulier bekijken
de status van het formulier aanpassen
opmerkingen en reacties toevoegen
de activiteiten (statuswijzigingen, opmerkingen, updates) inzien
een inzending verwijderen (let op: dit kan niet ongedaan gemaakt worden)
Volgorde van formulieren aanpassen
Naast de volgorde van vragen binnen een formulier kun je ook de volgorde van de formulieren zelf bepalen. Sleep in het overzicht van formulieren een formulier naar de gewenste plek, net zoals je dat op andere plekken in Oneteam gewend bent. De volgorde die je hier instelt, is ook de volgorde die medewerkers te zien krijgen.
Als je advies voor jouw organisatie nodig hebt over hoe je het beste met deze functionaliteit om kunt gaan, dan horen we dat graag.
Kom gerust op de live-chat als we je ergens bij kunnen adviseren of helpen. 👉
Gerelateerde artikelen: