Zorgen dat documenten goed werken met de chatbot
De chatbot leest je bestanden niet zoals een mens dat doet door erdoorheen te scrollen. Hij leest de tekst erin en zoekt naar de stukken die het beste passen bij de vraag van een medewerker. Hoe je die content schrijft en structureert heeft veel invloed op of antwoorden accuraat en bruikbaar zijn.
Voordat je publiceert
De chatbot kan alleen content gebruiken die:
Gepubliceerd is als Live — concepten worden niet meegenomen
Gedeeld is met de organisatie — persoonlijke documenten worden niet meegenomen
In een ondersteund formaat staat (zie hieronder)
Up-to-date is — nadat je iets bewerkt en opslaat kan het even duren voordat wijzigingen in antwoorden verschijnen
Medewerkers krijgen alleen antwoorden uit documenten die ze ook mogen zien, net als in de documentenbibliotheek.
Ondersteunde bestandstypen
Je kunt op twee manieren content toevoegen: een pagina schrijven in het platform, of een bestand uploaden.
Wat je uploadt | Ondersteund |
Ja | |
Word ( | Ja |
Excel ( | Ja |
PowerPoint ( | Ja |
Afbeeldingen (PNG, JPG, GIF, WebP) | Ja — het systeem beschrijft wat er in de afbeelding staat |
Oudere Excel ( | Nee — sla op als |
Tekstbestanden, CSV, video, audio | Nee — gebruik in plaats daarvan een pagina of PDF |
Als je zowel een pagina schrijft als een bestand bijvoegt, gebruikt de chatbot de tekst van de pagina, niet de bijlage. Zet belangrijke informatie op één plek, niet verdeeld over allebei.
Algemene schrijfprincipes
Deze gelden ongeacht het formaat dat je gebruikt.
Gebruik een duidelijke titel en korte beschrijving
Als iemand vraagt "Hoe meld ik me ziek?", weegt de chatbot de documentnaam en beschrijving zwaar mee. Schrijf ze op de manier waarop mensen ook echt vragen stellen:
Goede titel: "Ziekmelding en verzuim"
Zwakke titel: "Beleid v3 final"
Goede beschrijving: "Hoe je je ziek meldt, welke deadlines er zijn en bij wie je terecht kunt."
Structureer content in duidelijke secties
Knip lange documenten op in secties met koppen die echte onderwerpen aanduiden (bijvoorbeeld "Verlof aanvragen", "Terugkeer naar werk", "Contact").
Laat een witregel staan tussen secties.
Begin elke sectie in de eerste zin met waar het over gaat — vermijd "zie hierboven" of "zoals eerder genoemd".
Houd één hoofdonderwerp per sectie aan, zodat een antwoord op zichzelf kan staan.
Schrijf voor vragen, niet alleen om van kaft tot kaft te lezen
Bedenk wat medewerkers zouden typen:
"Hoeveel dagen van tevoren vakantie aanvragen?"
"Wie keurt declaraties goed?"
"Wachtwoord resetten"
Gebruik diezelfde woorden in koppen en lopende tekst. Als iets in beleid "jaarlijks verlof" heet maar iedereen het "vakantie" noemt, vermeld dan beide één keer.
Zet belangrijke feiten in gewone tekst
Zorg vooral dat het volgende ook letterlijk geschreven staat (en niet alleen in afbeeldingen of grafieken):
Namen, e-mailadressen, telefoonnummers
Deadlines, bedragen, voorwaarden
Stap-voor-stap procedures
Uitzonderingen ("geldt niet als…")
De chatbot mag contactgegevens delen wanneer die in de tekst staan.
Eén document, één hoofdonderwerp
Eén lang "alles-over-HR"-bestand is lastiger doorzoekbaar dan meerdere gerichte documenten ("Declaratiebeleid", "Reisbeleid", "Thuiswerken"). Splits waar dat logisch is voor medewerkers.
Pagina's schrijven in Oneteam zelf
Pagina's die je in de editor maakt zijn vaak het makkelijkst goed te krijgen, omdat je zelf grip hebt op koppen, lijsten en tabellen.
Doen:
Gebruik heading-stijlen (Heading 1, 2, 3) voor secties — niet alleen vetgedrukte tekst
Gebruik bullet- of genummerde lijsten voor stappen en voorwaarden
Gebruik tabellen voor vergelijkingen (bijvoorbeeld vergoedingsniveaus, soorten toeslagen)
Voeg bovenaan een korte samenvatting toe: voor wie het geldt en wat het behandelt
Beschrijf afbeeldingen in een zin erboven of eronder ("Organigram met rapportagelijnen naar de regiomanager")
Vermijden:
Het echte antwoord alleen in een afbeelding op de pagina zetten zonder tekst eromheen
Enorme lappen tekst zonder koppen
Alleen op kleur of opmaak vertrouwen om betekenis over te brengen
PDF's
PDF's werken goed voor formeel beleid en strakke vormgeving. Het systeem leest de PDF en zet die om in doorzoekbare tekst, inclusief een poging om tabellen, grafieken en diagrammen te beschrijven.
Hoe je een PDF structureert voor de chatbot
Gebruik echte koppen in Word of je ontwerptool voordat je naar PDF exporteert, niet alleen grotere vette tekst. Koppen worden duidelijke secties wanneer ze gelezen worden.
Begin met een kort overzicht op pagina 1: doel, voor wie het geldt, laatst bijgewerkt op.
Eén onderwerp per sectie met een duidelijke kop (bijvoorbeeld "3. Declaraties", niet "3. Overig").
Tabellen: gebruik eenvoudige tabellen met koprijen. Vermijd het samenvoegen van veel cellen op manieren die lastig te volgen zijn als platte tekst.
Diagrammen en flowcharts: voeg een tekstvak of bijschrift toe dat de flow in woorden uitlegt, bijvoorbeeld: "Medewerker dient formulier in → Manager keurt goed binnen 5 dagen → HR registreert in het systeem."
Grafieken: geef ze een titel en, als het kan, één zin over wat de grafiek laat zien ("Aantal ziektedagen per team gedaald in Q3").
Geef de voorkeur aan digitale PDF's (geëxporteerd uit Word, etc.) boven foto's van ingescand papier. Scans werken vaak ook, maar getypte tekst is betrouwbaarder.
Voorbeeldstructuur PDF
Verzuimbeleid
Laatst bijgewerkt: maart 2025 | Geldt voor: alle medewerkers
Samenvatting
Medewerkers melden zich op dag één…
Ziekmelden
1. Bel je manager vóór 10:00…
2. Vul het formulier in op…
Terugkeer naar werk
…
Contact
HR: hr@bedrijf.nl | Telefoon: …
Word documenten (.doc / .docx)
Word-bestanden worden gelezen als tekst op volgorde — sjieke opmaak, tekstvakken in de marges en lay-outs in meerdere kolommen komen mogelijk niet in de juiste volgorde door.
Hoe je Word structureert voor de chatbot
Gebruik ingebouwde heading-stijlen (Heading 1, 2, 3) voor elke sectie.
Houd het hoofdverhaal in de hoofdtekst — niet alleen in headers, footers of tekstvakken in de zijkant.
Gebruik eenvoudige tabellen met een koprij; vermijd geneste tabellen waar mogelijk.
Voeg bij afbeeldingen en SmartArt een bijschrift of één regel tekst toe: wat laat de figuur zien.
Sla op als .docx (modern formaat).
Exporteer naar PDF als de lay-out erg complex is — PDF-verwerking gaat vaak beter om met visuele content.
Goede vs. zwakke Word-structuur
Zwak | Beter |
Eén lange alinea, geen koppen | Koppen + korte alinea's onder elke kop |
Cruciale regel alleen in een tekstvak | Dezelfde regel herhaald in de hoofdtekst |
"Zie bijlage" zonder samenvatting | Korte samenvatting in de hoofdtekst + bijlage |
Bestand met de naam | Duidelijke naam: |
Excel spreadsheets (.xlsx)
Spreadsheets worden gelezen als tekst uit cellen, rij voor rij — niet als een visueel raster. Losse grafieken zijn makkelijk over het hoofd te zien.
Hoe je Excel structureert voor de chatbot
Voeg vooraan een "Lees mij"- of "Overzicht"-tabblad toe met uitleg in gewone taal:
Waar elk tabblad voor is
Hoe je de data leest
Bij wie je terechtkunt met vragen
Gebruik duidelijke tabbladnamen: "Verlofdagen", niet "Sheet2".
Zet kolomkoppen in de eerste rij en houd ze beschrijvend ("Max. dagen per jaar", niet "Kolom D").
Laat belangrijke betekenis niet alleen in celkleuren of grafieken zitten — schrijf de regel in een cel of op het overzichtsblad.
Voor opzoektabellen: voeg een notitie boven de tabel toe: "Gebruik deze tabel om je vergoeding op te zoeken op basis van schaal en dienstjaren."
Sla op als .xlsx (niet als het oudere
.xls-formaat).
PowerPoint (.pptx)
Slides worden gelezen als tekst op slidevolgorde. Wat niet in tekst op een slide staat (gesproken notities, animaties, alleen iconen) is meestal niet beschikbaar voor de chatbot.
Hoe je PowerPoint structureert voor de chatbot
Zet de hoofdboodschap in de slidetitel, niet alleen in de subtitel of body — titels wegen zwaar mee.
Gebruik korte bullets met volledige zinsdelen, geen losse woorden ("Declaraties indienen binnen 30 dagen", niet "30 dagen").
Eén idee per slide waar mogelijk.
Zet essentiële informatie niet alleen in afbeeldingen, iconen of grafieken — herhaal het in bullets of spreker-notities (notities worden niet altijd geïndexeerd; bodytekst is het veiligst).
Voeg een samenvattende slide aan het einde toe met belangrijke contacten en links.
Sla op als .pptx (niet als
.ppt).
Voorbeeld-slide
Titel: Hoe je flexibel werken aanvraagt
Bullets:
Dien het formulier minstens 8 weken voor de gewenste startdatum in
Manager reageert binnen 2 weken
HR bevestigt schriftelijk na goedkeuring
Vragen: people@bedrijf.nl
Afbeeldingen (PNG, JPG, etc.)
Wanneer je een afbeelding als documentbestand uploadt (niet alleen ingebed in een pagina), probeert het systeem te beschrijven wat het ziet — handig voor organigrammen, plattegronden of infographics.
Tips:
Gebruik leesbare labels en grote tekst in de afbeelding.
Voeg in het platform een documenttitel en beschrijving toe waaruit blijkt wat de afbeelding voorstelt ("Plattegrond gebouw A met vluchtroutes — begane grond").
Bij iets dat met veiligheid of beleid te maken heeft: zet dezelfde informatie ook in een geschreven pagina of PDF in tekstvorm.
Academy leerpakketten
De chatbot kan gepubliceerde cursussen gebruiken, maar alleen vanaf tekstschermen. Hij leert niet van quizvragen, video's of niet-gepubliceerde modules.
Tips:
Zet beleid, procedures en FAQ's op tekstschermen met duidelijke schermtitels.
Gebruik modulenamen die het onderwerp beschrijven ("IT-instellingen", niet "Module 3").
Publiceer modules wanneer ze in antwoorden moeten verschijnen.
Moet iets vindbaar zijn? Verstop het dan niet alleen in een quiz.
Veelgemaakte fouten
Onjuist | Wat er gebeurt |
Een document in Concept laten staan | De chatbot kan het niet gebruiken |
Een persoonlijk document uploaden | Wordt niet meegenomen in organisatie-antwoorden |
Titel als "Document1" zonder beschrijving | Lastiger te koppelen aan echte vragen |
Alle content in een video of audiobestand | Niet doorzoekbaar — voeg een geschreven samenvatting toe |
Beleid alleen in een quiz of afbeelding zonder tekst | De chatbot weet er mogelijk niets van |
Pagina is leeg maar er zit een bestand als bijlage bij | De chatbot gebruikt mogelijk de lege pagina, niet de bijlage |
"Zie sectie 4" zonder dat sectie 4 voor zich spreekt | Het antwoord kan context missen |
Verouderd Live-document na een beleidswijziging | Medewerkers krijgen mogelijk oude informatie totdat je bijwerkt en opslaat |
Snelle checklist
Voordat je een document op Live zet, check:
☐ Titel en beschrijving leggen het onderwerp uit in alledaagse taal
☐ De content is verdeeld in duidelijke secties met koppen
☐ Belangrijke details (stappen, contacten, deadlines) staan in geschreven tekst
☐ Het bestandstype wordt ondersteund (PDF, Word, Excel, PowerPoint, afbeelding of platform-pagina)
☐ Voor PDF's en Office-bestanden: de structuur gebruikt koppen, niet alleen lay-out
☐ Voor spreadsheets en slides: een overzicht of titels leggen uit wat de tabellen of grafieken betekenen
☐ Afbeeldingen die ertoe doen hebben een bijschrift of samenvatting in tekst
☐ Het document staat op Live, is gedeeld met de juiste doelgroep en is up-to-date