Om de app succesvol te introduceren aan je medewerkers kun je een aantal voorbereidingen treffen. In dit artikel geven we je een aantal opties waar je aan kunt denken, passende bij jouw organisatie, om Oneteam te introduceren aan je medewerkers. Je kunt denken aan de volgende stappen voor een succesvolle introductie;
Allereerst, er gaan natuurlijk een aantal aspecten veranderen op de manier hoe er gecommuniceerd gaat worden in jullie organisatie. We raden daarom aan om medewerkers minimaal een week voor de lancering op de hoogte te stellen van deze veranderingen;
Mail met uitleg naar medewerkers:
Stel je medewerkers op de hoogte door een e-mail te sturen met de voornaamste veranderingen zoals;
Whatsapp groepen zullen verwijderd worden, Oneteam heeft een eigen chatfunctie. Het voordeel hier is dat er geen telefoonnummer nodig is om te communiceren. Werk en privé blijven dus zo gescheiden.
E-mails en nieuwsbrieven zullen niet meer verstuurd worden, deze zullen worden geplaatst in de groepen binnen Oneteam waar je lid van bent.
Ruilverzoeken/dienstwisselingen zullen gaan via Oneteam. Je kunt straks gemakkelijk een dienst aanbieden op de app, die een collega kan accepteren, zodat je collega's niet meer apart een bericht hoeft te sturen.
Roosters zullen vindbaar zijn in de kalender van de Oneteam app en zullen niet meer gemaild worden. In de kalender zul je ook aangemaakte evenementen voor onze organisatie vinden.
Formulieren & Checklists kun je vanaf nu invullen achter de 'meer' knop in de app!
Trainingen kun je volgen via Oneteam zodat je altijd het meeste uit je werk kan halen.
Enquêtes zullen verstuurd worden via Oneteam. Je zal ook een melding ontvangen als deze anoniem of niet anoniem is.
Documenten en bestanden zullen vindbaar zijn in de app, het is dus niet meer nodig in te loggen in de Drive, Sharepoint of Intranet.
De uitnodiging om de app te downloaden zul je een e-mail ontvangen op het e-mail adres waar je bij ons bekend bij bent. Controleer je spam inbox als je deze uitnodiging nog niet ontvangen hebt terwijl dit wel zou moeten.
Motiveer je werknemers in de mail door uit te leggen waarom er voor Oneteam gekozen is, en deel wat je van de medewerkers verwacht (in de app). Denk bijvoorbeeld aan een begeleidend bericht als onderstaand, naast de bovenstaande punten;
In deze app ga je vanaf nu alle belangrijke informatie en berichten vinden van onze organisatie. Ook ben je ingedeeld in bepaalde groepen, afhankelijk van bijvoorbeeld je functie. We hebben voor deze app gekozen om iedereen gemakkelijk en snel te bereiken. Ook kun je natuurlijk gemakkelijk met elkaar communiceren via de chatfunctie of via de tijdlijnen en groepen waar je lid van bent.
Een andere reden voor deze app is dat we willen dat iedereen zich betrokken voelt bij onze organisatie, dus reageer ook zeker op geplaatste berichten of deel zelf berichten in de groepen waar je lid van bent.
Neem contact op met de chat van Oneteam (‘Meer’ en ‘Help Center’) als je vragen hebt over de app zelf en stuur een berichtje naar een beheerder van de app als je andere vragen hebt.
Promotiemateriaal:
Hang ook een poster van Oneteam in de locaties van de organisatie. Hiervoor kun je het voorbeeld gebruiken achter de onderstaande button;
Bericht op de tijdlijn(en):
Een veel gebruikte manier om medewerkers welkom te heten zodra ze de app hebben gedownload is door het plaatsen van een welkomstbericht (inclusief video).
In onze ervaring werkt het goed om dit te laten plaatsen door een beheerder en/of directie zodat de medewerkers niet in een lege tijdlijn binnen komen. Ook zien ze hierdoor direct wat er mogelijk is in de app. Je zou kunnen kiezen voor twee welkomstberichten, bijvoorbeeld de onderste twee;
1. Welkomstbericht met tekst en video waarom jullie organisatie met Oneteam gaan werken.
2. Welkomst bericht met tekst (en eventueel video) over hoe Oneteam precies werkt voor de medewerkers.
Onderstaand een voorbeeld per optie als welkomstbericht;
Welkomstbericht 1:
Dit welkomstbericht wordt veelal gemaakt door een organisatiebeheerder en hierin werkt een gemaakte welkomstvideo uitstekend om medewerkers direct aan te sporen tot interactie en activiteit in de nieuwe Oneteam app. Kernpunten in deze video kunnen zijn;
In deze app ga je vanuit nu alle belangrijke informatie vinden van onze organisatie en van de locatie waar je werkt.
Hierdoor kunnen we jullie gemakkelijk en snel bereiken.
Daarnaast kunnen jullie hierin ook gemakkelijk met elkaar communiceren via chat en zul je af en toe een leuke quiz of leerpakket kunnen afnemen.
We willen dat iedereen betrokken is bij onze organisatie, dus reageer zeker op berichten op je tijdlijn of deel zelf informatie met wie je maar wilt.
Neem contact op met je leidinggevende als je vragen hebt over de app en heb vooral veel plezier!
Welkomstbericht 2:
Je zou onderstaand voorbeeld bericht kunnen gebruiken om op de tijdlijn te plaatsen. Je kan dit ook vertalen naar een video;
'Welkom bij Oneteam! Hieronder vind je nog wat informatie over de verschillende functionaliteiten van deze nieuwe app:
* Tijdlijn: Hier komen alle berichten te staan die voor jou bestemd zijn, maar ook is het mogelijk om zelf een bericht te plaatsen!
* Berichten: Je kunt berichten ontvangen op je tijdlijn specifiek bedoeld voor jouw locatie, jouw functie, maar ook berichten die bijvoorbeeld voor iedereen binnen onze organisatie belangrijk zijn (zoals dit bericht).
* Groepen: je bent lid van een of meerdere groepen; deze kun je vinden door op het ronde icoontje (met drie streepjes erin) te klikken linksboven in de app op je mobiel. Wil je dus ook een bericht plaatsen of lezen over een specifiek onderwerp dan zou je ook direct naar de betreffende groep kunnen gaan.
* Chat: Iedereen kan met elkaar chatten, dit werkt in principe hetzelfde als bij Whatsapp. Je kunt groepen aanmaken of met een een ander een-op-een chatten. Belangrijk om te weten is dat daarvoor geen telefoonnummer van je nodig is. Als je de notificaties dus uitzet krijg je geen berichten op je eigen nummer. Daarnaast kun je bij je privacy instellingen (onder 'meer' en 'instellingen') selecteren wie je chat berichten kan sturen en wie niet. De chatberichten zijn uiteraard niet zichtbaar voor collega's of je leidinggevende die niet in de chat betrokken zijn.
* Kalender: In de kalender vind je je rooster, zie je de verjaardagen van je collega's en kun je je aanmelden voor evenementen.
* Academy: Hier vind je een welkomstpakket met informatie voor nieuwe medewerkers. Lees deze goed door, ook al ben jij langer bij ons in dienst. Hier zullen de komende tijd ook andere E-learnings komen met info over ons bedrijf en jouw functie.
* Formulieren & checklists: Hier kun je alle belangrijke formulieren en checklists vinden zodat je alle voorheen handmatige taken nu digitaal kunt invullen.
* Support: Onder 'Meer' en 'App ondersteuning' kun je feedback geven over de app of een vraag stellen als iets niet werkt. Ook is daar een Help Center waar je een antwoord kan vinden op veelgestelde vragen. Voor vragen over inhoudelijke berichten van onze app, e-mail wijzigingen en/of roosters kun je het beste je locatiemanager benaderen.
Heel veel succes met Oneteam!'
Bijvoorbeeld als onderstaande afbeelding;
E-Learning template 'Welkom bij Oneteam!'
Neem contact op met onze Helpdesk met het verzoek om onze standaard E-Learning over Oneteam toe te voegen aan de Academy. Dit zorgt ervoor dat je medewerkers gelijk leren hoe de app werkt zonder dat je ze het moet uitleggen.
Na de lancering:
Zodra de app is gelanceerd zijn er een aantal aspecten belangrijk om in de gaten te houden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opvolgen van inactieve gebruikers na een week. Dit zou je kunnen overlaten aan de betreffende communitybeheerder. Ook kun je 'key-users' aanwijzen binnen iedere community. Doorgaans zijn dit gebruikers die erg handig met dergelijke apps om kunnen gaan en nu al veelvuldig met collega's communiceren.
Neem bij vragen of opmerkingen gerust contact op via onze live-chat! 👉