Een goede introductie zorgt ervoor dat medewerkers de app direct gaan gebruiken. Om de app succesvol te introduceren aan je medewerkers kun je een aantal voorbereidingen treffen. In dit artikel vind je vijf stappen met voorbeelden die je kunt aanpassen aan jouw organisatie.
Stap 1: Mail met uitleg naar medewerkers
Er veranderen een aantal dingen in de manier waarop jullie communiceren. Stuur medewerkers daarom minimaal een week voor de lancering een e-mail waarin je die veranderingen op een rij zet.
Wat verandert er?
WhatsApp-groepen verdwijnen. Oneteam heeft een eigen chatfunctie. Je hebt geen telefoonnummer nodig om te communiceren, dus werk en privé blijven gescheiden.
E-mails en nieuwsbrieven stoppen. Deze worden vanaf nu geplaatst in de groepen binnen Oneteam waar je lid van bent.
Ruilverzoeken en dienstwisselingen gaan via Oneteam. Je biedt een dienst aan in de app en een collega accepteert die, losse berichten sturen is niet meer nodig.
Roosters staan in de Kalender en worden niet meer gemaild. In de kalender vind je ook alle evenementen van de organisatie.
Formulieren & Checklists vul je in via de knop Meer in de app.
Trainingen volg je via Oneteam, zodat je het meeste uit je werk kunt halen.
Enquêtes worden via Oneteam verstuurd. Je ziet daarbij altijd of de enquête anoniem is of niet.
Documenten en bestanden vind je in de app. Inloggen op Drive, SharePoint of het intranet is niet meer nodig.
De uitnodiging om de app te downloaden ontvang je per e-mail op het adres dat bij ons bekend is.
Goed om te weten: wijs medewerkers erop dat ze hun spamfolder controleren als de uitnodiging niet aankomt.
Motiveer je medewerkers
Leg in de mail ook uit waarom je voor Oneteam hebt gekozen en wat je van medewerkers verwacht in de app. Bijvoorbeeld:
"In deze app vind je vanaf nu alle belangrijke informatie en berichten van onze organisatie. Je bent ingedeeld in groepen, bijvoorbeeld op basis van je functie. We hebben voor deze app gekozen om iedereen snel en gemakkelijk te kunnen bereiken. Ook kun je onderling communiceren via de chat, de tijdlijn en de groepen waar je lid van bent.
Daarnaast willen we dat iedereen zich betrokken voelt bij onze organisatie. Reageer dus zeker op berichten of plaats zelf iets in een groep waar je lid van bent. Heb je een vraag over de app zelf? Ga naar Meer → Help Center en start een chat. Voor andere vragen kun je een bericht sturen naar een beheerder."
Stap 2: Promotiemateriaal ophangen
Hang een Oneteam-poster op de locaties van je organisatie, zodat medewerkers de lancering ook op de werkvloer tegenkomen. Een voorbeeldposter download je via de button hieronder.
Stap 3: Welkomstbericht op de tijdlijn
Laat het eerste bericht plaatsen door een beheerder of iemand uit de directie. Zo komen medewerkers niet in een lege tijdlijn terecht en zien ze direct wat er mogelijk is in de app.
Veel organisaties plaatsen twee welkomstberichten: één over de keuze voor Oneteam, en één over hoe de app werkt.
Optie 1: Waarom jullie organisatie met Oneteam werkt
Dit bericht wordt meestal gemaakt door een organisatiebeheerder. Een korte welkomstvideo werkt hier uitstekend om medewerkers direct aan te sporen tot interactie. Kernpunten voor de video:
In deze app vind je alle belangrijke informatie van onze organisatie en van je eigen locatie.
Zo kunnen we jullie snel en gemakkelijk bereiken.
Jullie kunnen onderling communiceren via de chat, en af en toe een quiz of leerpakket maken.
We willen dat iedereen betrokken is: reageer op berichten of deel zelf informatie.
Vragen over de app? Neem contact op met je leidinggevende. En veel plezier!
Optie 2: Hoe Oneteam werkt voor medewerkers
Dit bericht legt de functionaliteiten uit.
Je kunt de tekst ook omzetten naar een video.
"Welkom bij Oneteam!
Hieronder vind je wat informatie over de functionaliteiten van deze nieuwe app:
Tijdlijn - hier komen alle berichten te staan die voor jou bestemd zijn. Je kunt er ook zelf een bericht plaatsen.
Berichten - je ontvangt berichten voor jouw locatie, jouw functie, of voor de hele organisatie (zoals dit bericht).
Groepen - je bent lid van één of meer groepen. Die vind je via het ronde icoon linksboven in de app. Wil je iets plaatsen of lezen over een specifiek onderwerp? Ga dan direct naar de betreffende groep.
Chat - iedereen kan met elkaar chatten, vergelijkbaar met WhatsApp. Je maakt groepen aan of chat één-op-één. Je telefoonnummer is hiervoor niet nodig. Via Meer → Instellingen → privacy bepaal je zelf wie je berichten kan sturen. Chatberichten zijn niet zichtbaar voor collega's of leidinggevenden die niet in het gesprek zitten.
Kalender - hier vind je je rooster, de verjaardagen van je collega's en de evenementen waarvoor je je kunt aanmelden.
Academy - hier staat een welkomstpakket met informatie voor nieuwe medewerkers. Lees dit goed door, ook als je al langer in dienst bent. Er komen binnenkort meer e-learnings bij over ons bedrijf en jouw functie.
Formulieren & Checklists - hier vind je alle formulieren en checklists, zodat je voorheen handmatige taken nu digitaal invult.
Support - via Meer → App ondersteuning geef je feedback of stel je een vraag als iets niet werkt. Daar vind je ook het Help Center met veelgestelde vragen. Voor vragen over de inhoud van berichten, e-mailwijzigingen of roosters kun je terecht bij je locatiemanager.
Heel veel succes met Oneteam!"
Bijvoorbeeld als onderstaande afbeelding:
Stap 4: Welkomstpakket 'Welkom bij Oneteam'
In je Academy zetten we standaard het Welkomstpakket Welkom bij Oneteam voor je klaar, deze kan je direct toewijzen aan je medewerkers. Je kunt hem nog aanvullen en aanpassen naar je eigen organisatie, bijvoorbeeld door er informatie over jullie groepen of werkwijze aan toe te voegen. Zo leren ze zelf hoe de app werkt, zonder dat jij het hoeft uit te leggen.
Tip: verwijs ernaar in je welkomstbericht op de tijdlijn, zodat medewerkers weten waar ze moeten beginnen.
Stap 5: Na de lancering
Houd na de lancering een paar dingen in de gaten:
Volg inactieve gebruikers op na de eerste week. Dit kun je eventueel ook overlaten aan de communitybeheerder.
Wijs key-users aan binnen elke community. Dit zijn meestal medewerkers die goed met dit soort apps omgaan en al veel met collega's communiceren.
Neem bij vragen of opmerkingen gerust contact op via onze live-chat! 👉