Vaak heb je als teamleider, locatiemanager of vestigingsassistent net iets meer rechten in Oneteam dan je collega's. In Oneteam noemen we deze rol "Community Admin" waarbij je beheer hebt over jouw eigen community binnen Oneteam.
Je hebt extra inzichten en tools om medewerkers te activeren, communicatie te verbeteren en structuur aan te brengen.
In deze video leggen we in 5 minuten de extra mogelijkheden uit, om je communnity betrokkener te maken en samen sterker te worden als team.
1. Collega’s en activatie
Als Community Admin heb je uitgebreid inzicht in je collega’s.
Je ziet:
Actief: recent ingelogd
Inactief: langer dan 7 dagen niet ingelogd
Niet ingelogd: nog nooit ingelogd
Wat kun je doen?
Benader medewerkers die nog niet gestart zijn of er mogelijk hulp of aanvullende informatie nodig is om te starten.
Ondersteun of onderzoek als er veel medewerkers inactief zijn.
2. Statistieken en adoptie
In het dashboard zie je het adoptiepercentage en gebruik van de app.
Richtlijn: 85%–95%
Lager percentage betekent: actie nodig
Wat kun je doen?
Combineer data met persoonlijke opvolging
Bespreek adoptie in teamoverleggen
Focus op medewerkers die nog niet actief zijn
3. Communicatie en berichten
Je ziet hoeveel activiteit er is binnen je community:
Berichten op de tijdlijn
Reacties
High fives
Chatberichten
Wat kun je doen?
Analyseer waar communicatie plaatsvindt (chat vs. tijdlijn)
Stuur op meer interactie
Pas type berichten aan
Soorten berichten die je kunt delen
Updates (planning, wijzigingen)
Successen en resultaten
Welkom voor nieuwe collega’s
Praktische informatie
Herinneringen
Ideeën
Stel wekelijks een vraag
Deel een tip van de week
Zet medewerkers in het zonnetje
Gebruik foto’s of video’s
Vervang WhatsApp door communicatie in OneTeam
4. High fives en erkenning
Met high fives geef je waardering aan collega’s.
Mogelijkheden
Plaatsen op de tijdlijn
Privé versturen
Ideeën
Beloon inzet of prestaties
Vier teamdoelen
Stimuleer positieve interactie
5. Academy: onboarding en e-learning
Je hebt inzicht in voortgang van:
Welkomstpakket
E-learning
Per medewerker zie je:
Nog niet gestart
Bezig
Voltooid
Deadline overschreden
Wat kun je doen?
Stuur reminders
Volg voortgang op
Bespreek dit tijdens evaluaties
Ideeën
Plan vaste onboardingmomenten
Beloon afgeronde trainingen
Deel extra uitleg via berichten
6. Medewerkerprofielen en notities
Je kunt per medewerker notities toevoegen.
Alleen voor jezelf
Voor beheerders
Of zichtbaar voor de medewerker
Gebruik dit voor:
Evaluaties
Aantekeningen bij voortgang
Interne opvolging
7. Formulieren en processen
Met formulieren digitaliseer je processen binnen je community.
Wat kun je doen?
Formulieren aanmaken (indien module actief is bij de organisatie)
Templates gebruiken
Inzendingen beheren
Ideeën
Verlof aanvragen
Incident melden
Feedback ophalen
Materiaal aanvragen
Onboarding checklists
Meer over formulieren lees je hier: Aanmaken & beheren Forms
8. Documenten en structuur
Je hebt toegang tot documenten binnen jouw community.
Wat kun je doen?
Mappen aanmaken
Bestanden organiseren
Informatie delen
Ideeën
Structuur per onderwerp (HR, planning, instructies)
Werk met duidelijke namen
Houd documenten up-to-date
9. Evenementen en kalender
Je kunt evenementen aanmaken en terugzien in de kalender.
Je ziet:
Evenementen
Verjaardagen
Ideeën
Organiseer teamuitjes
Plan trainingen of meetings
Feliciteer collega’s via de tijdlijn
10. Communitygroepen en instellingen
Binnen je community kun je extra groepen aanmaken.
Gebruik dit voor:
Teams per functie
Projectgroepen
Gerichte communicatie
11. Hulp en support
Via de helpfunctie kun je direct contact opnemen.
Eerst krijg je een automatisch antwoord
Daarna helpt support je verder