Als organisatiebeheerder bepaal jij wie Oneteam samen met jou beheert. Je kunt iemand beheerder maken van de hele organisatie of van één community. Met rollen ga je nog een stap verder: je bepaalt per beheerder welke onderdelen hij of zij mag gebruiken.
Beheerders en rollen wijs je toe via de webversie van Oneteam. In de video's hieronder nemen we je mee door de structuur en de rollen.
Organisatiebeheerder of communitybeheerder?
In Oneteam maken we onderscheid tussen twee soorten beheerders:
Organisatiebeheerder: beheert de hele organisatie via het organisatiedashboard. Denk aan statistieken van de hele organisatie bekijken, een kennisbankartikel delen met iedereen, de Academy beheren, organisatieberichten sturen, medewerkers toevoegen aan communities en andere beheerders aanwijzen.
Communitybeheerder: beheert één community, bijvoorbeeld de manager van het City Hotel. Binnen die community kan hij of zij bijvoorbeeld een formulier aanmaken of een evenement plaatsen voor de eigen locatie.
Goed om te weten: een organisatiebeheerder mag alles in elke community. Je hoeft een organisatiebeheerder dus niet ook nog communitybeheerder te maken.
Waar vind je beheerders en rollen?
Ga in de webversie naar Instellingen en dan naar Beheerders. Hier vind je twee onderdelen:
Beheerders: een overzicht van alle beheerders in jouw omgeving.
Rollen: alle organisatierollen en communityrollen. Hier maak je ook je eigen rollen aan.
Eigen rollen aanmaken
Niet iedere beheerder hoeft alles te kunnen. Met eigen rollen bepaal je precies welke rechten iemand heeft. Een paar voorbeelden:
Een collega van Learning & Development die alleen de Academy beheert.
Een HR-medewerker die alleen medewerkersgegevens en statistieken inziet.
Een communitybeheerder die wel statistieken ziet en collega's beheert, maar geen evaluatiegesprekken inziet.
Een medewerker die alleen roosters beheert of documenten toevoegt.
Een Event Manager die alleen evenementen aanmaakt.
Zo maak je een eigen rol aan:
Ga naar Instellingen, dan naar Beheerders en open het onderdeel Rollen.
Kies of je een organisatierol of een communityrol aanmaakt.
Geef de rol een duidelijke naam, bijvoorbeeld "Event Manager".
Vink de rechten aan die bij deze rol horen en sla de rol op.
Je nieuwe rol staat daarna in de lijst wanneer je iemand een organisatierol of communityrol toewijst, zoals hierboven beschreven.
Hoe werken rollen en rechten?
Een rol is een set rechten die je aan een beheerder geeft. Er zijn twee soorten rollen:
Organisatierollen: rechten in het organisatiedashboard, voor de hele organisatie.
Communityrollen: rechten binnen een community, zoals een afdeling of vestiging.
Er zijn twee standaardrollen met een ster: Organisation Admin en Community Admin. Wie zo'n rol krijgt, heeft automatisch alle rechten die beschikbaar zijn. Wil je iemand minder rechten geven, dan maak je een eigen rol aan.
Een beheerder kan meerdere rollen hebben. Aan de vinkjes en kruisjes zie je direct welke rechten iemand heeft.
Je vindt alle beheerders en rollen in de webversie onder Instellingen > Beheerders.
Een organisatierol aanmaken
Ga naar Instellingen > Beheerders en open het onderdeel Rollen.
Klik op + Rol aanmaken naast 'Organisatie rollen'.
Geef de rol bovenin een duidelijke naam, bijvoorbeeld "Academy manager".
Vink de rechten aan die bij deze rol horen en sla de rol op.
Iemand organisatiebeheerder maken
Een rol wijs je toe vanuit het profiel van de medewerker.
Ga in het organisatiedashboard naar Medewerkers en open de medewerker die je beheerder wilt maken.
Aan de rechterkant zie je de organisatie en de communities waar deze medewerker in zit.
Klik op de drie puntjes achter de organisatie.
Kies de rol die je wilt toewijzen: Organisation Admin voor alle rechten, of een eigen organisatierol.
Voorbeelden van organisatierollen
Academy manager: een externe partij maakt de Welkomstpakketten en E-learnings. Met deze rol beheert diegene alleen de Academy, zonder toegang tot de communicatie in communities of tot medewerkersbeheer.
Communicatie manager: heeft alleen toegang tot 'Organisatieberichten beheer' en kan organisatieberichten maken, bekijken en verwijderen. Deze persoon kan bijvoorbeeld niet de huisstijl aanpassen of medewerkers beheren.
Community manager: voert vanuit het organisatiedashboard wijzigingen door in de communities, zoals groepen aanpassen, beheerders aanwijzen en algemene instellingen wijzigen.
HR manager: heeft toegang tot 'Medewerkers beheer' om medewerkers toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen. Eventueel vul je dit aan met 'Organisatiegroep beheer', zodat diegene ook organisatiegroepen kan beheren.
Een communityrol aanmaken
Ga naar Instellingen > Beheerders en open het onderdeel Rollen.
Klik op + Rol aanmaken naast 'Community rollen'.
Geef de rol bovenin een duidelijke naam, bijvoorbeeld "Rooster manager" of "Event manager".
Vink de rechten aan die bij deze rol horen en sla de rol op.
Bij sommige rechten kies je ook hoe ver ze reiken. Een rooster manager kan bijvoorbeeld alleen het rooster voor de eigen functie beheren, of voor alle functies binnen de community.
Iemand communitybeheerder maken
Ga naar de medewerker. Dat kan via Medewerkers in het organisatiedashboard, of via het Collega overzicht in de community.
Aan de rechterkant zie je de organisatie en de communities waar deze medewerker in zit.
Klik op de drie puntjes achter de community en kies Communityrol toewijzen.
Kies de rol: Community Admin voor alle rechten, of een eigen communityrol.
Een voorbeeld: Samuel heeft nog geen beheerdersrechten, maar binnen het Grand Hotel wil je dat hij communitybeheerder wordt. Open Samuel, klik op de drie puntjes achter het Grand Hotel en wijs hem de communityrol toe. Zijn rechten gelden dan alleen voor het Grand Hotel.
Voorbeelden van communityrollen
Rooster manager: een teamleider maakt en wijzigt roosters. Combineer dit met 'Flexchange beheer' als diegene ook dienstwisselingen mag goedkeuren of afwijzen.
Teamleider: beheert collega's ('Collega beheer'), keurt dienstwisselingen goed of af ('Flexchange beheer') en volgt eventueel de onboarding van nieuwe medewerkers ('Onboarding beheer').
Event manager: maakt alleen evenementen aan binnen de community.
Document manager: houdt de documenten in 'Mijn documenten' up-to-date, zoals handleidingen en lijsten. Dat scheelt jou als communitybeheerder veel tijd.
Key-user: vooral in de beginfase helpen key-users met het plaatsen van nuttige berichten op de tijdlijn. Zo gaat de adoptie vaak sneller. Geef deze rol bijvoorbeeld 'Communicatie beheer', zodat diegene berichten als belangrijk kan markeren, berichten kan wijzigen en statistieken kan bekijken.
Kom gerust op de live-chat als we je ergens bij kunnen adviseren of helpen. 👉