In het geval dat je medewerkers handmatig beheert in de Oneteam app, dus zonder een koppeling met een WFM systeem, leggen we je hier uit hoe je ze kunt beheren.

Zodra je als organisatie start met Oneteam heb je de volgende mogelijkheden om medewerkers uit te nodigen of te importeren;

Om meerdere medewerkers in te laden, of bij de start met Oneteam, raden we je aan om een medewerkersbestand te uploaden in Oneteam. Bekijk onderstaande video voor een korte uitleg over het importeren van medewerkers:

Hierin kun je een unieke identifier, naam en achternaam, community / communities, functies, en meer, in een keer inladen per medewerker. Middels het importeren van medewerkers met een csv. bestand is het ook mogelijk om meteen de structuur op te zetten (nieuwe functies en communities). Dat wordt verder in de loop van dit artikel toegelicht.

Je kunt medewerkers alleen importeren en uitnodigen voor de app als organisatiebeheerder in het dashboard van jouw organisatie. Klik op onderstaande knop voor een voorbeeldbestand om medewerkers te importeren.

Om bovenstaand voorbeeldbestand te vinden, en om medewerkers daadwerkelijk uit te nodigen, ga je naar het organisatiedashboard. Om medewerkers uit te nodigen via een .csv bestand ga je binnen het organisatiedashboard naar ‘Medewerkers -> Medewerker uitnodigen -> Medewerkers uitnodigen vanuit .csv bestand’.

Vervolgens kun je de stappen volgen om de medewerkers te importeren, je hebt meerdere controlemomenten om te controleren dat het importeren naar wens gaat.

De medewerkers worden toegewezen aan de community en functie die bij hen is aangegeven via het .csv bestand. Mocht het .csv bestand medewerkers bevatten die al bestaan in Oneteam. Dan zullen wij de communities en functies van de medewerkers wijzigen naar welke zijn aangegeven in het .csv bestand. Je kunt het importeren dus vaker gebruiken, zodat je in één keer meerdere wijzigingen kunt doorvoeren. Daarnaast kun je medewerkers ook importeren zonder ze meteen een uitnodiging te sturen.

In het organisatiedashboard -> medewerkers -> alle, zie je rechtsboven een knop 'medewerkers uitnodigen'. Klik daar op. Dan kun je kiezen uit twee mogelijkheden. In dit geval kies je voor 'medewerkers uitnodigen met een .csv bestand'. Wanneer je daarop hebt geklikt, zie je een stappenplan voor je, zoals te zien in onderstaande afbeelding.

Klik op 'voorbeeldbestand' in het overzicht waar je nu bent, onder 'Upload je .csv bestand'. Je komt dan op onderstaand scherm terecht. Selecteer nu alle velden (ctrl + a) en kopieer ze (ctrl + c). Maak nu een nieuwe spreadsheet aan (bestand (links boven) -> nieuw -> spreadsheet). Klik in het nieuwe spreadsheet eenmaal op de cel A1 en plak het gekopieerde in een nieuwe spreadsheet (ctrl + v). Vul nu, in de nieuwe spreadsheet, de gegevens van je medewerkers in.

Verwijder vervolgens de tweede rij met de uitleg over de kolommen (bijvoorbeeld; Verplicht | Op basis van deze identifier), Als je klaar bent met het invullen van alle gegevens, navigeer je naar bestand (links boven) -> downloaden -> Door komma's gescheiden waarden (.csv, huidig blad).

Keer terug naar Oneteam en klik op 'Start nieuwe import'. Upload het ingevulde .csv bestand bij de stap 'Bestand uploaden'. Je komt nu in de volgende stap terecht, 'In kaart brengen'. Stem hier de juiste kolommen overeen met de juiste waarden in Oneteam. Als je ons voorbeeldbestand gebruikt, geldt het dat elke term in het .csv bestand overeen stemt met de term in Oneteam. Het komt er dus zo uit te zien.

Navigeer na deze stap rechtsboven naar 'Controleer acties' en indien correct, naar 'start importeren'.

In het volgende (onderstaande) scherm kun je aangeven of de medewerkers direct al uitgenodigd dienen te worden en/of dat ze het welkomstpakket dienen af te ronden. Wanneer deze medewerkers zijn geïmporteerd, zijn ze (als je dat niet hebt aangevinkt in het 'toewijzen' scherm, zie onderstaande afbeelding links boven) nog niet meteen uitgenodigd voor Oneteam. Als je de 'structuur' nog niet hebt ingericht in Oneteam, kies je bij het 'toewijzen' scherm -nieuwe community- en -nieuwe functie- om deze meteen aan te maken.

Als medewerkers zijn geïmporteerd, maar nog niet zijn uitgenodigd, lees dan hieronder verder.

Wanneer de medewerkers zijn geïmporteerd, of de integratie met een WFM al staat, maar nog niet zijn uitgenodigd voor Oneteam, kun je ze uitnodigen door op de grote knop 'Verstuur uitnodigingsmails naar x werknemers' te klikken. Deze is te vinden bij werknemers -> niet uitgenodigd. Op dat moment zullen alle eerder geïmporteerde werknemers uitgenodigd worden voor Oneteam via de e-mailadressen die in het systeem werden ingeladen. Hieronder een foto van hoe die knop eruit ziet.

Ben je recent gestart en importeer je medewerkers voor het eerst? Zorg ervoor dat je een introductieplan hebt gemaakt waarin je de medewerkers voorbereidt op de veranderingen en hoe ze de app het beste kunnen gebruiken. We zien dat de medewerkers dan veel sneller gewend zijn aan deze veranderingen. Klik op onderstaande knop voor meer informatie over de introductie.

Waar een groot aantal medewerkers toevoegen gemakkelijker gaat via de import met een .csv bestand kunnen medewerkers natuurlijk ook handmatig worden toegevoegd. Bekijk onderstaande video voor een korte uitleg over het handmatig uitnodigen van medewerkers:

Dit doe je binnen het organisatiedashboard via ‘Medewerkers > Medewerkers uitnodigen > Handmatig uitnodigen’. Onderstaand scherm komt dan naar voren.

Vul hierin de benodigde gegevens in en klik op 'Optioneel' om deze nieuwe medewerker eventueel een unieke identifier te geven. Dit is doorgaans bijvoorbeeld het personeelsnummer en deze zou je toe moeten kennen als je dit ook tijdens de .csv import gedaan hebt. Klik vervolgens op 'Permissies' als je deze nieuwe medewerker een specifieke rol wilt geven binnen de organisatie.

Het is ook mogelijk om een QR code te sturen (via whatsapp of mail) naar nieuwe medewerkers, hier krijgen zij dan vervolgens de mogelijkheid om zelf hun voornaam, achternaam, email adres, community en functie aan te geven.

Bekijk onderstaande video voor een korte uitleg over hoe deze QR code, of uitnodiging link werkt:

Nadat de medewerker het formulier heeft ingevuld krijgt de verantwoordelijke beheerder een notificatie om deze medewerker toe te laten aan de eerder gekozen community. Daarna zal de medewerker automatisch een mail ontvangen met de inloggegevens.

Neem bij vragen of opmerkingen gerust contact met ons op via onze live-chat! 👉