In ons rollen- en rechten systeem heb je zelf in de hand welke rollen en rechten een medewerker of beheerder krijgt. Je kan dus iemand alleen rechten geven om de Academy te beheren in het organisatiedashboard, of alleen rechten om het rooster te beheren binnen een community.
Hoe werkt het?
Voor een overzichtelijke uitleg hoe dit werkt, en hoe je deze rollen aan kunt maken, raden we je aan om onderstaande video te bekijken. Verder in het artikel worden ook een aantal voorbeelden behandeld van organisatierollen en communityrollen. Bekijk onderstaande video voor een korte uitleg over de rechten en beheerdersrollen:
Aanmaken nieuwe beheerders en rollen:
Om beheerders specifieke rechten te geven zal er eerst een aparte rol hiervoor aangemaakt moeten worden. Je kunt specifieke rechten geven binnen de organisatie (Organisatierol) of binnen een afzonderlijke community (Communityrol). Om als organisatiebeheerder deze rollen aan te maken ga je naar het organisatiedashboard en vervolgens klik je op 'Beheerders'. Onderstaand is wat je te zien krijgt;
Organisatierol aanmaken:
Zoals je ziet kun je hier twee verschillende rollen aanmaken. Wil je een 'Organisatierol' aanmaken, dan klik je op + Rol aanmaken naast 'Organisatie rollen' en vervolgens kun je een rol maken waarin bijvoorbeeld een medewerker in het organisatiedashboard alleen de Academy kan beheren. Een dergelijke rol kun je bijvoorbeeld 'Academy manager' noemen;
Vervolgens zou je deze rol toe kunnen wijzen aan een persoon naar keuze die in het organisatiedashboard zit. Hiervoor zou je naar 'Beheerders' moeten gaan en klik je op '+ Beheerder toevoegen'. Kies een organisatiebeheerder, of meerderen, die je een specifieke rol wilt geven en klik op 'Selecteer beheerders'. Vervolgens kun je een specifieke rol toewijzen, dit ziet er als volgt uit;
Belangrijk om te weten is dat beheerders meerdere rollen kunnen hebben. Je kunt dan vervolgens bij de kruisjes en vinkjes zien welke rechten deze beheerder heeft.
Klik je op 'Organisation Admin' (met de ster), dan krijgt een organisatiebeheerder automatisch alle rechten die beschikbaar zijn.
Voorbeelden van Organisatierollen;
Academy Manager: het zou kunnen voorkomen dat een externe partij in een organisatie de onboarding (welkomstpakket) en E-learning modules aanmaakt. We kunnen ons voorstellen dat het ongewenst is dat deze persoon ook toegang heeft tot alle communicatie in de communities of de mogelijkheid heeft om medewerkers te beheren.
Communicatie Manager: In een dergelijk geval kan bijvoorbeeld gekozen worden voor enkel de toegang tot het 'Organisatieberichten beheer', hierin zou men alleen organisatieberichten kunnen maken, bekijken en verwijderen. Men kan dan bijvoorbeeld niet de huisstijl beheren of medewerkers toevoegen/verwijderen in 'Medewerker beheer'.
Community Manager: Het zou gewenst kunnen zijn dat beheerders vanuit de organisatie alleen de rechten zouden moeten hebben om vanuit het organisatiedashboard in de verschillende communities wijzigingen door te voeren. Denk hierbij aan het aanpassen van de groepen binnen deze communities, maar ook het aanwijzen van beheerders en het aanpassen van algemene instellingen binnen de communities.
HR Manager: Mogelijk is het alleen gewenst dat medewerkers werkzaam op de HR-afdeling toegang krijgen tot het 'Medewerkers beheer' waar men medewerkers kan toevoegen, wijzigen en verwijderen. Je kunt er ook voor kiezen om ze ook toegang te geven tot bijvoorbeeld 'Organisatiegroep beheer', omdat het bijvoorbeeld gewenst kan zijn dat ze ook de mogelijkheid hebben organisatiegroepen aan te maken, te wijzigen of te verwijderen.
Community rol aanmaken
Naast 'Organisatierollen' kun je ook rollen aanmaken specifiek voor in een community, doorgaans bijvoorbeeld de afdelingen/vestigingen binnen een organisatie. Je maakt deze rollen aan door naar 'Beheerders' te gaan in het organisatiedashboard en vervolgens naar 'Rollen'. Hier zie je 'Organisatie rollen' en 'Community rollen' staan.
Klik vervolgens op '+ Rol aanmaken' en je krijgt onderstaand scherm te zien;
Het is hierin mogelijk om specifiek binnen een community bijvoorbeeld de flexchange-aanvragen te beheren, maar ook het rooster en/of de mogelijkheid om berichten als belangrijk te markeren ('Communicatie beheer'). In bovenstaand voorbeeld gaan we een rooster manager aanmaken. Je hebt ook de mogelijkheid om deze rooster manager alleen wijzigingen door te laten voor voor hun functie of alle functies binnen een community. Selecteer de rollen naar wens en vul bovenin het scherm een geschikte naam in voor deze rol.
Vervolgens ga je vanuit het organisatiedashboard naar de betreffende community waarin een Rooster manager aangewezien dient te worden. In de community kun je vervolgens naar 'Community instellingen' gaan (onderste knop in de linkerbalk binnen de community. Ga vervolgens naar 'Beheerders' en klik op '+ Beheerder toevoegen'. Selecteer vervolgens de beoogde beheerder(s) van het rooster zoals in onderstaande afbeelding weergegeven;
Hierna kun je de rol selecteren die deze persoon dient te krijgen. Je ziet direct aan de rechterzijde welke onderwerpen onder het beheer komen van de geselecteerde persoon;
Je kunt medewerkers ook meerdere rollen geven, het aantal vinkjes in bovenstaand scherm zal dan automatisch uitgebreid worden. Klik je op 'Community Admin' (met de ster), dan krijgt een medewerker automatisch alle rechten die beschikbaar zijn.
Voorbeelden van Communityrollen;
Rooster Manager: Je zou bijvoorbeeld een teamleider binnen een community specifiek de rechten kunnen geven om ook roosters voor de medewerkers aan te maken en/of te wijzigen. Eventueel kun je dit ook combineren met 'Flexchange beheer', als je zou willen dat deze persoon ook dienstwisselingen kan goedkeuren of afkeuren.
Teamleider: Zoals in bovenstaand voorbeeld aangegeven zijn er meerdere opties mogelijk. Teamleiders kun je bijvoorbeeld verantwoordelijk maken voor 'Collega beheer', het kunnen toevoegen en verwijderen van medewerkers en 'Flexchange beheer', het kunnen goedkeuren of weigeren van dienstwisselingen. Ook 'Onboarding beheer', om de statistieken hiervan te bekijken en medewerkers op te kunnen volgen, zou een mogelijke toevoeging kunnen zijn.
Document manager: Je kunt ook een aparte medewerker aanwijzen om de documenten te beheren in 'Mijn documenten' voor jouw community. Dit bespaart je als communitybeheerder veel tijd om alle handleidingen, lijsten en andere belangrijke informatie up-to-date te houden.
Key-user: Vooral in de beginfase bij het gebruik van de app loont het om een aantal zogenaamde 'key-users' aan te wijzen die nuttige informatie plaatsen op de tijdlijn. We zien vaak dat de adoptie sneller gaat en de medewerkers sneller betrokken zullen zijn. Een dergelijke werknemer zou je dan bijvoorbeeld alleen de mogelijkheid kunnen geven om berichten als belangrijk te markeren, berichten te wijzigen, om statistieken hiervan te bekijken en om communitygroepen te beheren ('Communicatie beheer').
Heb je vragen over het toewijzen van rollen en rechten aan de medewerkers, of wil je graag advies over hoe je het in kan richten binnen jouw organisatie, schroom dan niet om contact met ons op te nemen via de live-chat! 👉