Sinds begin augustus krijgt elke medewerker in Oneteam een manager op het profiel. Daarmee is in één oogopslag duidelijk wie waar verantwoordelijk voor is en het vormt de basis voor functionaliteit die op de leidinggevende leunt, zoals Performance Reviews.
Een manager wijs je niet toe aan een hele community en ook niet aan een hele functiegroep, maar aan de combinatie van die twee. Denk aan de manager van Kassamedewerkers in Amsterdam. Omdat een medewerker in meerdere communities en functiegroepen kan zitten, geef je met een primaire community en een primaire functiegroep aan welke combinatie leidend is. Als organisatiebeheerder bepaal jij hoe dit is ingericht.
Wat is een primaire community en primaire functiegroep?
De meeste medewerkers horen bij één community en hebben één functiegroep. Voor hen valt er niets te kiezen. Maar zodra iemand op twee locaties werkt of twee functies heeft, moet Oneteam weten welke combinatie de thuisbasis is. Dat is de primaire toewijzing.
De primaire community is de community die leidend is voor deze medewerker.
De primaire functiegroep is de functiegroep die leidend is voor deze medewerker.
Een medewerker heeft maximaal één primaire community en maximaal één primaire functiegroep. Stel je een nieuwe primaire toewijzing in, dan vervalt de vorige automatisch.
Oneteam kijkt naar het snijpunt van de primaire community en de primaire functiegroep en neemt de manager die daar is ingesteld over op het profiel van de medewerker. Is er voor die combinatie geen manager ingesteld, dan blijft het managerveld leeg. Oneteam gaat dan niet zelf op zoek naar een alternatief, zodat je altijd kunt zien waar nog iets ontbreekt.
Hoe Oneteam de primaire toewijzing automatisch bepaalt
Je hoeft niet elke medewerker handmatig langs. Oneteam vult de primaire toewijzing zelf in op deze momenten:
Bij de eenmalige omzetting naar deze nieuwe werkwijze. Medewerkers met precies één community kregen die community als primair, medewerkers met precies één functiegroep kregen die functiegroep als primair. Bij medewerkers met meerdere communities of functiegroepen is de primaire toewijzing leeg gelaten, omdat Oneteam niet kan weten welke leidend is.
Bij het aanmaken van een nieuwe medewerker, als die medewerker maar één community of één functiegroep heeft.
Bij het toevoegen van een community of functiegroep aan iemand die er nog geen had. Die eerste wordt dan meteen de primaire.
Bij het verwijderen van een primaire toewijzing. Heeft de medewerker daarna nog een andere community of functiegroep, dan verhuist de primaire markering daarnaartoe.
Verandert de primaire community of functiegroep, dan haalt Oneteam de manager opnieuw op bij de nieuwe combinatie. Heb je bij een medewerker zelf een manager ingevuld, dan blijft die manager staan. Een handmatige keuze wordt nooit overschreven door een automatische.
Een primaire community of functiegroep instellen
Bij medewerkers met meerdere communities of functiegroepen stel je zelf in welke primair is. Dat doe je op het profiel van de medewerker.
Ga in het dashboard naar Medewerkers en open het profiel van de medewerker.
Ga naar het overzicht met de communities en functiegroepen van deze medewerker.
Stel bij de juiste community in dat deze primair is.
Doe hetzelfde bij de juiste functiegroep.
Sla je wijziging op.
Zodra beide primaire toewijzingen bekend zijn, vult Oneteam de manager van die combinatie in op het profiel. Stond er al een handmatig gekozen manager? Dan blijft die staan.
Een manager toewijzen aan een functiegroep binnen een community
De manager stel je in op de functiegroep, binnen de community waar je op dat moment werkt. Zo kan dezelfde functiegroep in Amsterdam een andere manager hebben dan in Rotterdam.
Ga naar de community > Community-Instellingen > Functiegroepen.
In het overzicht zie je per functiegroep wie de manager is en bij welke functiegroepen nog geen manager is ingesteld.
Maak een nieuwe functiegroep aan of bewerk een bestaande.
Vul bij Manager de medewerker in die de manager van deze groep wordt.
Sla je wijziging op.
Bij het opslaan vraagt Oneteam of je deze manager ook wilt doorvoeren bij de medewerkers die nu al in deze functiegroep en community zitten. In dat venster zie je precies wat er gebeurt:
Je ziet hoeveel medewerkers deze manager overnemen. Dat zijn de medewerkers die nog geen manager hebben, of die hun manager eerder automatisch hebben overgenomen.
Heeft een deel van de medewerkers een handmatig ingestelde manager, dan zie je hoeveel dat er zijn. Deze medewerkers worden standaard overgeslagen, zodat je bewuste keuzes niet per ongeluk kwijtraakt.
Wil je die handmatige keuzes toch overschrijven, dan vink je dat expliciet aan in hetzelfde venster.
In dit scherm zie je bij een medewerker een label wanneer deze functiegroep en de community die je nu bekijkt voor hem of haar primair zijn. Zo weet je vooraf voor wie deze manager echt gaat gelden.
De manager van één medewerker aanpassen
Soms wijkt iemand af van de standaard. Je kunt daarom per medewerker een manager instellen, wijzigen of leegmaken.
Open het profiel van de medewerker.
Ga naar het managerveld.
Kies de medewerker die manager wordt. Je kunt iedereen binnen de organisatie selecteren.
Sla je wijziging op. Wil je juist geen manager vastleggen, dan maak je het veld leeg.
Een manager die je hier zelf invult, geldt als een handmatige keuze. Die blijft staan als de primaire community of functiegroep later verandert, en wordt bij het doorvoeren van een groepsmanager standaard overgeslagen.
Wie dit mag doen:
Als organisatiebeheerder kun je de manager op alle profielen instellen.
Als communitybeheerder kun je de manager instellen bij medewerkers die lid zijn van de community waarin je die rechten hebt.
Manager en team op het profiel
Op een profiel zie je nu wie de manager is, ook als dat veld nog leeg is. Heeft iemand medewerkers die aan hem of haar rapporteren, dan staan die eronder in een lijst. Klik op een naam om direct naar dat profiel te gaan.
Medewerkers zien op hun eigen profiel hun manager en de medewerkers die aan hen rapporteren.
Als organisatiebeheerder zie je dit op alle profielen.
Als communitybeheerder zie je dit bij de medewerkers uit jouw community.
Managers terugvinden in het medewerkersoverzicht
Het medewerkersoverzicht is uitgebreid, zowel op organisatieniveau als op communityniveau. Als beheerder heb je er deze kolommen bij:
Manager, met naam en profielfoto
Toegevoegd op
In dienst
Uit dienst
Laatst actief
De kolom met telefoonnummers is verdwenen en lange communitynamen worden afgekort, zodat de tabel leesbaar blijft. Beweeg je muis over een afgekorte naam om die volledig te zien. Past het overzicht niet op je scherm, dan scroll je horizontaal. Je kunt daarnaast filteren op manager, zodat je in één keer alle medewerkers van een bepaalde leidinggevende ziet.
Werk je met een koppeling?
Haalt jouw organisatie medewerkers uit een koppeling met een HR of planningssysteem, dan kan de manager uit dat systeem komen. In dat geval bepaalt de koppeling de manager en stel je die niet in Oneteam in. De managerinstelling op de functiegroep is dan niet zichtbaar, zodat er geen verwarring ontstaat over welke bron leidend is.
Wil je controleren wat de koppeling doorgeeft? Ga naar Instellingen en daarna Koppeling, en bekijk de externe gebruikers. Daar zie je per gebruiker welke manager wordt meegegeven en aan welke medewerker in Oneteam die manager is gekoppeld.
Wat gebeurt er als een manager uit dienst gaat?
Wordt het account van een manager gedeactiveerd, dan maakt Oneteam het managerveld leeg bij alle medewerkers die deze persoon als manager hadden. Zo blijft er nooit een inactieve leidinggevende in je gegevens staan.
Tip: loop na een deactivering het medewerkersoverzicht na op lege managervelden. Stel op de betreffende functiegroep een nieuwe manager in, dan nemen de medewerkers die over.
Kom gerust op de live-chat als we je ergens bij kunnen adviseren of helpen. 👉