Dit artikel is het vervolg op Structuur opzetten in Oneteam. Daarin zag je hoe je communities (je locaties) en organisatiegroepen (groepen over de locaties heen) opzet. In dit artikel gaan we een stap verder: hoe bepaal je met de doelgroepbepaling precies wie wat ziet?
Als organisatiebeheerder bepaal je met de combinatie van communities en functies wie welke berichten, formulieren, evenementen en trainingen te zien krijgt. Bekijk ook de video hieronder voor een korte uitleg.
Waarom functies belangrijk zijn
Met communities bereik je iedereen op een locatie. Maar soms wil je mensen samenbrengen op basis van wat ze doen, niet waar ze werken.
Een voorbeeld: je wilt alle managers in één groep Hotelmanagement. De ene manager werkt in het City Hotel, de andere in het Grand Boutique hotel. Met functies breng je ze toch samen in één groep, ongeacht hun locatie.
Functies instellen
Ga in het organisatiedashboard naar Instellingen.
Klik op Structuur en ga naar Functies.
Voeg de functies binnen je organisatie toe, bijvoorbeeld Hotelmanagement, Front office, Housekeeping, F&B en Technische dienst.
Werk je met een koppeling of een import? Dan worden functies automatisch aangemaakt.
Hoe werkt de doelgroepbepaling?
Met de doelgroepbepaling kies je wie iets te zien krijgt. Maak je bijvoorbeeld een organisatiegroep aan, dan kies je bij Doelgroep de functie Hotelmanagement. Alle medewerkers met die functie komen dan automatisch in de groep.
Je kunt filteren op:
Community: bijvoorbeeld alle hotels, maar niet de support offices.
Functie: bijvoorbeeld alleen Hotelmanagement.
Een combinatie: bijvoorbeeld alleen Front office in het City Hotel.
💡 Werk zoveel mogelijk met communities en functies in plaats van losse namen. Komt er een nieuwe medewerker bij, dan krijgt die automatisch de juiste content te zien.
Doelgroepbepaling in het hele platform
De doelgroepbepaling werkt niet alleen bij groepen, maar door het hele platform. Zo ziet iedere medewerker alleen wat voor hem of haar van toepassing is. Een paar voorbeelden:
Formulieren: een formulier voor Gevonden voorwerpen is alleen relevant in de hotels. Vink alle communities aan en vink de support offices uit. Een IT-verzoek is juist bedoeld voor kantoor en niet voor de werkvloer.
Evenementen: een BHV-training is alleen voor medewerkers met een BHV-rol. Een training voor klantcontact zet je open voor de customer-facing functies, zoals Hotelmanagement en F&B.
Academy: in een welkomstpakket voor het City Hotel zijn de eerste onderdelen voor iedereen. Daarna volgt een onderdeel dat alleen voor Front office geldt, want Housekeeping heeft een eigen onboarding.
Wil je binnen één locatie een bericht alleen aan een bepaald team richten, zoals Housekeeping? Gebruik dan een communitygroep. Lees meer in Communitygroepen aanmaken en gebruiken.
Tip: zet je structuur eerst op een rij
Stel jezelf drie vragen:
Welke communities, oftewel locaties, heb ik?
Welke organisatiebrede groepen wil ik? Bedrijfsnieuws is bijvoorbeeld voor iedereen.
Welke functies heb ik? Die heb je nodig voor bijvoorbeeld een managersgroep.
De combinatie hiervan bepaalt wie wat ziet in Oneteam.
Kom gerust op de live-chat als we je ergens bij kunnen adviseren of helpen. 👉