In dit artikel kun je meer informatie vinden over het organisatiedashboard en hoe deze in de praktijk werkt. We zullen de verschillende functionaliteiten binnen dit dashboard behandelen en je kunt dit artikel gebruiken om te sturen naar andere organisatiebeheerders die meer informatie nodig hebben over onze app.

Bekijk onderstaande video als je nieuw bent als organisatiebeheerder.

In het geval dat (nieuwe) organisatiebeheerders nog niet eerder met Oneteam hebben gewerkt, kun je ook onze website delen. Op die manier kunnen zij een goed beeld krijgen van wat Oneteam doet en wat het inhoudt.

Je kunt het organisatiedashboard zien als het overkoepelende systeem boven de communities en andere tijdlijnen die in de app beschikbaar zijn. Hierin heb je veel mogelijkheden om te communiceren met de medewerkers binnen de communities en organisatiegroepen. Zodra je als organisatiebeheerder voor het eerst inlogt op de web versie van Oneteam kun je direct een tour volgen die kort uitlegt hoe iedere functionaliteit werkt.

Het eerste tabje wat je ziet zodra je inlogt omvatten de 'Statistieken'. Hier kun je gegevens vinden wat betreft je medewerkers, de communicatie, Flexchange, welkomstpakket, en E-learning.

Als eerste; statistieken over je medewerkers. Zoals in onderstaande afbeelding weergegeven kun je hier zien hoeveel medewerkers er uitgenodigd zijn, hoeveel er daadwerkelijk geregistreerd zijn (de app hebben gedownload) en hoeveel nog niet. Deze data geeft ons een adoptie percentage. Dit is het percentage wat weergeeft hoeveel medewerkers geregistreerd zijn ten opzichte van de uitgenodigde medewerkers.

Zoals je ziet kun je hierin ook een filter toepassen bij 'Alle communities' rechtsboven in het scherm. Hier kun je ook specifieke communities selecteren om daar de data van te bekijken. Als je in het scherm iets naar beneden gaat kun je op periode filteren en zal deze keuze weergegeven worden in grafieken.

Dezelfde mogelijkheden heb je bij Communicatie. Hierin krijg je de gegevens te zien zoals weergegeven in onderstaande afbeelding;

Hierin kun je zien hoeveel berichten er zijn geplaatst in de geselecteerde periode, net als het aantal 'high fives' (likes), reacties en verzonden chatberichten. Als je in het scherm iets naar beneden gaat kun je op periode filteren en zal deze keuze weergegeven worden in grafieken.

Optioneel: Hierna volgen de statisieken van Flexchange. Hierin kun je het aantal geplaatste diensten zien van medewerkers, het aantal overnames en de gemiddelde tijd die deze overnames nodig hadden. Hierdoor krijg je meer inzicht over hoeveel tijd je bespaard hebt dankzij deze gegevens. Hoe de Flexchange inhoudelijk werkt is vooral belangrijk voor de communitybeheerders en de medewerkers. Iedereen binnen een community kan een dienst plaatsen die een medewerker, afhankelijk naar wie een dienstvoorstel verstuurd is, kan accepteren. Vervolgens krijgt de communitybeheerder altijd nog de mogelijkheid deze dienstwissel te weigeren of te accepteren.

Optioneel: Na de Flexchange worden de statistieken van het welkomstpakket weergegeven. Hierin kun je precies zien welke medewerkers nog niet zijn begonnen, wie bezig zijn met het welkomstpakket, wie het hebben afgerond en welke medewerkers de deadline hebben overschreden.

Optioneel: Als laatste worden de statistieken van de e-learning weergegeven. Deze statistieken bieden dezelfde informatie als die van het welkomstpakket, maar zijn specifiek gericht op de e-learning modules die beschikbaar zijn voor medewerkers.

Het volgende tab omvat de 'Communicatie' binnen het platform. Hierin hebben twee belangrijke onderwerpen; 'Organisatieberichten' en 'Organisatiegroepen'. Je kan een bericht plaatsen onder de naam van je organisatie. Dit heet een 'organisatiebericht'. Dit bericht is zichtbaar voor alle medewerkers (alle communities en functies) of specifieke communities en/of functies.

Organisatiegroepen zijn groepen die niet specifiek onder een community/locatie vallen. Hier kun je dus informatie delen met specifieke groepen (of iedereen) binnen de organisatie. Hierbij kun je denken aan specifieke groepen voor bijvoorbeeld locatiemanagers, koffiepraat en algemeen bedrijfsnieuws.

Klik op onderstaande button om naar een uitgebreider artikel te gaan die uitlegt hoe organisatieberichten en community groepen precies werken;

Binnen de Academy hebben we een specifieke onboarding module om een welkomstpakket voor nieuwe medewerkers te maken en kunnen we korte trainingen (E-Learning module) maken voor alle medewerkers.

Het welkomstpakket

In het welkomstpakket is het mogelijk om medewerkers bij de start van hun dienstverband alvast op de hoogte brengen van belangrijke onderwerpen binnen jullie organisatie. Hierbij kun je denken aan een introductiefilmpje van de leidinggevende, maar ook aan het delen van belangrijke huisregels en functie specifieke informatie. Je kunt welkomstpakketten maken voor verschillende, of alle, communities en je kunt ook specificeren op functieniveau. Het is hierin gebruikelijk om specifieke welkomstpakketten te maken over de gehele organisatie, de locatie/community waar men komt te werken en over de eigen functie. Deze pakketten kun je 'gefaseerd' sturen naar de nieuwe medewerker, zodat ze niet alles op de eerste dag hoeven door te lopen. Medewerkers kunnen het welkomstpakket alleen op hun telefoon maken.

Klik op de onderste knop als je wilt weten hoe je een welkomstpakket maakt. Je kunt hierin ook eventueel geschikte voorbeelden vinden die jullie organisatie kunnen gebruiken.

E-Learning

Binnen onze E-Learning functionaliteit kun je korte trainingen maken voor de medewerkers. Denk hierbij aan de omgang met nieuwe regels omtrent winkelend personeel, nieuwe artikelen die in de aanbieding komen volgende week of over de omgangsregels in de Oneteam app. Binnen deze functionaliteit is het net als bij het welkomstpakket mogelijk te filteren op de doelgroep, zodat je specifieke trainingen kunt sturen afhankelijk van de community of functie die men heeft. Daarnaast is het ook mogelijk een deadline vast te stellen wanneer de training afgerond dient te zijn, medewerkers zullen een melding krijgen naarmate de deadline dichterbij komt.

Klik op de onderste knop als je wilt weten hoe je een E-Learning module maakt. Je kunt hierin ook eventueel geschikte voorbeelden vinden die jullie organisatie kunnen gebruiken.

De Evenementen functionaliteit geeft jou als organisatiebeheerder de mogelijkheid om een teamborrel, offline trainingen of ander evenement in te plannen. Dit evenement wordt dan zichtbaar voor de medewerkers binnen de kalender binnen de app en krijgt zelfs een eigen tijdlijn en een gastenlijst (die je kunt exporteren).

Klik op onderstaande knop om meer over deze functionaliteit te weten te komen;

Met Oneteam kun je gemakkelijk en effectief feedback ontvangen van jouw medewerkers en deze analyseren. Wij hebben templates die je kant en klaar kunt gebruiken om belangrijke zaken zoals medewerkersbetrokkenheid, tevredenheid, loyaliteit en onboarding ervaring te meten.

Naast de templates, kun je ook zelf een enquête samenstellen. De resultaten van de enquêtes komen in een overzichtelijke samenvatting, waarin je ook de mogelijkheid hebt om de resultaten uit te draaien, te vergelijken en te analyseren. Klik op de onderstaande knop om meer te weten te komen over enquêtes.

Met de functionaliteit 'Formulieren' ben je in staat om allerlei informatiestromen te standaardiseren en om werkprocessen efficiënter te maken. Je hebt een direct overzicht over alle ingediende formulieren, je kunt statussen toevoegen en kun je de resultaten exporteren of sturen naar andere HR systemen.

Ook zitten in deze functionaliteiten meer dan dertig templates om te gebruiken zodat je gelijk van start kunt. Denk bijvoorbeeld aan een 'Vraag HR'-, 'Incident melden'- en 'Reiskosten' formulier. Ook zou je formulieren omtrent het aanvragen van werkkleding, vakantiedagen en ouderschapsverlof via deze functie kunnen beheren. Klik op de onderstaande knop om meer te leren over deze functionaliteit;

Met de functionaliteit 'Mijn documenten' heb je als organisatiebeheerder of communitybeheerder de mogelijkheid om belangrijke bestanden te ordenen in een mappenstructuur op basis van communities of functies naar wens.

Bij het aanmaken van een map heb je de mogelijkheid om alleen specifieke communities en/of functies toegang te geven tot deze map. Als organisatiebeheerder heb je de mogelijkheid om alle communities hier te selecteren, waar een communitybeheerder alleen de eigen community kan selecteren. Medewerkers, zonder beheerdersrol, hebben niet de mogelijkheid om bestanden hier te uploaden. Klik op de onderstaande knop om meer te lezen over documentbeheer.

Onder het tabje medewerkers heb je de mogelijkheid om meer informatie te vinden over welke medewerkers nog niet zijn aangemeld en/of inactief/actief zijn.

Ook heb je hier de mogelijkheid om medewerkers uit te nodigen. Klik op onderstaande button om meer informatie te krijgen over het beheren van medewerkers;

Als je organisatiebeheerder bent kun je ook huidige medewerkers beheerder maken van de organisatie en/of van een community.

Hiernaast heb je ook de mogelijkheid om meer specifieke rechten te geven aan medewerkers en beheerders. Hiervoor kunnen specifieke rollen aangemaakt worden die je op basis van functie automatisch kunt toewijzen.

Klik op onderstaande knop om meer informatie te krijgen over het beheren van de beheerders;

Om de structuur in het Oneteam platform te bepalen adviseren wij vaak om de huidige structuur (organogram) te dupliceren in de app. Simpel gezegd zou je ook kunnen kijken naar de communicatiestromen; dus wie zou er met wie moeten communiceren.

Het is mogelijk om communities aan te maken (vaak de locaties of afdelingen) en specifieke groepen binnen deze communities (bijvoorbeeld de verschillende teams en/of functies). Daarnaast kun je ook organisatiegroepen aanmaken, dit zijn groepen die je boven de communities met elkaar kunnen communiceren. Voor een meer uitgebreid artikel over de structuur in het platform kun je op onderstaande button klikken voor meer informatie.

Het laatste tab in het organisatiedashboard geeft je opties om de instellingen van de organisatie aan te passen. Zo kun je bijvoorbeeld het thema aanpassen van de organisatie, hierin kun je de hoofdkleur aanpassen maar ook de kleur van de knoppen en de links in de app.

Daarnaast is het mogelijk om een header afbeelding toe te voegen, scroll naar beneden in bovenstaand scherm om een voorbeeld te zien hoe het voor de gebruikers weergegeven wordt.

Verdere opties zijn het aanpassen van de organisatie taal, mits dit nodig is, en het beheren van de snelkoppelingen. Dit is een belangrijk aspect van de app, omdat je hiermee de mogelijkheid hebt om alle benodigde informatie voor de medewerkers in Oneteam te krijgen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een snelkoppeling met een link naar het systeem waar de medewerkers de salarisstroken kunnen vinden of waar ze verlof aan kunnen vragen.

Klik op onderstaande knop om een uitleg te krijgen over de communities en hoe de functionaliteiten in de app werken;

Neem bij vragen of opmerkingen gerust contact met ons op via onze live-chat! 👉

Je vind deze functionaliteit in het laatste knopje in het organisatiedashboard. Ook kun je via de 'Help Center' knop artikelen vinden met antwoorden op je vragen.