Een goed welkomstpakket helpt medewerkers snel op weg. Het zorgt voor duidelijkheid, betrokkenheid en minder vragen in de eerste periode.
Denk eerst na over de doelgroep
Niet iedere medewerker heeft dezelfde onboarding nodig.
Een welkomstpakket voor iedereen die je uitnodigt is iets anders dan een welkomstpakket voor nieuwe medewerkers.
Door dit onderscheid te maken, blijft je onboarding overzichtelijk en relevant.
Welkomstpakket voor bestaande medewerkers
Wanneer je Oneteam introduceert bij medewerkers die de organisatie al kennen, hoeft het welkomstpakket niet uitgebreid te zijn.
Tips:
Focus op het gebruik van Oneteam.
Vermijd een volledige organisatie-introductie.
Houd het kort en praktisch.
Voorbeeldinhoud:
Welkom bij Oneteam.
Waar gebruik je Oneteam voor?
Afspraken over communicatie.
Waar vind je nieuws, chat en documenten?
👉 Op deze manier voorkom je dat huidige medewerkers afhaken met de gedachte dat zij de organisatie en hun functie al kennen.
De focus ligt op het gebruik van Oneteam, niet op herhaling van bekende informatie.
Welkomstpakket voor nieuwe medewerkers
Nieuwe medewerkers zijn nieuw in de organisatie én nieuw op Oneteam.
Voor hen is een uitgebreider welkomstpakket waardevol.
Tips:
Combineer organisatie-informatie met uitleg over Oneteam.
Bouw het pakket stap voor stap op.
Gebruik extra context en voorbeelden.
Voorbeeldinhoud:
Welkom bij de organisatie.
Geschiedenis, visie en kernwaarden.
Introductie van Oneteam.
Praktische informatie voor de eerste weken.
Werk met een vaste structuur
Een duidelijke structuur helpt medewerkers om informatie sneller te vinden.
Een veelgebruikte indeling bestaat uit drie onderdelen:
1. Leerpakket voor de hele organisatie
Welkom bij (naam organisatie).
Geschiedenis van de organisatie.
Visie en kernwaarden.
2. Leerpakket per community of locatie
Over ons.
Huisregels.
Werkkleding.
Praktische informatie, zoals noodprocedures en aanspreekpunten.
3. Leerpakket per functie
Eerste werkdag (checklist).
Introductie van het team.
Functiegerichte documenten.
Gebruik AI om sneller te starten
Met AI kun je snel voorbeeldmodules genereren op basis van bestaande informatie.
Denk aan een personeelshandboek, interne documenten of beleidsstukken.
Voordelen van AI-generatie:
Je hoeft niet vanaf nul te beginnen.
Inhoud sluit aan op bestaande informatie.
Je krijgt een eerste opzet die je kunt aanpassen.
AI als handleiding, niet als eindproduct
Zie AI-content als een startpunt.
Goede aanpak:
Gebruik AI om een voorbeeldmodule te maken.
Controleer of de inhoud klopt en actueel is.
Pas de tone of voice aan naar jouw organisatie.
Verwijder overbodige of dubbele informatie.
Zo blijft de onboarding herkenbaar en betrouwbaar.
Praktisch voorbeeld
Voorbeeld:
Upload of gebruik tekst uit het personeelshandboek.
Laat AI hier een “Welkom bij de organisatie”-module van maken.
Gebruik deze module als basis voor:
Organisatie-introductie.
Praktische afspraken.
Veelgestelde vragen.
Deze module kun je vervolgens hergebruiken of verder verfijnen.
Houd het welkomstpakket compact
Een te uitgebreid pakket werkt averechts.
Beperk daarom bewust de lengte en opbouw.
Beperk het aantal modules
Advies:
Gebruik maximaal 8 modules per welkomstpakket.
Zo voorkom je dat medewerkers worden overspoeld bij het openen van het overzicht.
Gebruik de juiste afbeeldingen
Afbeeldingen bepalen mede hoe overzichtelijk het pakket oogt.
Tips:
Gebruik bij voorkeur horizontale afbeeldingen.
Deze nemen minder verticale ruimte in op het scherm.
Houd pakketlengte en namen duidelijk
Duidelijke namen helpen medewerkers sneller vinden wat ze zoeken.
Advies:
Houd de namen van modules en secties concreet.
Maak een pakket maximaal 5 schermen lang.
Heeft het pakket meer inhoud? Deel dit op in secties met een passende naam.
Werk in je eigen huisstijl
Een herkenbare uitstraling vergroot de betrokkenheid.
Tips:
Upload eigen afbeeldingen in jullie huisstijl.
Gebruik vaste kleuren en lettertypes.
Stem het pakket af op de praktijk
Niet alle informatie is voor iedereen relevant.
Tips:
Maak content per community of functie.
Voeg alleen toe wat medewerkers echt nodig hebben.
Houd teksten kort en concreet.
Dit voorkomt informatie-overload.
Gebruik verschillende contentvormen
Afwisseling maakt het welkomstpakket prettiger om te volgen.
Denk aan:
Video’s voor introducties.
Tekst voor korte uitleg.
Checklists voor acties.
Documenten voor naslag.
Zo blijft het pakket overzichtelijk en toegankelijk.
Wees creatief met voorbeelden
Een welkomstpakket hoeft niet standaard te zijn.
Ideeën:
Een checklist voor de eerste week.
Een korte quiz over de organisatie.
Een teamvideo of welkomstbericht van de leidinggevende.
Een vaste pagina met “dit moet je weten”.
Kies wat past bij jouw organisatie en medewerkers.
>> Klik hier om te zien hoe je een welkomstpakket aanmaakt.
Klik op onderstaande knop om voorbeelden van E-Learning pakketten te bekijken.
Als je meer specifiek advies wilt over hoe je het welkomstpakket voor jouw organisatie in kunt richten neem dan gerust contact met ons op via de live-chat! 👉