Binnen Oneteam vindt alle interne communicatie op één plek plaats. Je kunt eenvoudig en snel met elkaar communiceren en je kunt informatie delen ongeacht je locatie, functie of werkplek. Bekijk onderstaande video om te zien hoe Oneteam werkt;

In dit artikel leggen we je uit hoe het proces van start tot en met lancering eruit kan zien voor jouw organisatie. We raden je aan dit artikel als basis te gebruiken tijdens dit proces.

Voor iedere organisatie kan het proces om van start te gaan met Oneteam net een beetje anders zijn. Over het algemeen worden de onderstaande stappen aangehouden om succesvol en snel de app te lanceren.

Voor het gemak hebben we ook een visuele weergave gemaakt van dit proces, inclusief een tijdsindicatie;

Heb je geen koppeling met een WFM systeem dan kun je medewerkers handmatig uitnodigen (via een csv. bestand). Dit is het beste om als een van de eerste stappen uit te voeren, waarbij je medewerkers kunt laden zonder hen meteen uit te nodigen. Op deze manier kun je alvast de juiste groepen aanmaken en een welkomstbericht plaatsen. Klik op onderstaande knop om te zien hoe dit werkt;

Als er een koppeling gemaakt dient te worden tussen Oneteam en een WFM systeem dan kunnen alle medewerkers automatisch ingeladen worden in de app. Als medewerkers uitgenodigd worden zullen ze een mail krijgen vanuit Oneteam met daarin hun inloggegevens.

Klik op onderstaande knop voor een artikel met informatie over hoe een koppeling werkt en hoe deze opgezet kan worden.

💡 Belangrijk: Communities en functies worden automatisch aangemaakt zodra medewerkers handmatig worden toegevoegd of als er een koppeling wordt gelegd met een WFM systeem.

Organisatiegroepen zijn groepen die niet specifiek onder een community/locatie vallen. Hier kun je dus informatie delen met specifieke groepen (of iedereen) binnen de organisatie. Hierbij kun je denken aan specifieke groepen voor bijvoorbeeld locatiemanagers, social media/marketing uitingen, koffiepraat of algemeen bedrijfsnieuws. Klik op onderstaande knop om te zien hoe je deze aanmaakt;

​

Vervolgens kun je communitygroepen aanmaken. Communitygroepen zijn specifieke groepen binnen een enkele community die doorgaans aangemaakt worden op basis van functie. Ook is het mogelijk om handmatig medewerkers hieraan toe te voegen binnen de community. Een communitybeheerder heeft ook de mogelijkheid om deze groepen aan te maken.

💡 Tip: stel je eigen look & feel samen door je logo, kleuren, snelkoppelingen en een achtergrondafbeelding te stellen. Lees hier meer over alle instellingen voor jouw organisatie.

Voordat de volgende stappen afgerond worden is het belangrijk om alvast een introductieplan klaar te hebben om de app succesvol te kunnen lanceren. Bij een succesvolle introductie past bijvoorbeeld een mail om medewerkers voor te bereiden op de veranderen, een welkomstvideo op de tijdlijn en een welkomstbericht in Oneteam.

Klik op onderstaande knop voor meer informatie over een introductieplan er uit zou kunnen zien.

💡 Tip: maak gebruik van het Academy template 'Welkom bij Oneteam' om medewerkers bij de eerste inlog direct een welkomstpakket, over de werking van Oneteam, af te laten ronden.

Eventueel kun je er ook voor kiezen om dit later op te zetten als een snellere start de voorkeur heeft. Binnen de Academy kun je welkomstpakketten maken voor nieuwe medewerkers zodat ze goed en snel ingewerkt worden. Ook kun je E-learning modules aanmaken waar je medewerkers informatie kunt geven (uitleg module) en medewerkers kunt toetsen op hun kennis door middel van een quiz (quiz module).

Klik op onderstaande knop voor meer informatie over het opzetten van de Academy.

Werknemersbetrokkenheid, -loyaliteit en -tevredenheid worden steeds belangrijkere factoren op de arbeidsmarkt. Daarom zijn het meten van deze onderwerpen, en het krijgen van feedback van werknemers, van essentieel belang voor de gezondheid van je organisatie. Met onze Enquêtes functie kun je dit (en meer) meten door vragenlijsten naar de medewerkers te sturen. Je kunt kiezen aan wie je de enquête wilt sturen (en wanneer) door gebruik te maken van de filters. Vervolgens kun je (als organisatiebeheerder) de resultaten analyseren en gemakkelijk conclusies trekken met de statistieken die Oneteam toont. Klik op de knop hieronder om meer te leren over enquêtes.

💡 Tip: maak gebruik van de beschikbare templates om direct een enquête aan te maken om medewerkerstevredenheid, betrokkenheid en de kwaliteit van het inwerktraject te meten.

Met de functionaliteit 'Formulieren & Checklists' ben je in staat om allerlei informatiestromen te standaardiseren en om werkprocessen efficiënter te maken. Je hebt een direct overzicht over alle ingediende formulieren, je kunt statussen toevoegen en kun je de resultaten exporteren of sturen naar andere HR systemen.

Ook zitten in deze functionaliteiten meer dan dertig templates om te gebruiken zodat je gelijk van start kunt. Denk bijvoorbeeld aan een 'Vraag HR'-, 'Incident melden'- en 'Reiskosten' formulier. Ook zou je formulieren omtrent het aanvragen van werkkleding, vakantiedagen en ouderschapsverlof via deze functie kunnen beheren. Klik op de onderstaande knop om meer te leren over deze functionaliteit.

Met de functionaliteit 'Mijn documenten' heb je als organisatiebeheerder of communitybeheerder de mogelijkheid om belangrijke bestanden te ordenen in een mappenstructuur op basis van communities of functies naar wens.

Dit houdt dus in dat je hier een manier hebt om binnen Oneteam een eigen Intranet of kennisbank op te zetten. Klik op onderstaande knop voor meer informatie over documentbeheer;

De laatste stap is het introduceren van de app aan de medewerkers. Ze zouden geïnformeerd moeten worden over wat er specifiek voor hen gaat veranderen. Ook zou er een welkomstbericht op de tijdlijnen van de communities geplaatst moeten worden en zou er een korte uitleg over de Oneteam gedeeld kunnen worden.

Klik op onderstaande knop voor meer informatie over een introductieplan er uit zou kunnen zien.

Wanneer alles gereed staat, en de medewerkers op de hoogte zijn van de komst van de Oneteam app, kun je de medewerkers uitnodigen. Dit doe je door op onderstaande oranje knop te klikken in het organisatiedashboard bij 'Medewerkers' en 'Niet uitgenodigd'. Als medewerkers worden uitgenodigd zullen ze een mail krijgen vanuit Oneteam met daarin hun gebruikersnaam en een tijdelijk wachtwoord.

Neem gerust contact op met het Customer Success team bij Oneteam als er vragen zijn tijdens de lancering. We staan altijd voor je klaar in de live-chat. 👉

Om de Oneteam app het beste te gaan inzetten is het natuurlijk belangrijk dat alle beheerders het platform goed gebruiken. We hebben specifieke tips en tricks wat voor type berichten je kunt sturen om de betrokkenheid te vergroten, maar ook meer informatie over wat er voor andere medewerkers gaat veranderen.

We hebben een startersgids voor organisatiebeheerders waarin we dieper ingaan op alle functionaliteiten binnen het organisatiedashboard en de communities;

Daarnaast hebben we ook een startsgids voor communitybeheerders, bijvoorbeeld filiaalmanagers, ondernemers of vestigingsmanagers, om de functionaliteiten binnen de community uit te leggen;

In ons rollen- en rechten systeem heb je zelf in de hand welke rollen en rechten een medewerker of beheerder krijgt. De meest voorkomende rollen zijn die van organisatiebeheerder en communitybeheerder. Een organisatiebeheerder heeft toegang tot de functionaliteiten binnen het organisatiedashboard en een communitybeheerder heeft specifieke rechten binnen zijn of haar community.

Daarnaast kun je als organisatiebeheerder iemand de rechten geven om alleen de Academy te beheren in het organisatiedashboard, of rechten om alleen het rooster te beheren binnen een community.

Klik op onderstaande knop voor meer informatie over het toewijzen van beheerdersrollen.

Voor verdere tips en tricks hoe je de Oneteam app het beste in kunt richten kun je op onderstaande knop klikken. We zullen daar specifieke content tips behandelen, voorbeelden van geschikte trainingen en modules geven en algemene tips over hoe je de betrokkenheid kunt vergroten binnen jouw organisatie.

Neem ook bij vragen of opmerkingen gerust contact op via onze live-chat! 👉