Organiseer je elke week dezelfde teamvergadering of elke maand een borrel? Met een terugkerend evenement maak je die hele reeks in één keer aan, in plaats van elk evenement los. Alle evenementen in de reeks krijgen dezelfde naam, beschrijving, locatie, duur, doelgroep en instellingen. Alleen de datum verschilt.
Een terugkerend evenement aanmaken
Maak een nieuw evenement aan en vul de gegevens in zoals je gewend bent.
Zet de herhaling aan en kies hoe vaak het evenement terugkomt.
Geef aan wanneer de reeks stopt.
Sla het evenement op als concept of zet het live. Alle evenementen in de reeks krijgen dezelfde status.
Belangrijk: je stelt de herhaling alleen in bij het aanmaken. Achteraf kun je het herhaalpatroon niet meer aanpassen. Gebruik je de herhaling niet, dan maak je gewoon één los evenement aan zoals je gewend bent.
De herhaalopties
Je bepaalt zelf om de hoeveel dagen, weken, maanden of jaren het evenement terugkomt:
Dag: het evenement komt elke dag terug, of bijvoorbeeld om de twee dagen.
Week: kies op welke dagen van de week het evenement plaatsvindt. Je kiest minimaal één dag. Standaard staat de dag van de startdatum aangevinkt.
Maand: kies of het evenement op dezelfde dag van de maand terugkomt, bijvoorbeeld elke 15e, of op dezelfde weekdag, bijvoorbeeld elke derde dinsdag.
Jaar: het evenement komt elk jaar terug op dezelfde datum.
Wanneer stopt de reeks?
Een reeks loopt niet eindeloos door. Je kiest één van deze twee opties:
Eindigt op: geef een datum op waarna er geen evenementen meer volgen.
Eindigt na: geef aan hoeveel evenementen je in de reeks wilt.
Een reeks bevat maximaal 365 evenementen. Kom je met je instelling boven dat aantal uit, dan kun je het evenement niet opslaan. Kies dan een kortere periode of een lagere frequentie.
Wat gebeurt er na het opslaan?
Alle evenementen in de reeks worden meteen aangemaakt en staan direct in het overzicht en in de kalender.
Elk evenement werkt verder als een gewoon evenement. Medewerkers geven per keer aan of ze aanwezig zijn, en de herinneringen werken per evenement.
De aankondiging van een nieuw evenement wordt één keer verstuurd voor de hele reeks, niet voor elk evenement apart. Medewerkers worden dus niet overspoeld met notificaties.
Een terugkerend evenement aanpassen
Open het evenement dat je wilt aanpassen en bewerk het zoals je gewend bent. Zodra je opslaat, vragen we welke evenementen je wilt wijzigen:
Alleen dit evenement: je past alleen dit ene evenement in de reeks aan.
Dit en volgende evenementen: je past dit evenement aan en alle evenementen die er nog na komen.
Alle evenementen: je past de hele reeks aan, inclusief de evenementen die al geweest zijn.
Je kunt de naam, beschrijving, locatie, begin en eindtijd, doelgroep en instellingen aanpassen. Het herhaalpatroon zelf en de data van de reeks staan vast.
Een terugkerend evenement annuleren of verwijderen
Annuleren en verwijderen werken op dezelfde manier. Ook hier kies je of je alleen dit evenement, dit en de volgende evenementen, of de hele reeks wilt annuleren of verwijderen. De overige evenementen in de reeks blijven gewoon aan elkaar gekoppeld.
Wil je één evenement uit de reeks als startpunt gebruiken voor iets nieuws? Dupliceer het dan. Je krijgt dan een los concept, geen kopie van de hele reeks.
Kom gerust op de live-chat als we je ergens bij kunnen adviseren of helpen. 👉
Gerelateerde artikelen: