De structuur in Oneteam draait vooral om één vraag: hoe communiceer je met je medewerkers? Door communities en organisatiegroepen goed in te richten, ziet iedere medewerker alleen de informatie die voor hem of haar relevant is.
In dit artikel nemen we jou als organisatiebeheerder mee in de opbouw van de structuur, waar je die instelt in het organisatiedashboard en hoe het er voor medewerkers in de app uitziet. Bekijk ook de video hieronder voor een korte uitleg.
Hoe is de structuur opgebouwd?
De structuur bestaat uit twee onderdelen:
Communities: een community staat meestal voor een fysieke locatie. Heb je meerdere hotels, dan krijgt elk hotel een eigen community. Een vestiging in Malaga en een city hotel in Amsterdam zijn dus twee aparte communities. Afhankelijk van de grootte van je organisatie kun je communities ook per afdeling indelen.
Organisatiegroepen: dit zijn groepen voor communicatie die over de communities heen gaat. Denk aan een groep voor Bedrijfsnieuws of HR-nieuws, waar iedereen in de organisatie in zit.
Binnen een community kun je daarnaast communitygroepen aanmaken, bijvoorbeeld per functie op die locatie.
Communities instellen
Ga in het organisatiedashboard naar Instellingen.
Klik op Structuur. Hier zie je alle communities, oftewel de locaties van je organisatie.
Onder Functies voeg je de functies binnen je organisatie toe. Deze gebruik je later om doelgroepen te selecteren.
Werk je met een koppeling met een extern systeem of laad je medewerkers in via een import? Dan worden communities en functies automatisch aangemaakt in Oneteam.
Organisatiegroepen aanmaken
Aan de linkerkant van het organisatiedashboard vind je de optie Groepen. Hier maak je de organisatiebrede groepen aan. Bij het aanmaken van een groep bepaal je:
Naam: hoe heet de groep? Bijvoorbeeld Bedrijfsnieuws.
Uiterlijk: hoe ziet de groep eruit? Je kiest een omslagfoto en een logo.
Doelgroep: wie zitten er in de groep?
Bij de doelgroep kun je filteren op community en op functie. Een paar voorbeelden:
Bedrijfsnieuws is voor iedereen in de organisatie.
Een groep is voor alle hotels, maar niet voor de support offices. Die haal je dan uit de selectie.
Een groep is alleen voor de functies Sales en Revenue. Alleen die medewerkers komen in de groep.
Medewerkers die aan de filters voldoen, komen automatisch in de groep.
Hoe ziet het eruit voor medewerkers?
Op de computer kom je als medewerker direct op de tijdlijn van je community terecht. Daar zie je de laatste updates.
In de app op de telefoon start je in de Hub. Standaard zit je op Mijn tijdlijn, met de laatste updates uit alle groepen waar je in zit. Van daaruit ga je naar andere groepen:
Communities: de locaties, bijvoorbeeld Manchester, Amsterdam en Rotterdam.
Organisatiegroepen: de organisatiebrede groepen, bijvoorbeeld Bedrijfsnieuws.
Tip: begin op papier
Breng voordat je begint in kaart hoe je organisatie er nu uitziet. Welke locaties zijn er, welke functies, en welke informatie is voor iedereen of juist voor een specifieke groep? Met dat overzicht is de structuur in Oneteam snel ingericht. Wil je hier hulp bij? Mail ons gerust via cs@oneteam.io.
Kom gerust op de live-chat als we je ergens bij kunnen adviseren of helpen. 👉