In dit artikel nemen we jou als organisatiebeheerder in drie stappen mee in het inrichten van de structuur. Bij elke stap vind je een korte video.
Wil je eerst weten hoe de structuur in elkaar zit? Lees dan Structuur opzetten in Oneteam.
Stap 1: Communities aanmaken
Als je inlogt, kom je meestal eerst op de tijdlijn. Dat is wat medewerkers zien. In het organisatiedashboard kijk je vanuit het perspectief van de hele organisatie. Hier zie je alle communities, bijvoorbeeld Amsterdam, Manchester en Rotterdam.
Een community staat meestal voor een locatie. Het kan ook een afdeling zijn. Zo maak je een nieuwe community aan:
Ga in het organisatiedashboard naar Instellingen.
Klik op Structuur.
Klik op Nieuwe community.
Geef de community een naam, bijvoorbeeld de nieuwe locatie Malaga, en sla op.
De nieuwe community staat nu in het overzicht naast je andere communities.
Je gebruikt communities ook in de doelgroepselectie. Heb je bijvoorbeeld een onboarding speciaal voor het hotel in Malaga? Dan geef je aan dat deze alleen voor de community Malaga is.
Stap 2: Functies en organisatiegroepen inrichten
Functies toevoegen
Na de communities bepaal je welke functies er zijn, bijvoorbeeld Cashier, Security en Marketing. Werk je met een koppeling met een extern systeem? Dan halen we de functies automatisch op. Anders voeg je ze handmatig toe:
Ga in het organisatiedashboard naar Instellingen > Structuur.
Ga naar Functies en voeg een nieuwe functie toe, bijvoorbeeld Management.
Voeg direct medewerkers aan de functie toe, of doe dat later.
Sla op.
Wil je later nog iemand toevoegen, bijvoorbeeld een collega die ook bij Marketing hoort? Open dan de functie, voeg de medewerker toe en sla op.
Organisatiegroepen aanmaken
Met communities en functies op hun plek bouw je de organisatiegroepen. Dit zijn organisatiebrede groepen, los van de locaties. Een algemene groep is bijvoorbeeld voor iedereen, over alle locaties heen. Een groep voor Store managers is niet locatieafhankelijk, want je wilt alle store managers en managers samen in één groep.
Ga in het organisatiedashboard naar Groepen en maak een nieuwe groep aan.
Geef de groep een naam.
Kies hoe medewerkers lid worden:
Openbare groep: medewerkers melden zich zelf aan.
Automatisch lidmaatschap: medewerkers komen in de groep op basis van de doelgroep die jij bepaalt.
Kies bij automatisch lidmaatschap de doelgroep, bijvoorbeeld de functies Management en Store manager.
Sla de groep op.
💡 Bij automatisch lidmaatschap synchroniseert de groep vanzelf. Wordt Piet geen store manager meer en krijgt hij een andere functie? Dan gaat hij automatisch uit de groep.
Meer over de privacy-instellingen van organisatiegroepen lees je in Organisatiegroepen.
Stap 3: Communitygroepen aanmaken (optioneel)
Deze stap is aanvullend en hangt af van je situatie. Heb je grotere locaties? Dan wil je binnen een community misschien nog subgroepen. Bijvoorbeeld een aparte groep voor de mensen van Marketing in Manchester, of voor de store managers.
Ga naar de community. Bovenin zie je de locatie.
Klik linksonder op Instellingen. Dit zijn de community-instellingen, specifiek voor deze community.
Ga naar Communitygroepen en maak een nieuwe groep aan.
Kies of je de groep vult op basis van functie of handmatig.
Kies bij op basis van functie de functies, bijvoorbeeld Management en Store manager, en klik op Volgende.
Geef de groep een naam en sla op.
💡 We raden aan om groepen op basis van functie te maken. Wisselt iemand van functie of krijgt iemand een nieuwe functie, dan komt die automatisch in de juiste groep. Een handmatige groep moet je ook handmatig bijhouden.
Een voorbeeld: Anne is store manager in de community Manchester en zit daar in de groep voor store management. Komt ze ook in de community Amsterdam, en is daar een vergelijkbare groep? Dan komt ze daar automatisch ook in.
Kom gerust op de live-chat als we je ergens bij kunnen adviseren of helpen. 👉