Met Flexchange kunnen medewerkers een dienst aanbieden die door collega’s kan worden overgenomen. Zo hoef je niet meer te bellen of appen om daarna alsnog goedkeuring te vragen bij een communitybeheerder. Alles verloopt direct via Oneteam, onder de Kalender.
​
Allereerst leggen we uit hoe dit precies werkt voor een communitybeheerder. Vervolgens laten we zien hoe dit er uit ziet voor de medewerkers en beantwoorden we veelgestelde vragen. Bekijk ook onderstaande (verouderde) video met een korte uitleg over de Flexchange functionaliteit op de web versie. Verder in het artikel hebben we ook een video met een korte uitleg over hoe deze functionaliteit werkt op je mobiel.
​

Als communitybeheerder kun je diensten aanbieden of diensten van medewerkers goed- of afkeuren. Dit werkt hetzelfde op web en in de app.

Het kan zijn dat je bijvoorbeeld voor het aankomende weekend drukte verwacht en je wilt snel dat er een extra medewerker komt werken. Medewerkers kunnen ook diensten aanbieden op de flexchange. Deze moet je als communitybeheerder dan altijd nog goedkeuren of afkeuren. Als eerste leggen we uit hoe je een dienst aanbiedt via de web versie (PC/laptop). Klik hier als je gelijk naar de uitleg over Flexchange in de app wilt gaan.

In de onderstaande afbeelding staat weergegeven hoe je een flexchange maakt of 'shift' plaatst. Ga eerst Kalender icoon aan de linkerkant in het menu. Klik vervolgens op +Toevoegen om 'Flexchange maken' te kunnen aanklikken.
​

Kies vervolgens de datum, de starttijd en de eindtijd voor deze 'shift'. Kies daarnaast nog voor 'Eindtijd uitschakelen' als er geen vaste eindtijd te bepalen is voor deze shift. Vervolgens klik je op volgende;

Kies vervolgens of je de dienst wilt aanbieden aan iedereen binnen jouw community of dat je alleen een specifieke functie wilt vragen of ze beschikbaar zijn om te werken. Voeg een omschrijving toe om uit te leggen waarom deze shift aangeboden wordt en klik vervolgens op versturen;

Hierna zie je dat de shift zichtbaar wordt in de kalender. Voor extra specificatie kan je filteren.

Deze aangeboden shift komt op 'Open' te staan. De gekozen medewerkers waar de shift naar verstuurd is zullen een notificatie krijgen, mits ze deze aan hebben staan en hebben de mogelijkheid deze dienst te accepteren. Vervolgens krijg je als communitybeheerder een melding zodat je deze dienst kunt goedkeuren of afkeuren. Dit geldt ook voor shifts die aangeboden worden door medewerkers. Hierdoor kun je, bijvoorbeeld, de situatie vermijden dat overnames teveel plaatsvinden tussen specifieke medewerkers.

Communitybeheerders en medewerkers kunnen ook een shift aanbieden via de app op je telefoon. Bekijk onderstaande video voor een korte uitleg over hoe deze functionaliteit op je mobiel werkt:

​

Je biedt een dienst aan op je mobiel door in de app naar de menubalk onderin het scherm te gaan en op 'Kalender' te klikken. Vervolgens kom je terecht in de kalender. Klik op onderstaande knop voor meer informatie over de Kalender functie.

Vervolgens kan je op ' + ' klikken rechtsboven in het scherm. Je komt dan op een scherm om een nieuwe dienst aan te maken. Onder 'Ruilverzoeken' naast 'Alle' bovenin het scherm kun je, een overzicht vinden van shift overnames die je als beheerder nog goed of af moet keuren. Wanneer een medewerker een Flexchange plaatst, krijg je hier een melding van.

Zodra je op de ' + ' geklikt hebt kun je de datum selecteren waar je de dienst wilt aanbieden en selecteer je vervolgens de starttijd en de eindtijd. Kies 'eindtijd uitschakelen' als deze bijvoorbeeld nog niet bekend is.

Vervolgens kun je de community en functiegroep(en) selecteren waarvoor de flexchange is bedoeld. (Optioneel) kan je een beschrijving toevoegen waarom je deze dienst aanbiedt en kies je vervolgens of deze shift naar de gehele community verstuurd moet worden of alleen naar een specifieke groep.

Zodra de shift geplaatst is krijg je een melding te zien dat de dienst succesvol geplaatst waar je vervolgens de shift aangeboden kunt zien onder 'Alle';

Als je op de dienst zelf klikt zie je de reacties van je collega's en hier kun je ook bekijken welke werknemers de dienst graag willen overnemen. Het is dan aan de communitybeheerder, die een notificatie ontvangt van deze aangeboden shift en als medewerkers aangegeven graag deze dienst willen overnemen, om de dienst goed te keuren of af te keuren.

In het volgende artikel leggen we meer uit over de community statistieken voor de communitybeheerder. Scroll verder naar beneden voor veelgestelde vragen over Flexchange en andere relevante artikelen.

Hierbij kan je niet aangeven naar welke shifts je de shift wilt versturen. Dit wordt door PMT bepaald. Binnen PMT zijn de CAO regels voor medewerkers ingesteld. Op basis van deze regels geeft PMT een lijst met medewerkers die de dienst kunnen overnemen en ontvangen automatisch het verzoek.

Hierin kun je aangeven naar welke functies je de shift wilt versturen, zoals in dit artikel omschreven. Wanneer een beheerder een dienst overname goedkeurt, wordt dit automatisch aangepast in het rooster binnen Bork.

Controleer in de Oneteam app bij welke groepen je ingedeeld bent en vraag na bij de plaatser van de shift naar welke groepen dit verzoek gestuurd is. Eventueel kun je het navragen bij je leidinggevende en zou je ook bij je leidinggevende moeten zijn als je dit aangepast wilt zien.

Ruilverzoeken worden niet verwerkt in het rooster.

Neem gerust contact met ons op via de live-chat als je vragen hebt! We staan altijd klaar om je te helpen! 👉