In dit artikel kun je meer informatie vinden over hoe de app werkt voor een communitybeheerder. We zullen door de verschillende onderdelen van de app gaan en je kunt dit artikel gebruiken om te sturen naar andere communitybeheerders die meer informatie nodig hebben over onze app.
Introductie Oneteam
Hieronder kun je een video vinden met hoe het platform van Oneteam werkt en wat het voor jou kan betekenen.
Het platform in het kort
Binnen Oneteam kun je communiceren, roosters beheren, formulieren en evenementen aanmaken en statistieken bekijken.
Belangrijke punten:
Medewerkers kunnen onderling chatten en chatgroepen aanmaken.
Via Snelkoppelingen staat belangrijke informatie centraal.
Het Help Center is bereikbaar via ‘Meer’ (mobiel) of linksonder via Help in de webversie.
Communitybeheerders zien alle tijdlijnberichten binnen hun community.
In het verloop van dit artikel zullen we de overige functionaliteiten binnen Oneteam stap voor stap uitleggen, specifiek voor jou als communitybeheerder.
Mijn tijdlijn en communicatie
Na inloggen kom je op Mijn tijdlijn.
Hier zie je alle berichten die voor jou bedoeld zijn.
Wat bepaalt jouw tijdlijn?
De groepen waarin je bent geplaatst.
De community waartoe je behoort.
Eventuele filters zoals functie of taal.
Communitybeheerders zien alle geplaatste berichten en reacties binnen hun community.
Naast de mogelijkheid om berichten te plaatsen via de tijdlijn, en om via het linkermenu andere opties te bekijken, zie je aan de rechterkant van je scherm verder een overzicht van je collega's, verjaardagen en gemaakte snelkoppelingen. De knoppen in het linkermenu zullen we in dit artikel stap voor stap behandelen.
Zodra je bent ingelogd kun je het onderstaande artikel erbij houden om te zien hoe de tijdlijn en de communicatie precies werkt op de web versie en in de app;
Communitygroepen aanmaken
Om meer specifieke informatie op de tijdlijnen te krijgen van de medewerkers kun je, naast organisatiegroepen, communitygroepen aanmaken. Met communitygroepen deel je gerichte informatie per functie of team binnen een locatie.
Zo maak je een communitygroep aan:
Ga naar de juiste community.
Klik linksonder op Community instellingen.
Klik op + Groep aanmaken.
Kies of je werkt:
Op basis van functie, of
Met een handmatige selectie.
Sla de groep op.
Nieuwe medewerkers met de gekozen functie worden automatisch toegevoegd.
Collega's beheren
Als communitybeheerder heb je de mogelijkheid om je collega's te beheren in de webversie van Oneteam en in de app. We zullen deze mogelijkheden in beide versies van Oneteam in het onderstaande artikel behandelen.
Hier kun je ook veelgestelde vragen, en antwoorden hierop, vinden omtrent collega's. Zoals wat je kunt doen als een medewerker het wachtwoord/gebruikersnaam vergeten is en hoe je medewerkers uitnodigt;
Roosters
Je kunt roosters uploaden per week.
Dit kan voor:
De volledige community.
Een specifieke functie.
Medewerkers zien hun rooster in de kalender, samen met:
Flexchange
Verjaardagen
Evenementen
Klik op onderstaande knop om meer informatie over de roosters, en het beheren hiervan, te vinden;
Nieuw: Evenementen beheren als communitybeheerder
Communitybeheerders kunnen nu ook evenementen aanmaken en beheren.
Belangrijk: je kunt alleen evenementen aanmaken voor je eigen community(s). Dit is bewust zo ingesteld.
Evenement aanmaken
Ga naar het dashboard van jouw community.
Klik op Evenementen.
Klik op + Evenement aanmaken.
Vul de basisgegevens in
Selecteer de doelgroep binnen jouw community. Belangrijk: selecteer voortdurend als toekomstige nieuwe collega's ook uitgenodigd moeten worden of de doelgroep nog aangepast moet worden.
Stel eventueel in:
Gastenlijst
Maximum aantal plekken
Deadline voor inschrijving
Publiceer het evenement.
Het evenement verschijnt in de kalender van medewerkers binnen jouw community.
Nieuw: Formulieren beheren als communitybeheerder
Communitybeheerders kunnen nu ook formulieren en checklists beheren.
Je kunt alleen formulieren aanmaken en beheren voor je eigen community(s)/locaties.
Met de functionaliteit 'Formulieren' ben je in staat om allerlei informatiestromen te standaardiseren en om werkprocessen efficiënter te maken. Je hebt een direct overzicht over alle ingediende formulieren, je kunt statussen toevoegen en kun je de resultaten exporteren of sturen naar andere HR systemen. Deze kunnen alleen beheerd worden door organisatiebeheerders, maar het is mogelijk om een aangemaakt formulier toegewezen te krijgen.
Klik op onderstaande knop om meer informatie over deze functionaliteit te vinden;
Documentbeheer
Met de functie documentbeheer kunnen organisatie admins en community admins mappen en documenten uploaden. Deze kun je zichtbaar maken voor een groep of alle medewerkers door filters toe te passen. Zo kun je mappen aanmaken die enkel zichtbaar zijn voor specifieke communities of medewerkers met een bepaalde functie. Je kunt als community admin enkel mappen aanmaken voor de communities waar jij inzit. Klik hieronder om meer te lezen over documentbeheer.
Flexchange (optioneel)
Met de Flexchange functionaliteit van Oneteam kan iedereen binnen een community een dienst aanbieden, die een andere medewerker kan overnemen. Hierdoor hoeven de medewerkers niet meer onderling met elkaar te chatten om vervolgens goedkeuring te vragen bij de communitybeheerder. Allereerst leggen we uit hoe dit precies werkt voor een communitybeheerder. Vervolgens laten we zien hoe dit er uit ziet voor de medewerkers en beantwoorden we veelgestelde vragen. De Flexchange wordt in de app weergegeven onder de kalender functionaliteit.
Klik op onderstaande knop om meer informatie over deze functionaliteit te vinden;
Community statistieken
De community-statistieken geven je meer inzichten over de activiteit en communicatie van jouw medewerkers. Je kunt als communitybeheerder alleen de statistieken zien van je community op de web versie (PC/laptop)
Klik op onderstaande knop om meer informatie over de community-statistieke te vinden en hoe je ze kunt interpreteren;
Community instellingen
Na de statistieken kun je binnen Oneteam ook de instellingen van je community beheren. Hier kun je communitygroepen aanmaken en wijzigen, functies van medewerkers wijzigen en bijvoorbeeld beheerders toewijzen.
Klik op onderstaande knop om meer informatie over de community-statistieken te vinden;
Voor verdere tips en tricks hoe je de Oneteam app het beste in kunt richten kun je op onderstaande knop klikken. Ook kun je hier specifieke content tips vinden en algemene informatie over hoe je de betrokkenheid in de app zou kunnen vergroten.
Neem bij vragen of opmerkingen gerust contact met ons op via onze live-chat! 👉