Als communitybeheerder heb je de mogelijkheid om je collega's te beheren in de web versie van Oneteam en in de app. We zullen deze mogelijkheden in beide versies van Oneteam hieronder behandelen. Bekijk ook onderstaande video voor een korte uitleg over het beheren van collega's in het Oneteam dashboard:

​

Zodra je bent ingelogd in de web versie van Oneteam kun je aan de linkerkant op de optie 'Collega's' klikken. Vervolgens kom je in onderstaand scherm;

Onder 'Collega's' kun je medewerkers uitnodigen en kun je zien welke medewerkers actief, inactief en nog niet aangemeld zijn. Voor het gemak leggen we eerst uit wat dit precies betekent;

Actief
Een collega staat op 'actief' als hij of zij afgelopen week op het platform heeft ingelogd.

Inactief
Een collega staat op 'inactief' als hij of zij langer dan één week niet op het platform heeft ingelogd.
​
​Niet ingelogd

Een medewerker heeft de app nog niet gedownload, zij kunnen nogmaals een uitnodiging ontvangen door op de drie verticale bolletjes te klikken en op 'uitnodiging versturen' te klikken.

Niet uitgenodigd

Dit is alleen mogelijk als je hebt gekozen voor een handmatige import van je medewerkers. Voel je vrij ze uit te nodigen wanneer dit schikt voor jouw community of organisatie.

Toegangsverzoeken

Medewerkers hebben de mogelijkheid het aanmeldingsproces zelf te initiëren, door ze een QR code te laten scannen of een link te laten volgen kunnen ze een formulier invullen en zich zo aanmelden voor jouw community. Hier komen de verzoeken binnen en als communitybeheerder heb je de mogelijkheid deze verzoeken af te wijzen of goed te keuren zodat ze een uitnodiging zullen ontvangen.

Er zijn twee manieren om collega's uit te nodigen.

1. Je organisatie heeft een WFM koppeling;
Iedere nacht wordt een synchronisatie gedraaid met jullie WFM systeem. Zorg dat alles correct in jullie WFM systeem staat. De gegevens uit jullie WFM systeem is leidend. Dit betekent dat wijzigingen die je maakt in Oneteam, ook weer ongedaan gemaakt kan worden doordat het niet doorgevoerd is in het WFM systeem.

2. Je organisatie heeft geen WFM koppeling (handmatig uitnodigen);
Wanneer jouw organisatie geen WFM koppeling heeft, kan je zelf als community beheerder een medewerker toevoegen en/of verwijderen. Wanneer het personeelsmanagement centraal wordt geregeld via het hoofdkantoor vergeet dan niet de wijzigingen door te geven.

Klik op de knop '+ Medewerker uitnodigen' rechtsboven in het scherm, onderstaand scherm wordt zichtbaar;

Vul hier de benodigde informatie in en kies bij 'Functies' en 'Communitygroepen' de juiste opties voor de nieuwe medewerker. Dit zorgt er voor dat deze medewerker direct in de juiste groepen terechtkomt en hierdoor de juiste informatie op de tijdlijn zal krijgen.

Klik vervolgens op 'Optioneel'. Vul hier de unieke identifier in. Dit is doorgaans bijvoorbeeld het personeelsnummer en deze zou je toe moeten kennen als je dit ook tijdens de .csv import gedaan hebt. Klik vervolgens op 'Permissies' als je deze nieuwe medewerker een specifieke rol wilt geven binnen de community waar deze in terecht komt;

Kies hier een aangemaakte rol voor deze medewerker, als dit gewenst is. Deze rollen kunnen alleen aangemaakt worden door een organisatiebeheerder. Klik hier om te zien hoe dit werkt.

Klik vervolgens op 'Uitnodigen' en de medewerker zal een mail krijgen met inloggegevens om in Oneteam te kunnen.

Om een medewerker te verwijderen klik je op 'Acties' bij de betreffende medewerker. Hierdoor krijg je de optie om informatie bij deze medewerker te wijzigen en te bekijken. Ook kun je de uitnodiging voor Oneteam (nogmaals) versturen en als laatste optie kun je deze medewerker verwijderen.

Let wel dat bij een koppeling met een WFM systeem dit geen zin heeft, de medewerker zal tijdens de synchronisatie weer terugkomen in de app. In dit geval zul je de medewerker moeten verwijderen in het WFM systeem. Hetzelfde geldt overigens ook bij aanpassingen in het email adres.

In het volgende artikel leggen we je graag meer uit over de roosters.

Controleer in de web versie bij 'Collega's' of de juiste community bij deze medewerker aangevinkt staat. Bij een koppeling met een WFM systeem zou je de geselecteerde community daar moeten controleren. Bij een aanpassing wordt dit bij de synchronisatie automatisch aangepast.

Je kunt bij het inlogscherm van Oneteam de optie 'Wachtwoord vergeten?' aanklikken. Hierdoor krijg je automatisch een mail met een nieuw tijdelijk wachtwoord. De gebruikersnaam veranderd hierbij niet. Komt deze mail niet aan, stuur dan een verzoek voor een nieuw wachtwoord (inclusief gebruikersnaam, naam van de organisatie en voornaam/achternaam) naar onze helpdesk.

Oneteam is gekoppeld aan het WFM systeem, dit betekend dat als een medewerker in het WFM systeem verwijderd wordt deze automatisch verwijderd zal worden in Oneteam.

Je kunt onder 'Collega's' een nieuwe collega opnieuw een uitnodiging sturen door naar 'Acties' te gaan en op 'uitnodiging opnieuw verzenden' te klikken.

Neem gerust contact met ons op via de live-chat als je vragen hebt! We staan altijd klaar om je te helpen! 👉