Met Formulieren haal je veel data op binnen je organisatie. Denk aan schoonmaakchecklists, incidentmeldingen, materiaalbestellingen of een tevredenheidsvraag na een training. Tot nu toe kon je die inzendingen vooral per stuk bekijken of exporteren naar een spreadsheet. Met Rapportages maak je daar nu direct in Oneteam grafieken van.
Als organisatiebeheerder bouw je zelf de rapporten die jij nodig hebt. Je ziet in één oogopslag hoe vaak een formulier wordt ingevuld, hoe antwoorden zich over de tijd ontwikkelen en waar de verschillen zitten tussen communities of functiegroepen. Alle rapporten van een formulier staan bij elkaar op één pagina, zodat je een compleet dashboard hebt per formulier.
Waar vind je de rapportages?
Open het formulier waarvan je de data wilt bekijken en ga naar het tabblad Rapportages. Heb je nog geen rapport gemaakt, dan zie je een lege pagina met de knop Rapport maken. Deze knop zie je alleen als je het formulier mag beheren.
Een rapport maken
Volg deze stappen:
Open het formulier en ga naar het tabblad Rapportages.
Klik op Rapport maken. Rechts opent het configuratiescherm.
Stel het rapport in met de instellingen die hieronder beschreven staan. Het voorbeeld naast je instellingen werkt direct bij met echte data, zodat je meteen ziet wat je maakt.
Klik op Rapport maken om het rapport op te slaan. Het rapport verschijnt direct in het overzicht.
De instellingen
Naam: de titel die boven het rapport in het overzicht komt te staan. Kies iets waar je collega's ook wat aan hebben, bijvoorbeeld "Aantal incidentmeldingen per week".
Diagramtype: de vorm van je grafiek. Je keuze hier bepaalt welke andere instellingen je kunt gebruiken.
Weergeven: de waarde die je meet. Dit is het aantal inzendingen, of een antwoord op een specifieke vraag met een rekenmethode zoals gemiddelde, som, hoogste of laagste waarde.
Groeperen op: waar je de gegevens langs uitzet, bijvoorbeeld de inzenddatum, het antwoord op een vraag, de community of de functiegroep.
Uitsplitsen naar: een extra opsplitsing binnen je grafiek. Zo zie je bijvoorbeeld niet alleen het aantal inzendingen per week, maar ook hoe die per community verdeeld zijn.
Periode: het tijdvak waarover je gegevens wilt zien. Kies uit de laatste 7, 14, 30, 90 of 365 dagen, alle inzendingen, of een zelfgekozen periode.
Filters: beperk het rapport tot een deel van je data, bijvoorbeeld één community of één functiegroep.
Niet elke combinatie is mogelijk, en dat hoeft ook niet. Bij een lijn- of vlakdiagram staat Groeperen op altijd op de inzenddatum, omdat je daar een ontwikkeling over tijd laat zien. Bij een cirkeldiagram vervalt de datum en de uitsplitsing, en bij een meter houd je alleen Weergeven, Periode en Filters over. Opties die niet kunnen, zijn niet selecteerbaar en leggen zelf uit waarom.
Is je formulier anoniem, dan zie je community en functiegroep nergens terug in de instellingen. Anonieme inzendingen blijven dus ook in rapportages anoniem. Werk je met statussen op een formulier, dan kun je de status gebruiken als uitsplitsing of als groepering in een cirkeldiagram.
De diagramtypen
Lijn: een ontwikkeling over tijd, bijvoorbeeld het aantal inzendingen per week.
Vlak: hetzelfde als een lijn, met een gevuld vlak eronder voor meer nadruk op het volume.
Staaf: een vergelijking tussen antwoorden, communities of periodes naast elkaar.
Gestapelde staaf: de opbouw van elke staaf, bijvoorbeeld inzendingen per dag, gesplitst per locatie.
Cirkel: de verdeling over antwoorden of groepen, met percentages en een legenda.
Meter: één getal als KPI, bijvoorbeeld het totaal aantal inzendingen of het gemiddelde cijfer.
Een meter verder instellen
Bij een meter kun je extra instellingen gebruiken om het getal in perspectief te zetten:
Minimum en maximum: de onder- en bovengrens van de meter. Laat je deze leeg, dan berekent Oneteam ze op basis van je data.
Referentiewaarde: een streefwaarde die als markering op de meter verschijnt.
Referentielabel: de naam van die streefwaarde, bijvoorbeeld "Doel". Dit label zie je als je met je muis over de markering gaat.
Banden: gekleurde vlakken op de meter. Per band stel je een begin, een eind en een kleur in, zodat je in één oogopslag ziet of een waarde goed of juist zorgelijk is.
Het rapportageoverzicht
Elk opgeslagen rapport krijgt een eigen blok op de rapportagepagina, met de naam, de grafiek, een label met de gekozen periode en daaronder de gebruikte stapgrootte, bijvoorbeeld per dag, per week of per maand.
Bovenaan de pagina staan een datumselector en filters voor community en functiegroep. Pas je die aan, dan bewegen alle rapporten mee. Heeft een rapport in zijn eigen instellingen al een vaste periode of een vast filter, dan negeert het de paginafilters en toont het een label met de eigen instelling. Zo verandert een rapport dat je bewust op één locatie hebt gebouwd nooit stilletjes in iets anders.
Rapporten beheren
Via het menu met de drie puntjes op een rapport heb je de volgende opties:
Bewerken: pas de naam of de instellingen aan, met hetzelfde live voorbeeld als bij het maken.
Dupliceren: maak een kopie om een variant te bouwen zonder alles opnieuw in te stellen. De kopie opent direct in het configuratiescherm.
Verwijderen: haal het rapport weg. We vragen je eerst om een bevestiging.
Exporteren als CSV of XLSX: download de gegevens achter de grafiek om er in een spreadsheet verder mee te rekenen. Het bestand bevat precies wat je op je scherm ziet, inclusief de periode en filters die op dat moment actief zijn.
Wie mag wat?
Rapporten maken, bewerken, dupliceren en verwijderen kan alleen als je het formulier mag beheren. Een moderator zonder bewerkrechten ziet alle rapporten en de bijbehorende data, maar geen knoppen om iets aan te passen. Exporteren kan iedereen die de rapporten mag bekijken.
Goed om te weten
De gegevens in een rapport worden kort gecached en werken automatisch bij zodra er nieuwe inzendingen binnenkomen. Zie je iets niet direct, vernieuw dan de pagina.
Bij een gemiddelde, hoogste of laagste waarde laten periodes zonder inzendingen een onderbreking in de lijn zien. Ze worden dus niet als nul geteld, want dat zou je gemiddelde vertekenen.
Zijn er heel veel antwoorden of groepen, dan toont het rapport de grootste daarvan met een melding erbij dat je een top 20 of top 50 ziet.
Kom gerust op de live-chat als we je ergens bij kunnen adviseren of helpen. 👉